e-Rechnungen: Diese Voraussetzungen müssen erfüllt sein

e-Rechnungen: Diese Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Nur wenn die Echtheit einer Rechnung nachgewiesen werden kann, akzeptiert sie das Finanzamt auch.

Ob Honorarnote von Freiberuflern oder Handwerker-Rechnung, viele Rechnungen werden heute elektronisch versendet. Doch es gibt genaue Vorgaben, damit der Fiskus diese akzeptiert, dazu zählt auch eine ordnungsgemäße Archivierung. Die wichtigsten Tipps für die e-Rechnung.

Rechnungen in elektronischer Form sind mittlerweile mit den Papierrechnungen rechtlich gleichgestellt. Eine elektronische Signatur ist nicht mehr verpflichtend. Anstatt die Rechnung per Post zu versenden, kann sie nun einfach per E-Mail verschickt werden. „Nur viele Unternehmen sind verunsichert, was die Archivierung betrifft”, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Trend.at erklärt worauf es ankommt.

Was als elektronische Rechnung gilt
Dies sind Rechnungen, die übermittelt werden:
• per Email
• als Email-Anhang
• als Web-Download
• eingescannte Papierrechnungen
• Fax Rechnungen

Die elektronische Rechnung muss folgende Punkte laut Steuerrecht beinhalten
• Echtheit der Herkunft (Identität des Rechnungsausstellers muss gesichert sein)
• Unversehrtheit des Inhalts (erforderliche Rechnungsangaben wurden nicht geändert)
• Lesbarkeit (Inhaltlich ist die Rechnung verständlich und nachvollziehbar)

Werden diese Punkte nicht eingehalten, darf der Geschäftspartner oder Kunden die Vorsteuerabzug nicht abziehen.

Manueller Abgleich zwischen Rechnung und Auftrag als eine Möglichkeit

Um diese drei Voraussetzungen zu erfüllen, gibt es drei Zugänge: Ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren, dass durch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen gewährleistet wird, der manuelle Abgleich der Rechnung mit den Bestellungen, Aufträgen, Kaufvertrag oder Lieferscheinen oder durch eine elektronische Signatur beziehungsweise ein elektronisches Siegel.
Die drei Voraussetzungen für eine vom Fiskus akzeptierte elektronische Rechnung muss für diesen Zeitraum sowohl durch den Leistungserbringer, also dem Unternehmen, und dem Leistungsempfänger, dem Kunden oder Geschäftspartnern, gewährleistet werden.

So verwalten Sie digitale Rechnungen

Am besten man legt einen digitalen Ordner an und sortiert diesen nach Jahren und in chronologischer Reihenfolge. Unterteilen Sie die Belege in verschiedene Kategorien wie Bankbelege, Kassabelege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

Unternehmen haben sich auf die e-Archivierung spezialisiert

Unternehmen wie das Softwarebüros Krekeler haben sich auf die Aufbewahrung von e-Rechnungen spezialisiert. Harald Krekeler, Geschäftsführer des Unternehmens hat dazu das Dokumenten-Management-System (DMS) www.officemanager.de entwickelt. „Die E-Mails samt ihrer Anhänge werden mit diesem System vollständig, im Originalformat aufbewahrt und sind mit Zeitstempel versehen”, der der Softwareexperte Krekeler.

E-Mails in Dokumentensystem einfach importieren und verwalten

E-Mails samt Anhänge lassen sich mit diesem Softwaresystem per Drag&Drop aus dem Outlook in das Dokumenten-Archiv importieren und dort aufbewahren. Da die E-Mail-Inhalte und Anhänge komplett indiziert werden, sind sie später im Volltext recherchierbar. So finden Anwender auch schnell eine bestimmte Rechnung oder E-Mail über die Suchfunktion. „Mit Office Manager können Unternehmen zudem den Nachweis der Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten erbringen. Auch protokolliert Office Manager wann und inwieweit ein Dokument geändert wurde. Es bringt beispielsweise den Nachweis, dass ein Beleg seit der Archivierung unverändert ist“, so Krekeler.

Der Office Manager kann E-Mails durch das Unternehmen „leiten“ und in Geschäftsprozesse einbinden. E-Mails können in unterschiedlichen elektronischen Akten, die auch alle anderen Unterlagen zu einem bestimmten Thema enthalten und eingebunden werden. So bekommen Mitarbeiter einen schnellen Überblick über sämtliche Informationen, die einen bestimmten Kunden, einen bestimmten Lieferanten oder ein Projekt betreffen.

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