Zwei Experten für Verwaltungsmodernisierung berichten, wie KI die Abläufe auf ein neues Level hebt und vom historischen Erfahrungsschatz profitiert.
Schneller auf Wissen zugreifen, Verfahren beschleunigen, Beschäftigte gezielt unterstützen: Mit KI im ELAK setzen das Bundesrechenzentrum (BRZ) und Fabasoft einen der ersten konkreten Anwendungsfälle der Initiative Public AI der österreichischen Bundesregierung um. Innerhalb weniger Monate entstand eine erfolgreich nutzbare Umgebung direkt im elektronischen Akt (ELAK). Harald Henry Maderbacher, Leiter ELAK im Bund im BRZ, und Matthias Wodniok, Mitglied des Vorstands bei Fabasoft, sprechen über die Hintergründe, die Umsetzung und die Bedeutung des Projekts für die Verwaltung von morgen.
Beim KI-Konklave hat die Bundesregierung mit Public AI einen gemeinsamen Rahmen für den Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Verwaltung vorgestellt. Welche Bedeutung hat KI im ELAK in diesem Gesamtbild?
KI im ELAK ist einer der ersten Anwendungsfälle, die bereits im Alltag sichtbar werden. Wir zeigen damit nicht nur, wie sich die Strategie der Public-AI-Initiative der Bundesregierung in die Praxis übersetzen lässt, sondern auch, wie Beschäftigte konkret davon profitieren.
Public AI verfolgt einen klaren Ansatz: Neue Technologien sollen nicht in einzelnen Piloten verharren, sondern dort wirken, wo täglich gearbeitet wird. KI im ELAK zeigt sehr konkret, wie das gelingt. Der elektronische Akt ist ein zentrales Arbeitswerkzeug der Verwaltung – und genau hier setzen wir an, um unmittelbaren Nutzen für die Beschäftigten zu schaffen. Das Projekt zeigt beispielhaft, wie sich künstliche Intelligenz schrittweise in bestehende Arbeitsabläufe einfügen lässt, ohne großen Umbau, mit sofort spürbarem Ergebnis.
Warum wird künstliche Intelligenz gerade jetzt für die öffentliche Hand relevant?
Mehrere Entwicklungen treffen hier gleichzeitig aufeinander. Die Erwartungen an digitale Services steigen kontinuierlich. Bürger:innen und Unternehmen wollen schnelle, verständliche Angebote, am besten rund um die Uhr und ortsunabhängig. Gleichzeitig gehen in den kommenden Jahren viele erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand, während die Budgets der öffentlichen Institutionen unter Druck stehen. Ihre Aufgabe ist es, mit den vorhandenen Mitteln mehr zu leisten. Damit wächst der Bedarf an Systemen, die Wissen leichter zugänglich machen und Beschäftigte gezielt unterstützen. Die Technologie hat diesen Reifegrad heute erreicht, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Der ELAK ist das zentrale Arbeitswerkzeug der österreichischen Bundesverwaltung. Warum war er der richtige Startpunkt für künstliche Intelligenz, und welche Einsatzmöglichkeiten stehen bereits zur Verfügung?
Für das BRZ war entscheidend, dort anzusetzen, wo der Nutzen sofort sichtbar wird. Im ELAK laufen Informationen, Abstimmungen und Entscheidungen zusammen. Genau hier entsteht der meiste Rechercheaufwand, deswegen ist es der naheliegende Ausgangspunkt. Mit „Chatten mit dem Akt“, „Chatten mit dem Teamroom“ und „Chatten mit der Hilfe“ bieten wir drei praxisnahe Use Cases. Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag: Ein Mitarbeitender übernimmt einen umfangreichen Förderakt, der über mehrere Monate bearbeitet wurde. Statt Hunderte Seiten durchzuarbeiten, fragt der Beschäftigte direkt im Akt nach bereits getroffenen Entscheidungen, offenen Fristen oder relevanten Stellungnahmen. Die KI fasst die wichtigsten Inhalte zusammen und verweist auf die passenden Dokumente. Was früher einen halben Arbeitstag kostete, dauert heute Minuten.
Welche Rolle spielt das Thema Wissenssicherung?
Für das BRZ ist das keine abstrakte Zukunftsfrage – deshalb war Wissenssicherung von Anfang an ein zentrales Kriterium bei der Entwicklung von KI im ELAK. Ein System, das nur dokumentiert, reicht nicht. Es muss aktiv unterstützen – zur richtigen Zeit, im richtigen Kontext.
Das ist eine der zentralen Fragen der kommenden Jahre. Verwaltungen verfügen über einen enormen Erfahrungsschatz – er steckt in Dokumenten, Akten und in den Köpfen langjähriger Bediensteter. Wenn viele davon in den Ruhestand gehen, muss dieses Wissen erhalten bleiben. Entscheidend ist nicht nur die Speicherung, sondern die Bereitstellung im richtigen Moment.
Das Projekt wurde innerhalb weniger Monate umgesetzt. Was war die größte Erkenntnis auf diesem Weg?
Von Anfang an war unser Ziel klar: Wir wollen keine Testumgebung schaffen, sondern eine fertige Anwendung, die vom ersten Tag an funktionell einsetzbar ist. Für das BRZ war das Pionierarbeit. Dabei zeigte sich schnell, dass solche Vorhaben anders funktionieren als klassische IT-Projekte. Ergebnisse lassen sich nicht bis ins Detail vorausplanen. Entscheidend sind kurze Abstimmungszyklen, laufende Anpassungen und eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Technik. Am Ende zählt die Datenqualität mehr als der Code.
