Homeoffice: Diese Ausgaben sind steuerlich absetzbar

Homeoffice ist ein Trend, der gekommen ist, um zu bleiben. Kaum jemand, der zum Arbeiten nur einen Computer braucht, will auch nach dem Abebben der Pandemie darauf verzichten, zumindest zeitweise von zu Hause oder unterwegs aus zu arbeiten.

Dabei fallen aber auch höhere Kosten für Strom und Heizung und für entsprechendes Equipment wie Laptop, sofern diesen nicht die Firma zur Verfügung stellt, oder Bürosessel und -schreibtisch, an. Doch was ist davon steuerlich absetzbar und was nicht? Die TPA Steuerberatung liefert die Antworten.

Für all jene Arbeitnehmer, die während der Pandemie von zu Hause aus gearbeitet haben, gelten vor allem seit April 2021 fürs Homeoffice steuerliche Begünstigungen. Die Regelung dafür ist voraussichtlich bis Ende 2023 befristet. Es soll jedoch evaluiert werden, wie die Bestimmungen für das Homeoffice darüber hinaus, aussehen sollen. Auch für jene, die zu jeder Zeit von zu Hause aus arbeiten, gibt es vom Fiskus einen Steuernachlass, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

• Arbeitgeber sind seither gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeiten im Homeoffice Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen.

• Erhalten Arbeitnehmer keine Arbeitsmittel, muss der Arbeitgeber für diese Zeit, in der von zu Hause gearbeitet wird, einen Kostenersatz zahlen. Das gilt auch für Ausgaben für Strom, Heizung und Internet.

Wer für die Firma von daheim aus arbeitet und dafür vom Arbeitgeber die Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt bekommt, wie Laptop, Handy oder Internet, muss dafür keinen Sachbezug versteuern, wie das etwa beim Dienstwagen der Fall ist. Kommt der Arbeitgeber für Mehrkosten auf, die für das Homeoffice benötigt werden, sind diese für den Arbeitnehmer bis zu 300 Euro pro Jahr (unter den Voraussetzungen für das Homeoffice-Pauschale) steuerfrei.

Arbeitnehmer, die selbst Anschaffungen von ergonomisch geeignetem Mobiliar getätigt haben, um von zu Hause aus für die Firma arbeiten zu können und über kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer verfügen, können seit dem Veranlagungsjahr 2021 Kosten von bis zu 300 Euro pro Kalenderjahr für den Kauf von ergonomisch geeignetem Mobiliar wie Drehstuhl, Schreibtisch oder Beleuchtung in der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten absetzen. Überschreiten die Ausgaben diesen Betrag, kann der Überschreitungsbetrag in die Folgejahre vorgetragen werden und bis inklusive 2023 berücksichtigt werden, sodass die Steuerminderung für höhere Investitionen insoweit nicht verloren gehen.

Eine Voraussetzung, um solche Ausgaben als Werbungskosten geltend zu machen, ist, dass mindestens 26 Tage im Jahr im Homeoffice gearbeitet wurde.

Voraussetzung für die Pauschale, ist dass im selben Kalenderjahr keine Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer geltend gemacht werden, da die Voraussetzungen dafür nicht vorliegen.

Wer einen Arbeitplatz in seiner Wohnung als Büro nutzt und kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorliegt, darf nur typische Arbeitsmittel wie EDV-Ausstattung inklusive Internetzugang – im Ausmaß der beruflichen Nutzung - als Arbeitsmittel steuerlich geltend machen. Aufwendungen für Computer und Zubehör wie Drucker oder Scanner gelten als Werbungskosten, sofern eine berufliche Verwendung vorliegt. Das Ausmaß der beruflichen Nutzung muss vom Arbeitnehmer nachgewiesen und glaubhaft gemacht werden.

Als Homeoffice-Tage gelten jene, die ausschließlich in der Wohnung oder im Haus ausgeübt wird. Wird der Tag im Homeoffice durch eine Dienstreise unterbrochen, gilt der Tag bereits nicht als Homeoffice-Tag. Die im Kalenderjahr verbrachten Homeoffice-Tage sind vom Dienstgeber zusammen mit dem Lohnzettel spätestens bis Ende Februar des Folgejahres ans Finanzamt zu melden.

