Digital spielt die heimische VERWALTUNG in der europäischen Topliga und setzt öffentlichkeitswirksam mit Apps, aber auch hinter den Kulissen eine Reihe innovativer Projekte um.
Mit dem Amt sind die Österreicher bestens verbunden, und das seit vielen Jahren. Drei Viertel nutzen digitale Wege für den Parteienverkehr. Laut Dreiländer-Erhebung E-Government-Monitor 2024 sind das fünf Prozent mehr als im Jahresvergleich. In der Schweiz sind es 66 Prozent, in Deutschland 56 Prozent. Und drei von vier Personen in Österreich sind mit dem Service zufrieden.
Mit der überarbeiteten ID Austria haben 3,9 Millionen Nutzer:innen einen direkten und sicheren Onlinezugang zu Behördendiensten. Noch im Sommer will Digitalisierungsstaatssekretär Alexander Pröll mit der ID Austria die Vier-Millionen-Marke erreichen (siehe Bild). Künftig sollen auch Notariate eingebunden und das Ökosystem rund um die App erweitert werden, damit noch mehr Dienstleistungen rechtssicher genutzt werden können.
Die neue ID-Austria
BEHÖRDEN-APP. Seit dem Relaunch vor wenigen Wochen ist die Behörden-App „Digitales Amt“ zur „ID Austria“ geworden. Im Rahmen einer sommerlichen Servicetour können sich Interessierte vor Ort direkt registrieren lassen. Geplant sind 70 Termine vom Tiergarten bis zum Flughafen, von Supermärkten bis zu Finanzämtern. Alle Termine auf digitalaustria.gv.at
© ID-AustriaÖsterreich ist ein Pionier und auch im EU-Vergleich seit vielen Jahren top gereiht, es liegt etwa im aktuellen E-Government-Benchmark mit 78 Punkten auf Platz sieben und klar über dem Unionsschnitt. Hoch sind die Akzeptanz und das Vertrauen in die digitalen Services, dementsprechend aufgeschlossen sind die Bürger:innen auch für den Einsatz neuer Werkzeuge, etwa künstlicher Intelligenz. Wenn es dafür mehr Qualität und Effizienz gibt, sind die Österreicher definitiv keine Fortschrittsverweigerer. Diese Erwartungshaltung bestätigt auch E-Government-Experte Matthias Wodniok, der die Digitalisierung in der Verwaltung seit 25 Jahren an vorderster Front mitbegleitet.
Die Bürger:innen wollen einfache, automatisierte Abläufe ohne komplizierte Antragstellung, am besten rund um die Uhr.
Organisatorisch sind die Weichen gestellt, die Automatisierungen in den Prozessen weiter zu entwickeln, sodass die Behörden bald proaktiv auf die Bürger:innen zukommen könnten. „Wir stehen am Anfang einer spannenden Reise“, sagt Wodniok. „Niemand kann genau sagen, wie die Verwaltung der Zukunft aussehen wird. Doch eines ist jetzt schon absehbar: Automatisierung, KI und Cloud-native-Technologien sorgen für eine leistungsfähigere, bürgernähere und resilientere Verwaltung.“ (Siehe untenstehendes Interview)
WELTWEIT IM EINSATZ.
Vorangetrieben wird der digitale Wandel konstant, und hinter den Kulissen passiert mehr, als Außenstehende vermuten. Mitte Juni erst konnte vom Bundesrechenzentrum ein weiteres Leuchtturmprojekt abgeschlossen werden: Alle 110 österreichischen Botschaften und Vertretungen weltweit sind nun an den elektronischen Akt (ELAK) angebunden. Dafür wurden Millionen an Dokumenten migriert. Der zuständige Abteilungsleiter Kristian Juric im Außenministerium (BMEIA) zog Mitte Juni Bilanz: „Mit einer ganzheitlichen Lösung wie dem ELAK arbeiten wir alle weltweit in einem System, und rücken damit enger zusammen.“
Der im Bundesrechenzentrum für den ELAK verantwortliche Solution Manager Harald Henry Maderbacher berichtete, dass das Projekt in zwölf Monaten statt den geplanten zwei Jahren umgesetzt werden konnte, und das gleich mit einer wichtigen Neuerung: „Wir haben ein innovatives Berechtigungskonzept entwickelt. Mitarbeiter:innen in Botschaften wechseln regelmäßig ihren Dienstort, was ständig neue Anforderungen an Rechteverwaltung und Zugriffskonzepte mit sich bringt.“ Dass eines der größten Projekte in der Geschichte des ELAK nicht nur gut, sondern auch noch schneller umgesetzt werden konnte, ist ein beeindruckender Leistungsnachweis für die E-Government-Kompetenz in Österreich.
MATTHIAS WODNIOK ist im Vorstand der Fabasoft AG und für das europäische Government-Geschäft zuständig. Der E-Government-Experte ist seit 25 Jahren im Haus und hat das Unternehmen zum führenden Dienstleiter in der digitalen Verwaltung gemacht.
