Otter.ai – Meetings mit KI und Spracherkennung protokollieren

Otter.ai ist ein 2016 in Los Altos, Kalifornien, gegründetes Start-up, das mit der gleichnamigen Software eine leistungsfähige, auf Künstlicher Intelligenz beruhende Spracherkennungslösung für den Einsatz in Unternehmen, im Bildungsbereich und die private Nutzung entwickelt hat. Bislang steht das Angebot allerdings erst auf Englisch zur Verfügung. Otter.ai unterstützt dabei britisches und amerikanisches Englisch.

Mit der Business-Lösung Otter.at for Business hat das Start-up ein Produkt entwickelt, dass sich besonders für die automatische Aufzeichnung und Protokollierung von Meetings eignet. Der Fokus liegt dabei auf Online-Meetings. Dafür gibt es entsprechende Schnittstellen zu Zoom, Microsoft Teams, Google Meet (Teil von Google Workspace) und Dropbox. Die weit verbreiteten Collaboration-Lösungen können nahtlos in den Otter Assistant integriert werden. Otter.ai sammelt dabei auch alle Notizen und weitere geteilte Unterlagen und Dokumente. Das Gesprächsprotokoll wird bei Otter dauerhaft hinterlegt und kann mit einem entsprechenden Log-in online abgerufen werden. Das ist praktisch, allerdings aus Datenschutz- und DSGVO-Gründen durchaus auch kritisch.

Ein Team kann sich jedenfalls mit Otter.ai im Hintergrund während eines Meetings voll und ganz dem Thema widmen, was die Produktivität und Effizient steigert. Das Programm erledigt die Aufzeichnung und Protokollierung selbstständig, unauffällig und papierlos nebenher. Alle Beteiligten erhalten im Anschluss an das Meeting Zugriff auf ein übersichtlich strukturiertes Dokument mit sämtlichen besprochenen Inhalten und relevanten Dokumenten.

Der Einsatzbereich beschränkt sich jedoch nicht auf Online-Meetings alleine. Auch reale, physische Gespräche, etwa mit Kunden oder Geschäftspartnern, können mit Hilfe von Otter.ai aufgezeichnet werden und anschließend verschriftlicht werden.

Eine große Unterstützung ist Otter.ai auch für alle, die viel mit Texten arbeiten und dafür häufig Interviews führen. Die Software gehört zu der Kategorie von Speech-to-Text-Programmen, die für diesen Zweck gute Ergebnisse in wenigen Augenblicken liefert. Das Programm ist mit Spracherkennung in jedem Fall wesentlich präziser wenn Notizen selbst gemacht werden müssten oder Audio-Files manuell transkribiert werden müssten. Und vor allem liegt das Ergebnis einer sonst oft mehrere Stunden dauernden Transkription binnen weniger Sekunden vor.

Für Transkripte werden Dateien in den Formaten AAC, MP3, M4A, WAV, WMA, MOV, MPEG, MP4 und WMV unterstützt. Wer sich von der Funktionalität überzeugen möchte kann das mit drei Audio- oder Video-Dateien kostenlos ausprobieren (otter.ai/signup).

Das KI-basierte Programm ist lernfähig. Benutzer können etwa ihre Stimme im System hinterlegen. Otter erkennt diese in einem Meeting wieder und setztv automatisch den entsprechenden Namen und falls vorhanden auch ein Bild vor das jeweils Gesprochene. Eine Funktion, die auch bei Audio-Aufzeichnungen von Gesprächen oder Interviews sehr nützlich ist

Mit der Notizfunktion können während eines Gespräches Notizen gemacht werden oder Kommentare angefügt werden. Die Notiz erscheint dann genau an der jeweiligen Zeitmarke.

Im persönlichen Wörterbuch können zudem Fachbegriffe oder Namen hinterlegt werden, damit diese auch korrekt erkannt und transkribiert werden.