Der Arbeitnehmer arbeiten 100 Tage im Jahr im Homeoffice.
Das Homeoffice-Pauschale beträgt 100 Tage x 3 Euro = 300 Euro.
Die Firma zahlt pro Homeoffice-Tag 2 Euro, also insgesamt 200 Euro.
Der Arbeitnehmer kann daher Werbungskosten den Differenzbetrag, also 100 Euro, als Homeoffice-Pauschale absetzen.

Zusätzlich zum Homeoffice-Pauschale können Kosten für digitale Arbeitsmittel wie eines beruflich genutzten Laptops, Druckers, Routers, Kosten für Datenverbindungen und für andere beruflich verwendete Arbeitsmittel wie Büromaterial, Druckerpatronen, Aktenordner, die vom Arbeitnehmer selbst gekauft wurden, als Werbungskosten geltend gemacht werden. Das Ausmaß der beruflichen Nutzung dieser Arbeitsmittel muss glaubhaft gemacht werden und für die Privatnutzung ein Privatanteil von den geltend gemachten Kosten abgezogen werden.

Die geltend gemachten Kosten für digitale Arbeitsmittel werden darüber hinaus um das Homeoffice-Pauschale gekürzt, sodass sich nur ein das Homeoffice-Pauschale übersteigender Betrag steuerlich auswirken kann.- Aus diesem Grund müssen die Kosten für digitale Arbeitsmittel im Formular in einer eigenen Kennzahl (Kennzahl 169) – somit getrennt von den sonstigen Arbeitsmitteln - eingetragen werden.

Das Finanzamt berücksichtigt dann automatisch nur jenen Betrag, der das Homeoffice-Pauschale übersteigt. Die neuen steuerlichen Home-Office Regelungen sind finanziell besonders interessant, wenn das Home-Office-Pauschale und der Werbungskostenabzug für ergonomische Möbel in Anspruch genommen werden können. Das vermindert die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit in einem Jahr um bis zu 600 Euro.

Voraussetzung, um solche Ausgaben als Werbungskosten geltend zu machen, ist, dass mindestens 26 Tage im Jahr im Homeoffice gearbeitet wurde.

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Selbstständige können für das Veranlagungsjahr 2022 erstmals ein Arbeitsplatzpauschale für die betriebliche Nutzung eines Arbeitsplatzes in der eigenen Wohnung geltend machen. Das Pauschale steht jedoch nur zu, wenn dazu kein anderer Raum zur Verfügung steht und kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorliegt, also beispielsweise der Computer am Küchentisch steht.

Pro Jahr beträgt diese große Arbeitsplatzpauschale 1.200 Euro, wenn keine anderen Einkünfte aus einer aktiven Erwerbstätigkeit von mehr als 11.000 Euro pro Jahr erzielt werden, für die ein Raum außerhalb der Wohnung zur Verfügung steht.

300 Euro sind es dann, wenn solche anderen Einkünfte von mehr als 11.000 Euro pro Jahr erzielt werden, für die außerhalb der Wohnung ein anderer Raum zur Verfügung steht. Bei dieser kleinen Arbeitsplatzpauschale können auch Ausgaben für ergonomisch geeignete Möbel, insbesondere Schreibtisch, Drehstuhl oder Beleuchtung (bis zu 300 Euro pro Jahr) zusätzlich steuerlich abgesetzt werden.

Pendler, die vor der Corona-Pandemie Anspruch auf ein Pendlerpauschale hatten und während des Jahres 2020 und bis 30. Juni 2021 im Homeoffice gearbeitet haben, haben den vollen Anspruch auf das Pendlerpauschale, "selbst wenn sie die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wegen Kurzarbeit, Telearbeit oder Dienstverhinderung nicht oder weniger häufig zurücklegt wird", sagt Pock, Steuerberater der TPA.

Seit Juli 2021 steht das Pendlerpauschale wieder nur zu, wenn Arbeitnehmer auch tatsächlich im entsprechenden Ausmaß pendeln. Vorübergehend, nämlich für November und Dezember 2021, galt wieder die Regelung, dass die Pendlerpauschale auch für Tage, die wegen Kurzarbeit, Homeoffice oder einer Quarantäne verbracht wurden und nicht gependelt werden konnte, für das Pendlerpauschale herangezogen werden.