Beim Organisieren von VERTRAGSBESTÄNDEN ist künstliche Intelligenz richtig stark und effizient. Unternehmen müssen allerdings für einen sicheren Rahmen sorgen.
Verträge halten Vereinbarungen fest. Manche gelten für kurze Zeit und wandern direkt ins Archiv. Manche gelten auf Jahre oder sogar Jahrzehnte. Was drin steht, kann eine öffentliche Information, aber auch sensibel und besonders schützenswert sein. So oder so müssen diese Schriftstücke verwaltet werden, und das mit möglichst geringem Aufwand.
In vielen Unternehmen und Organisationen wird genau das zu einer immer größeren Herausforderung. Allein durch bestehende Dokumentationspflichten und neu dazu kommende Regularien kann das Vertragsmanagement ausufern und Personalressourcen im Tagesgeschäft verschwenden, die sinnvoller genutzt werden können. Sitzt eine Kleinfirma auf Dutzenden Verträgen, wächst sich dieser Bestand je nach Firmengröße und Branche auf Hunderte oder Tausende Dokumente aus.
Die gute Nachricht: Im Vertragsmanagement lässt sich künstliche Intelligenz tatsächlich gut einsetzen. Eine formelle Sprache, schnörkellos und standardisiert, gilt es hier für KI zu „verstehen“. Gefragt sind keine maschinellen Kreativsuperleistungen, sondern das Sicherstellen eines verlässlichen Kreislaufs, der sicherstellt, dass die richtigen Personen die richtigen Dokumente zur rechten Zeit zu Gesicht bekommen. Digitalisierungsexperte Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contract GmbH, hat mit seinem Team zahlreiche Projekte in Industrie und Verwaltung umgesetzt, und weiß, was KI kann und was nicht.
Die manuelle Erstellung, Verwaltung und Analyse von Verträgen ist oft zeitintensiv und fehleranfällig. Künstliche Intelligenz bietet Unternehmen die Chance, diese Prozesse grundlegend weiterzuentwickeln.
Er bringt ein Beispiel: „Nehmen wir einen typischen Use Case in vielen Unternehmen: die Vertraulichkeitsvereinbarung. NDAs eignen sich optimal für die KI-Vertragsprüfung, da die simple Vertragsstruktur und die meist standardisierten Formulierungen für eine einfache und schnelle Erstellung der Prüfvorlagen sorgen" (siehe untenstehendes Interview).
DER FAKTOR SICHERHEIT.
Das Beispiel einer Vertraulichkeitserklärung bringt einen Aspekt ins Spiel, der beim Einsatz von KI-Programmen besonders kritisch ist: Datenschutz und Sicherheit müssen bei KI-gestützten Arbeitsabläufen mitgeplant und umgesetzt werden. Mit dem stark steigenden Einsatz von generativer KI müssen die Sicherheitsmaßnahmen laufend adaptiert werden. KI definiert nicht nur die Arbeitsorganisation neu, sie gibt Angreifern komplett neue Werkzeuge an die Hand.
Neben der laufenden Anpassung der Sicherheitskonzepte machen sich vor allem in Europa immer mehr Unternehmen und Organisationen Gedanken, wie sie ihr digitales Risiko in geopolitisch heiklen Zeiten bewerten. Das legt auch eine aktuelle Umfrage des deutschen Branchenverbands Bitkom nahe:
82 Prozent der Unternehmen in Deutschland wünschen sich große Cloud-Anbieter deutscher Provenienz,
78 Prozent halten Deutschland für zu abhängig von den US-Dienstleistern.
50 Prozent der Unternehmen überdenken aufgrund der US-Politik ihre Cloud-Strategien.
US-Konzerne reagieren auf diese Entwicklungen bereits mit der Schaffung souveräner Clouds für die EU, die vor US-Zugriffen sicher sein sollen. Risikostreuung und genaueres Hinsehen beim IT-Einkauf rücken auf der Agenda von Unternehmen und Organisationen dieser Tage weit nach oben.
Workflow mit KI
PRODUKT
Fabasoft Contracts hat in Zusammenarbeit mit Mindbreeze, einem führenden Anbieter von KI-basierten Wissensmanagementlösungen, die KI-Funktionen für das digitale Vertragsmanagement weiterentwickelt: Die automatisierte Vertragsprüfung und die integrierte Chat-Funktion mit Dokumenten ermöglichen es, Vereinbarungen effizienter zu verwalten. Mit dem Produkt Fabasoft Dora gibt es ein eigenes Regulatorikprodukt für den Finanzbereich.
ROBIN SCHMEISSER ist Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH. Er bringt seit 2021 seine Expertise in die Digitalisierung von Geschäftsanwendungen und -prozessen in der Fabasoft Gruppe ein, die als österreichischer IT-Innovationsführer sowie Marktführer im Bereich elektronischer Akten im DACH-Raum Maßstäbe für effiziente und skalierbare Prozesse im digitalen Dokumenten- und Prozessmanagement setzt.
