Verträge nicht nur ablegen, sondern digital verwalten: Mit den richtigen Werkzeugen spart das extrem viel Zeit, spielt Mitarbeitende frei und macht die Compliance-Prozesse sicherer, wie eine Fallstudie aus Deutschland zeigt.
Bürokratielawinen, Regelungsflut, Paragrafendschungel – es sind starke Metaphern, die Unternehmen und Organisationen bemühen, um die Anforderungen zu beschreiben, denen sie im Tagesgeschäft ausgesetzt sind. Den vielstimmigen Chor der Klagen hat die Politik gehört: In Österreich ist die Entbürokratisierung mittlerweile in der Agenda des Staatssekretärs Sepp Schellhorn angesiedelt, und in Brüssel hat vor wenigen Wochen EU-Wirtschaftskommissar Valdis Dombrovskis einen Plan präsentiert, der sich für einfachere Gesetze stark macht. Die Kommission hat sich zum Ziel gesetzt, die Bürokratie um ein Viertel zu senken – für KMU will Brüssel die Meldepflichten sogar um 35 Prozent reduzieren. Good News für die Wirtschaft.
Unabhängig davon, wann diese politischen Versprechen eingelöst werden, müssen sich Unternehmen ihre Arbeitsabläufe heute schon so organisieren, dass ihnen die Administration dieser Compliance-Prozesse gut gelingt.
Wir entdecken laufend neue Möglichkeiten, um unsere Arbeitsabläufe noch weiter zu optimieren.
Zu viele Tools, kein Prozess.
Eine Fallstudie, wie das gelingen kann, liefert die SV Informatik aus Mannheim. Die Tochter der SV SparkassenVersicherung ist auf IT-Lösungen für Versicherungsunternehmen spezialisiert und deckt mit 570 Mitarbeitenden an fünf Standorten die gesamte IT-Wertschöpfungskette ab, von der Beratung bis zum Betrieb. Stefan Kressig, Syndikusanwalt und Experte für IT-Recht bei der SV Informatik GmbH, erinnert sich an die Ausgangslage: „Wir hatten zwar verschiedene Tools im Einsatz, aber keine durchgängigen Prozesse. Dadurch kam es zu Redundanzen, einer höheren Fehleranfälligkeit und einem Mehraufwand für unsere Fachabteilungen.“
Auf der Suche nach einem System, mit dem die Mitarbeitenden effizienter und gleichzeitig flexibler auf regulatorische Anforderungen reagieren können, stieß der IT-Dienstleister auf zwei Lösungen der Fabasoft Gruppe und kombinierte sie: die KI-gestützte Vertragsmanagement-Software Fabasoft Contracts mit dem digitalen Auslagerungsmanagement von Fabasoft Dora (siehe Kasten unten).
Tools für Compliance Management
Was die Produkte Fabasoft Contracts und Fabasoft Dora können.
Die cloudbasierte Software Fabasoft Contracts ermöglicht das effiziente Erstellen, Digitalisieren, Signieren und Verwalten von Verträgen sowie das Managen von Vertragspartnern über den gesamten Lifecycle. KI-gestützte Funktionen wie die KI-Vertragsprüfung automatisieren ressourcenintensive Tätigkeiten. Für eine ganzheitliche Digitalisierung von Geschäftsprozessen sorgen individualisierbare Workflows. Die Kombination beider Technologien schafft wertvolle Synergien für schnellere Vertragsprozesse, reduzierten Arbeitsaufwand und eine spürbare Risiko- bzw. Kostensenkung.
Mit Fabasoft Dora bietet das Unternehmen ein Produkt für das regulatorikkonforme Auslagerungsmanagement im Finanzsektor. Die Software ermöglicht u. a. die digitale Steuerung des IKT-Drittdienstleistermanagements, das automatisierte Erzeugen des Informationsregisters sowie die KI-Prüfung von IKT-Verträgen auf Compliance zu DORA (Digital Operational Resilience Act).