Grundsätzlich bietet Otter Voice drei verschiedene Varianten an. Die Basisversion, die Bildungsversion und eine Businesslösung. Letzere beinhaltet folgende Features:

• 6.000 Minuten Transkription

• 4 Stunden pro Transkriptionseinheit

• Kein Limit beim Import von Audio- und Videodateien

• Persönliches Wörterbuch mit 200 Namen und 200 Wörtern

• Gruppen-Wörterbuch mit 800 Namen und 800 Wörtern

• Integration von Zoom, Teams, Dropbox etc.

• Integriertes Anwendermanagement

• Sicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung

• Hohe Priorität beim Support per Email

Für die Enterprise-Lösung ist dabei auch die Option zur Erstellung von Gruppen relevant. Unterschiedliche Abteilungen oder Standorte eines Unternehmens können darin getrennt voneinander arbeiten. Die entsprechenden Mitarbeiter werden zugewiesen und haben auch nur dort Zugang und auch nur Zugriff auf die Textdokumente und die Audiodateien der jeweiligen Gruppen.

Einzelplatz-Version der Businesslösung und etwa für Selbstständige und EPUs geeignet. Für deren Nutzung fallen folgende Kosten an:

• Monatliche Zahlung: 12,99 $ pro Monat

• Jährliche Zahlung: 8,33 $ pro Monat

Die Kosten der für kleinere Teams und Organisationen liegen bei jährlicher Zahluing bei 20 Dollar pro Nutzer und Monat.

Für größere Unternehmen und Organisationen bietet Otter.ai eine Enterprise-Variante der Lösung mit zusätzlichen Security-Merkmalen an. Die Enterprise-Lösung wird über das Otter.ai Sales-Team vertrieben, die Preise dafür sind je nach Umfang individuell.

Otter.ai ist grundsätzlich eine Cloud-basierende Online-Lösung. Deshalb ginbt es nur wenige technische Voraussetzungen für sie Nutzung. Die Löung ist neutral gegenüber gängigen Betriebssystemen und stellt ist auch für eine einigermaßen zeitgemäße Hardware - Laptop, Tablet oder Smartphone - keine besonderen Herausforderung. Wichtig ist allerdings ein stabiler und möglichst breitbandiger Internet-Zugang.

• Computer oder Mobilgerät

• Internetverbindung

• Mikrofon/Headset (USB/Bluetooth)

• Web-Kamera

• Browser: aktuelle Version von Firefox, Chrome, Edge oder Safari

• App: Android 5.0 oder höher; iOS 13 oder höher

• Account bei Otter Voice

• Account bei Zoom, Dropbox, Google etc.

• Otter.ai für iOS

• Otter.ai für Android

• Chrome Extension

Das Unternehmen Otter.ai hat mit dem Update vom Mai 2022 neue, KI-generierte Meeting-Funktionen geschaffen, die der Lösung einen neuen Push geben. Die Usability und die Funktionalität der Lösung sind einwandfrei, es bleibt allerdings der Nachteil, dass Otter.ai bislang lediglich Englisch unterstützt. Das zwar in vielen Dialekten und Varianten, für den internationalen Einsatz oder den täglichen Gebrauch im deutschssprachigen Raum fällt die Lösung vorerst allerdings noch aus.

Aus DSGVO-Sicht muss zudem kritisch gesehen werden, dass alle über Otter.ai gemachten Aufzeichungen vom Unternehmen zentral auf Servern in den USA gespeichert werden. Auch die automatische Einbindung von während eines Meetings geteilten Inhalten und Dokumenten ist aus DSGVO-Sicht sehr kritisch zu sehen.

Selbst wenn Unternehmen in der Enterprise-Variante zusätzliche Security-Features versprochen werden sollte dieser Umstand Unternehmen bis auf weiteres dazu veranlassen, im Bedarfsfall eine Alternative zu Otter.ai auszuwählen.