Was unser Projekt von vielen anderen unterscheidet, ist die eindeutige Entscheidung gegen das bloße Experiment. Wir wollten keinen schnellen Proof of Concept, sondern ein konkret nutzbares Szenario in einem sensiblen Verwaltungsumfeld. Das war die Herausforderung, der wir uns erfolgreich gestellt haben.
Sie sprechen von Datenqualität: Warum ist sie so wichtig?
Der entscheidende Startpunkt liegt nicht bei der Technologie, sondern bei den Daten. Die Qualität der Ergebnisse hängt direkt von den verfügbaren Informationen ab. Wer verlässliche Antworten erzielen möchte, braucht strukturierte und nachvollziehbare Inhalte. Das hat sich in der Umsetzung immer wieder bestätigt – gute Daten sind das Fundament, auf dem alles andere aufbaut.
Welche weiteren Voraussetzungen braucht es, um ein Projekt wie KI im ELAK so schnell zu realisieren?
Wenn ein Projekt innerhalb weniger Monate vom Konzept in die Umsetzung geht, entsteht das nicht zufällig. Fabasoft kennt die Anforderungen der Verwaltung aus vielen gemeinsamen Vorhaben. Dadurch konnten wir uns von Beginn an auf die Durchführung konzentrieren. Fachliche Anforderungen waren klar, Entscheidungswege kurz und Herausforderungen ließen sich rasch lösen. Das hat die Verwirklichung deutlich beschleunigt.
Solche Projekte leben vom Zusammenspiel unterschiedlicher Kompetenzen. Das BRZ bringt ein tiefes Verständnis für die Abläufe und Anforderungen der Bundesverwaltung ein, wir unsere technologische Expertise. Weil diese Zusammenarbeit über viele Jahre gewachsen ist, konnten wir direkt starten und schnell Ergebnisse erzielen. Genau dieses eingespielte Miteinander hat wesentlich dazu beigetragen, dass KI im ELAK in so kurzer Zeit erfolgreich eingesetzt werden konnte.
Im öffentlichen Bereich sind Datenschutz und Transparenz zentrale Themen. Wie stellen Sie beides sicher?
Von Anfang an stand für uns fest: Sensible Daten dürfen den geschützten Bereich des ELAK niemals verlassen. Unser System basiert auf Mindbreeze AI. Wir betreiben es in einem ELAK-PaaS-Cluster und binden es an das BRZ-eigene LLM-as-a-Service an. Die Software protokolliert jeden Zugriff auf Akteninhalte nachvollziehbar und prüft strikt die Berechtigungen. Das gilt für alle unsere Kunden, natürlich auch für die sensibelsten Bereiche wie die Gerichtshöfe.
Akzeptanz entsteht nur dort, wo Sicherheit und Transparenz von Beginn an mitgedacht werden. Bürger:innen und Beschäftigte in Unternehmen und der Verwaltung müssen nachvollziehen können, wie Ergebnisse entstehen und wie ihre Daten verarbeitet werden. Deshalb legen wir Rollen, Zuständigkeiten und Abläufe klar fest. In der Verwaltung handelt es sich dabei um keine Zusatzanforderungen, sondern um die Grundlage. Der elektronische Akt dokumentiert jeden Bearbeitungsschritt lückenlos, hält Änderungen fest und macht Zugriffe transparent. So können Mitarbeitende jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Informationen genutzt oder bearbeitet hat. Gleichzeitig erfüllt der ELAK zentrale Anforderungen des EU AI Act, insbesondere die Vorgaben aus Artikel 12 zur Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von KI-gestützten Prozessen.
Welche Rückmeldungen erhalten Sie bisher aus den Ressorts?
Die Resonanz ist durchweg positiv. Bis jetzt hören wir, dass Informationen schneller verfügbar sind und Recherchen deutlich weniger Zeit kosten. Gleichzeitig kommen bereits neue Ideen für weitere Einsatzbereiche. Das zeigt: Die Beschäftigten erkennen den Nutzen und wollen aktiv mitgestalten.
KI im ELAK ist umgesetzt: Wie geht es in den kommenden Jahren weiter?
Den aktuellen Stand verstehen wir als Ausgangspunkt, nicht als Ziel. Weitere Use Cases befinden sich in Vorbereitung, und aus den Ressorts kommen laufend neue Impulse. Das zeigt: Das Interesse ist groß und das Potenzial noch lange nicht ausgeschöpft.
Wir stehen am Anfang einer langen Entwicklung. Künstliche Intelligenz wird ein selbstverständlicher Bestandteil vieler Verwaltungsprozesse. Entscheidend bleibt dabei: Der Mensch behält die Verantwortung. Technologie soll Beschäftigte stärken, bessere Entscheidungen ermöglichen und die Qualität digitaler Services kontinuierlich heben.
Zu den Personen.
Harald Henry Maderbacher, ist Leiter ELAK im Bund im BRZ. Der elektronische Akt ist seit 1996 eine tragende Säule der österreichischen E-Government-Strategie.
Matthias Wodniok, ist im Vorstand der Fabasoft AG zuständig für das Government-Geschäft. Er hat das Unternehmen zum führenden Dienstleiter in der digitalen Verwaltung gemacht.