Der erhoffte Effekt stellte sich ein und war tatsächlich beeindruckend: „Allein im Einkauf erzielen wir damit eine jährliche Zeitersparnis von 1.520 Stunden“, berichtet Kressig. „Zusätzlich sparen wir über den gesamten Lebenszyklus der Verträge – von der Erstellung bis zur Archivierung – weitere 960 Stunden pro Jahr ein. Das gibt uns mehr Raum für fachliche Aufgaben. Gleichzeitig können wir schnell auf neue regulatorische Anforderungen reagieren. Und: Wir entdecken laufend neue Möglichkeiten, um unsere Arbeitsabläufe noch weiter zu optimieren.“
Wie dieser Zeitgewinn von insgesamt rund 2.500 Stunden pro Jahr realisiert wird, erklärt Kressig am Beispiel von Lieferantenverträgen. „Mithilfe von Fabasoft können wir heute bereits ab Beginn einer potenziellen Vereinbarung alle Compliance-relevanten Inhalte berücksichtigen und regulatorische Vorgaben direkt in den Workflow integrieren“, so Kressig. „Wir vermeiden damit Mehraufwand im Nachhinein und können jederzeit nachweisen, dass unsere Prozesse den aktuellen Anforderungen entsprechen.“ Dafür hat das Unternehmen abteilungsübergreifende Workflows eingerichtet, etwa für Due-Diligence-Verfahren, Risikobewertungen und Lieferantenprüfungen. Alle Bearbeitungsschritte sind über elektronische Workflow-Unterschriften und im integrierten Audit-Log – einer automatisierten Änderungsdokumentation – revisionssicher nachvollziehbar.
Viel mehr als nur Ordnung.
Verträge zirkulieren nicht nur schneller und sind für alle Berechtigten am aktuellen Stand verfügbar. Mithilfe von künstlicher Intelligenz werden die Vertragsinhalte gescreent, und auf diese Weise wird sichergestellt, dass etwa keine Fristen versäumt oder andere gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Das System informiert die Mitarbeitenden proaktiv, wenn Handlungsbedarf besteht.
Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, erklärt, wie die künstliche Intelligenz hier vorgeht: „Anhand von individuellen Checklisten prüft die KI die Vertragsinhalte automatisiert auf K.-o.-Kriterien oder bestimmte Klauseln und erkennt enthaltene Risiken“, sagt Schmeisser. „Das verschafft den Verantwortlichen einen schnellen Überblick, selbst bei umfangreichen Vertragsbeständen. Notwendige Ergänzungsvereinbarungen lassen sich einfach mittels Vorlagen und Klauselbibliothek erstellen, die Software startet daraufhin selbstständig die richtigen Freigabeprozesse.“
Die Zeichnung gelingt dank integrierter rechtssicherer elektronischer Signatur schnell und ohne Medienbrüche. Kürzere Bearbeitungszeiten, schnellere Entscheidungen und weniger Fehler sind das Ergebnis.
Anhand von individuellen Checklisten prüft die KI Vertragsinhalte automatisiert auf K.-o.-Kriterien und Klauseln.
Schnell anpassungsfähig.
Die Einführung und die Integration des Systems in die bestehende Systemlandschaft gingen in wenigen Tagen über die Bühne. Im Anschluss konnten sich die Teams der SV Informatik direkt an die individuelle Anpassung machen, wie die Gestaltung der Benutzeroberflächen.
Als sehr hilfreich erwies sich dafür der Low-Code-Ansatz. Damit können auch Mitarbeitende ohne Programmierkenntnisse digitale Vorlagen erstellen, wie sie für die jeweiligen Fachabteilungen passend sind. Ausgerüstet mit diesen intelligenten Workflows lassen sich alle Regulationen – von einer NIS-2-Richtlinie über den Digital Operational Resilience Act (DORA) bis zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – gut administrieren und kosten im Tagesgeschäft keine Personalressourcen mehr, die woanders besser eingesetzt sind.
