Wie Unternehmen gegen die digitale Überlastung vorgehen

Meetings, die länger als 30 Minuten dauern, brauchen eine Agenda und ein Ergebnis. Softwareentwickler:innen soll man vormittags nicht stören. Spontanen Teams-Calls sind gemeinsame Besprechungen täglich zur selben Uhrzeit vorzuziehen.

In der Abteilung von Manuel Moser bei Cancom (ehemals Kapsch BusinessCom) folgt die Zusammenarbeit klaren Regeln. Anders würde das Miteinander des 45-köpfigen Teams nicht funktionieren. Die Abteilung berät Unternehmen bei digitalen Lösungen und beim Einsatz künstlicher Intelligenz. Entsprechend unterschiedlich sind die Arbeitsweisen und Informationsbedürfnisse von Vertriebsmitarbeitenden, Berater:innen und Softwareentwickler:innen. Statt endloser Meetingmarathons und ablenkender Chats setzt Moser auf ein ausgetüfteltes Maßnahmenpaket, um die Informationsflut für sein zwischen Wien, Graz und Linz arbeitendes Team zu begrenzen.

Die Problematik heißt Digital Overflow, und sie ist nicht nur bei Cancom in der Führungsebene angekommen. Die Produktivität wird spürbar in Mitleidenschaft gezogen, effektives Arbeiten nachweislich erschwert. Doch die trend-Recherche zeigt: Viele heimische Betriebe gehen die digitale Entlastung ihrer Mitarbeitenden bislang höchstens punktuell und nicht systematisch an.

„Kein Unternehmen würde ein Officegebäude bauen, ohne einen Bauplan zu haben. Und das gilt auch für die Digitalisierung, es braucht die Strategie. Welche Spielregeln definieren wir? Welche Reaktionszeiten haben wir? Welche Kanäle sind besonders wichtig für Informationen?“, fasst Khaled Thaler vom digitalen Dienstleistungsunternehmen Hirschtec zusammen. Ohne klare Leitlinien laufen gut gemeinte Appelle an die Eigenverantwortung ebenso ins Leere wie unsystematische Kommunikationsregeln.

Wohl auch deshalb hat Philipp Lehner, CEO des Vorarlberger Verpackungsproduzenten Alpla, mit einer radikalen Maßnahme einen Nerv getroffen. In seinem Unternehmen mit rund 24.000 Mitarbeitenden verpflichtet der CEO zur Planung mit Papierkalendern. Das soll die Mitarbeitenden entlasten und neuen Fokus bringen. Auf LinkedIn wird das Vorgehen durchaus kontrovers diskutiert, nicht zuletzt, weil die analoge Planung manchen Mitarbeitenden vorgeschrieben wird.

Die digitale Zusammenarbeit wurde mit Beginn der Coronapandemie stark ausgeweitet. Dadurch hat aber auch die digitale Überlastung zugenommen, wie Studien belegen. Alle zwei Minuten wird laut einer neuen Studie von Microsoft die Arbeitszeit durch Meetings, E-Mails oder andere Benachrichtigungen unterbrochen. Hinzu kommt eine stark wachsende Anzahl von E-Mails: im Schnitt 117 pro Arbeitstag. Es gehe daher jetzt um die Evaluierung solcher Digitalisierungsmaßnahmen, so Thaler von Hirschtec. Von ständiger Erreichbarkeit über den Druck, Aufgaben sofort erledigen zu müssen, bis zur Schwierigkeit, Arbeit und Privates zu trennen – die Herausforderungen digitaler Arbeit sind vielfältig. Das zeigt eine vom Marktforschungsinstitut marketagent im Auftrag von Hirschtec durchgeführte Studie unter österreichischen Erwerbstätigen. „Viel Digitalisierung wurde relativ schnell eingeführt. Das war erforderlich. Doch dadurch sind unzählige neue Kanäle entstanden“, analysiert Thaler.

Weniger digital wird das Arbeiten in der Cancom-Abteilung von Moser durch die Maßnahmen nicht. „Für uns als Team, das auf unterschiedliche Standorte verteilt ist, braucht es eine digitale Arbeitswelt. So sind alle Informationen für alle jederzeit auffindbar und aktuell“, so der Innovationsexperte. In seiner Abteilung unterstützen zwei Mitarbeitende zusätzlich zu ihren eigentlichen Tätigkeiten als agile Coaches Kolleg:innen dabei, geeignete Methoden der Zusammenarbeit zu finden. Die Abteilung gilt als Vorbild im Unternehmen, konzernweit vorgeschrieben sind die Leitlinien jedoch nicht.