„Simple Strukturen kommen KI sehr entgegen“
Digitalisierungsexperte ROBIN SCHMEISSER kennt die Stärken der KI im Vertragsmanagement und die Sicherheitsbedenken der Unternehmen.
Die Rechtsbranche hat KI-Werkzeuge früh angenommen und geht das hohe Entwicklungstempo mit. Was beobachten Sie bei Ihren Kunden?
Zum einen sehen wir eine stetig wachsende Vielschichtigkeit und Menge von Verträgen, die manuell nur mehr schwer zu überblicken sind. Zum anderen erhöhen regulatorische Änderungen und steigende Unternehmensvorgaben für Legal-Abteilungen den Aufwand, bestehende Vereinbarungen an die Anforderungen anzupassen und diese beim Abschluss neuer Verträge zu berücksichtigen. Die Verwendung von KI im Vertragsmanagement bietet erhebliche Vorteile, indem sie Prozesse automatisiert, Fehler minimiert und Kosten senkt.
Bestehende und neue Regularien zu verwalten, ist zeitintensiv: Wie kann KI hier konkret helfen?
KI ermöglicht es, mit wenigen Mausklicks ein gesamtes Vertragsarchiv oder ausgewählte Verträge auf Compliance zu neuen Vorgaben zu prüfen. Mittels KI-Prüfkatalogen lassen sich Verträge auf verschiedenste Aspekte und Klauseln hin kontrollieren. Händisches Durchsuchen und Abgleichen entfällt damit. Dies minimiert das Fehlerrisiko, spart Zeit und trägt zu einer erheblichen Kostensenkung bei. Hat die Software Risiken in den Verträgen erkannt, erstellt diese automatisch die benötigten Ergänzungsvereinbarungen basierend auf der Klauselbibliothek und startet optional die definierten Genehmigungs- und Zeichnungsprozesse inklusive integrierter digitaler Signatur. Die externen Partner sind dabei direkt in die Workflows eingebunden, um Medienbrüche zu vermeiden.
Sie beschreiben einen klassischen Workflow fürs Vertragsmanagement, der mit KI-Unterstützung einfach schneller durchlaufen werden kann. Korrekt?
Genau. Ein typischer Anwendungsfall sind auch Vertraulichkeitsvereinbarungen. NDAs eignen sich perfekt für KI-Vertragsprüfung, da ihre meist standardisierten Formulierungen und simplen Strukturen KI sehr entgegenkommen. Statt 50 Seiten eines Vertrags lesen zu müssen, kann ich mit KI automatisiert auf vordefinierte K.-o.-Kriterien prüfen. Stark ist KI auch bei der Generierung von Vertragszusammenfassungen zu den wichtigsten Inhalten, selbst bei umfangreichen und vielschichtigen Vertragswerken. Viel genutzt wird auch die integrierte Chat-Funktion, welche Fragen zu Vertragsinhalten in wenigen Sekunden beantwortet – inklusive Quellenangabe.
Vertrauenswürdigkeit und Sicherheit sind im Legal-Bereich brisant und werden gerade intensiv diskutiert. Welche Aspekte sollten Unternehmen beachten?
Die Sorge um die Sicherheit der eingesetzten Daten ist immer noch einer der Hauptgründe, weshalb Unternehmen keine KI verwenden. Ein hohes Niveau an Datenschutz und Informationssicherheit muss heutzutage zu den „Grundhygienefaktoren“ eines jeden Unternehmens gehören. Das gilt auch im Vertragsmanagement – und speziell beim Einsatz von KI. Wichtig ist, auf Anbieter mit europäischer Datenlokation zu setzen, die mit international anerkannten Zertifikaten unabhängiger Prüfungsinstanzen höchste Datenschutz- und Informationssicherheitsstandards nachweisen.
Viele europäische Anbieter betonen ihre diesbezüglichen Anstrengungen sehr, das Schlagwort der digitalen Souveränität fällt oft. Sind die Anwendungen in Europa tatsächlich sicherer?
In Europa gelten strenge Vorschriften für Datenschutz und IT-Sicherheit. Aktuell nehmen amerikanische Cloud-Anbieter einen Marktanteil von über 70 Prozent in Europa ein. Immer mehr Unternehmen erkennen allerdings bereits, dass die Abhängigkeit von US-Clouds ein Risiko für ihre Datenhoheit, Compliance und Innovationsfähigkeit darstellt, und bemühen sich um mehr digitale Souveränität. Ein aktuelles, brisantes Beispiel liefert ein namhafter Servicedienstleister: Der US-Provider sperrte kurzerhand das E-Mail-Konto des Chefanklägers des Internationalen Strafgerichtshofs (IStGH), Karim Khan, welcher daraufhin zu einem Schweizer E-Mail-Anbieter wechseln musste. Dies zeigt einmal mehr, dass hier relevante Unsicherheit besteht, die nicht wegdiskutiert werden kann. Wer sicher sein will, muss sich für eine europäische Variante entscheiden.