© FABASOFT/JULIA SPICKER„Ein intelligenter Akt arbeitet bis zu einem gewissen Grad mit"
E-Government-Experte MATTHIAS WODNIOK spricht über intelligente Akten, No-Stop-Shop-Services und die Qualitäten einer Government-Cloud.
Künstliche Intelligenz treibt auch die Verwaltung um: Was macht aus einem elektronischen Akt einen intelligenten Akt?
Ein elektronischer Akt sorgt dafür, Unterlagen schneller – weil digital – zu bearbeiten und abzulegen. Ein intelligenter Akt arbeitet bei den Entscheidungen bis zu einem gewissen Grad mit, KI kann etwa Inhalte analysieren, Anträge automatisch prüfen oder sogar Entscheidungen vorschlagen. KI läutet eine neue Ära der digitalen Verwaltung ein. Unterm Strich stehen kürzere Bearbeitungszeiten, Konzentration auf das Wesentliche und ein besserer Bürgerservice.
Was wissen Sie über die konkreten Erwartungen der Bürger:innen?
Die Erwartungen sind eindeutig: Die Bürger:innen wollen einfache, automatisierte Abläufe ohne komplizierte Antragstellung, am besten rund um die Uhr. Egal, ob es der automatisierte Versand der Geburtsurkunde ist oder der Förderantrag für Photovoltaikanlagen. Und genau das ermöglichen intelligente Verwaltungsanwendungen. Wir sprechen hier von „No-Stop-Shop“-Ansätzen, etwa der antragslosen Arbeitnehmerveranlagung oder der direkten Auszahlung der Familienbeihilfe nach der Geburt.
Was bedeutet dieser No-Stop-Shop-Ansatz im Kontext mit KI?
Die Idee hinter No-Stop-Shop Verfahren ist, dass bestimmte Verwaltungsangelegenheiten automatisiert ablaufen, also kein Kontakt mehr mit der Behörde nötig ist. In Zukunft kann es so sein, dass ein digitaler persönlicher Assistent den Bürger:innen proaktiv Vorschläge für Fördermöglichkeiten macht oder sie auf andere Serviceleistungen hinweist – und diese durch Verwendung bereits vorliegender Informationen auch selbstständig erledigt.
Hinter den Kulissen sind erhebliche technische Anpassungsprozesse nötig. Auf welchem Entwicklungsstand sind wir in Österreich?
Insgesamt hat Österreich mit der ID Austria oder dem elektronischen Führerschein bereits wichtige Meilensteine in der Verwaltungsdigitalisierung geschaffen und ist im Vergleich mit Deutschland und der Schweiz auf einem sehr guten Weg. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen die internen Prozesse laufend optimiert werden. Virtuelle Assistenten können Routineaufgaben übernehmen und die Mitarbeitenden entlasten – und so auch den durch Pensionierungen absehbaren Fachkräftemangel abfedern.
Wie viel Aufwand steckt hinter diesen technischen und organisatorischen Umstellungen?
Weniger, als viele glauben. Intelligente Automatisierung ist heute schnell umsetzbar. Unsere Systeme können auf große Datenmengen zugreifen, lernen kontinuierlich dazu und bieten rasch messbaren Nutzen. Es geht darum, niederschwellig zu starten und den Aufwand gering zu halten. Noch steht der KI-Einsatz in der Verwaltung relativ am Anfang, aber die Entwicklung ist wie auch in anderen Branchen rasant. Digitale Agenten sind bei Verwaltungstätigkeiten bereits im Einsatz. Denkbar ist, dass diese zukünftig selbstständig Anträge stellen, Entscheidungen vorbereiten und miteinander interagieren. Und wir bieten unseren Kunden Tools, die es ermöglichen, direkt mit einem Akt zu kommunizieren – KI antwortet dabei kontextbezogen.
KI-Agenten, die autonom agieren, müssen maximal abgesichert sein und kontrolliert werden. Wie stellen Sie das sicher?
Bei Fabasoft sind höchste Sicherheit, Transparenz und Verantwortung Standard und waren das immer schon. Unsere Produkte dokumentieren automatisierte Entscheidungen vollständig und nachvollziehbar. Zudem erfolgen Entwicklung, Betrieb und Datenhaltung ausschließlich in Europa. Der Kunde entscheidet, wo seine Daten liegen – in seiner lokalen Umgebung, in einer privaten oder öffentlichen Cloud.
Was muss eine Verwaltungs-Cloud heute können, abgesehen von den höchsten Sicherheitsstandards?
Eine Government Cloud ist eine speziell für den öffentlichen Sektor entwickelte Cloud-Infrastruktur. Sie erfüllt besonders hohe Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und digitale Souveränität. Das Ziel ist klar: Behörden sollen die Vorteile moderner Cloud-Technologien nutzen können, ohne die Kontrolle über ihre Daten zu verlieren. Unsere Fabasoft Government Cloud ist genau für diesen Zweck gebaut. Sie erfüllt die Vorgaben der öffentlichen Hand, basiert auf offenen Standards und ermöglicht eine unabhängige europäische Digitalisierung.