Bei Siemens werden die Kommunikationsregeln ebenfalls nicht konzernweit angewandt. Siemens-Österreich-Chefin Patricia Neumann sieht nicht nur das Management in der Verantwortung: „Kommunikation, ob digital oder analog, sollte immer zielgerichtet sein. Es liegt in der Verantwortung aller, die kommunizieren, Overload zu vermeiden.“ Dennoch wird an vielen Schrauben gedreht, um die Mitarbeitenden zu entlasten. So soll beispielsweise das eigens kreierte SiemensGPT die Kommunikation erleichtern.

Beim Vorarlberger Plastikexperten Alpla greift man hingegen bewusst auf Analoges zurück. Gemeinsam mit CEO Lehner hat die deutsche Zeitmanagement-Expertin Claudia Wörner den sogenannten Masterplanner in den Betrieb eingeführt. Ein relativ einfach gestalteter Papierkalender soll Effizienz, Verlässlichkeit und gesundheitliche Vorteile in das weltweit agierende Unternehmen bringen. Statt in einen digitalen Kalender tragen die Mitarbeitenden ihre Termine handschriftlich ein. „Viele haben zu Beginn Widerstände. Das System erfordert Änderung und fordert aber auch eine Fehlerkultur: Ich muss mich mit mir und meiner Zeit auseinandersetzen, ich muss meine Planungsfehler selber verbessern. Das ist mühsam, aber dadurch wird man organisierter“, so Wörner. Seit über 20 Jahren arbeitet sie an der Methodik und ist vom analogen Planen überzeugt. Kritiker:innen sehen darin eine unnötige Zweigleisigkeit. So werden bei Alpla nach wie vor Termine via Microsoft Outlook verschickt und dann händisch in den Papierkalender eingetragen. Besonders effizient wirkt das auf den ersten Blick nicht.

Ein verpflichtender Papierkalender kommt für Moser von Cancom jedenfalls nicht in Frage. „Wobei jeder Mitarbeiter eigene Routinen hat, um den Arbeitsalltag zu strukturieren. Das schreiben wir nicht vor.“ Kritisch sieht auch Thaler den Schritt zurück ins Analoge wie bei Alpla: „Dass man die Nutzung von digitalen Werkzeugen hinterfragt, ist legitim. Unsere Kunden beschäftigen sich aber eher mit der Frage, wie smarte Automatisierungen und KI den Arbeitsalltag erleichtern können.“

Eine bewusste Reduktion digitaler Reize kann dennoch produktiv sein. Das hat Amazon-Gründer Jeff Bezos früh erkannt. In seinen Meetings sind PowerPoint-Präsentationen tabu. Stattdessen werden zu Beginn Memos auf Papier verteilt, die von allen Teilnehmenden still gelesen werden. Ziel sei es, Klarheit zu „erzwingen”, alle auf denselben Wissensstand zu bringen und Denkprozesse durch das Analoge zu vertiefen, erklärt der Multimillionär.

Durchaus damit verwandte Überlegungen stehen auch hinter dem Kalendersystem von Zeitmanagerin Wörner: „Handschriftlich hat eine große Wirkung aufs Hirn und damit aufs Denken. Damit schafft man mehr Raum für alle anderen Herausforderungen.“ Als Wunderwaffe gegen digitale Reizüberflutung will Wörner ihren Papierkalender nicht verstanden wissen: „Das kann man gar nicht erwarten.“ der Multimilliardär.

Ein Gesetz gegen die digitale Dauererreichbarkeit gibt es in Österreich bislang nicht. Anders in Frankreich, Spanien oder Slowenien, die das Recht auf Nichterreichbarkeit eingeführt haben. Ein persönlicher und strategischer Kulturwandel scheint aber auch in den heimischen Konzernen angekommen zu sein. „Es wird bewusster entschieden, ob und wie man erreichbar sein möchte, und die Akzeptanz für Unerreichbarkeit ist gestiegen“, fasst die Siemens-Österreich-Chefin zusammen.

Ob KI, klare Meetingregeln oder Papierkalender – alle Ansätze verfolgen dasselbe Ziel. Mitarbeitende sollen entlastet werden, damit sie sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können, statt zwischen Meetings, Chats und E-Mails gefangen zu sein.

Doch die eine Wunderlösung gegen Mail- und Meeting-Schwemme gibt es nicht. Wann und wie kommuniziert wird, ist entscheidend. Oder, wie es Moser von Cancom zusammenfasst: „Wir fragen uns vor jedem Termin, ob dieses Meeting nicht auch eine E-Mail hätte sein können. Gleichzeitig fragen wir uns aber auch: Wann ist das persönliche Gespräch die bessere Wahl?“