Tipps für Arbeitgeber: So wird Home Office richtig genutzt

Um die Verbreitung des Coronavirus einzudämmen, ermöglichen immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern Home Office. Worauf Arbeitgeber achten sollten, wenn von einem Tag auf den anderen viele Personen von zuhause arbeiten.

Tipps für Arbeitgeber: So wird Home Office richtig genutzt

Produktiv auch von zu Hause aus.

Neue Zeiten erfordern neue Maßnahmen. Unternehmen sind durch die strengen Maßnahmen zum Schutz der Bevölkerung zu völlig neuen Arbeitsweisen gezwungen, denn jeder Unternehmer sollte so viele Mitarbeiter wie möglich von zu Hause aus arbeiten lassen. Die nächsten drei Wochen wird sich der Virus voraussichtlich rasant in Österreich ausbreiten, darüber sollte man sich keine Illusionen machen. Jeder Unternehmen, der das jetzt noch zu locker sieht, riskiert viele kranke Mitarbeiter und am Ende vielleicht wesentlich höhere finanzielle Einbußen als wenn diese sich dazu entschließen, am besten nichts oder nur das allernötigste von der Firma aus erledigen zu lassen. Je besser Unternehmen den Umgang mit Home Office managen, umso weniger Produktivitätsverluste, wenn überhaupt, wird es geben. Das Beratungsunternehmen Deloitte Österreich gibt einen Überblick über die wichtigsten Punkte, die Unternehmen bei Home Office berücksichtigen müssen.

Generelle Spielregeln, von Abteilungen spezifiziert
Die Unternehmen sollten klar kommunizieren, welche Aufgaben erledigt werden sollen und wann die Mitarbeiter erreichbar sein sollen. Deloitte empfiehlt für die gesamte Firma generelle Spielregeln zu formulieren, die dann von den Abteilungen und Teams auf die konkreten Bedürfnisse angepasst werden.

„Home Office bedeutet nicht, rund um die Uhr verfügbar zu sein oder arbeiten zu müssen. Es braucht klare Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Es kann beispielsweise helfen, Nicht-Verfügbarkeitszeiten im Kalender einzutragen“, meint Deloitte-Manager Christian Havranek.

Kunden Veränderungen kommunizieren
Auch den Kunden sollten die veränderten Arbeitsmodalitäten kommuniziert und klar kommuniziert werden, wann die Mitarbeiter erreichbar sind und zu welchen Einschränkungen es gegebenenfalls kommen kann.


Auch ein kurzer Schriftverkehr per E-Mail gilt als Vereinbarung

Home Office schriftlich vereinbaren, um künftige Rechtsansprüche zu vermeiden
Home Office darf nicht einseitig vom Arbeitgeber angeordnet werden, sondern muss zwischen Mitarbeitern und Unternehmen vereinbart werden. Dabei ist eine zeitliche Befristung oder ein Widerrufsvorbehalt wichtig, damit keine Rechtsansprüche für die Zukunft entstehen. Außerdem sollte die Vereinbarung den vorübergehenden Arbeitsort und eine etwaige Übernahme von Kosten definiert werden. Des Weiteren sollte geprüft werden, ob Home Office bereits in den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens geregelt ist. „Auch ein kurzer Schriftverkehr per E-Mail kann übrigens als Vereinbarung angesehen werden“, ergänzt Havranek.

Führungskräfte sollten Vorbild sein
Führungskräfte haben eine große Vorbildwirkung und sind Multiplikatoren. Unternehmen sollten daher mit ihren Führungskräften die an sie gestellten Erwartungen und ihre Rolle klären. Diese sollten auch innerhalb ihres Teams Spielregeln konkretisieren und veränderte Modalitäten für Zusammenarbeit und Kommunikation besprechen.

„Während im Büroalltag die Absage eines Teammeetings oft nicht gravierend ist, sollten sich Führungskräfte mit jenen Mitarbeitern, die ausschließlich im Home Office arbeiten, regelmäßig abstimmen und einen engen Kontakt pflegen“, empfiehlt Barbara Kellner, Managerin bei Deloitte.

Flexibel und verständnisvoll bleiben
Generell müssen Unternehmen in der aktuellen Situation flexibel bleiben. So können auch Mitarbeiter, deren Tätigkeiten nicht auf den ersten Blick idealtypisch für Home Office geeignet sind, manche Aufgaben für einen begrenzten Zeitraum durchaus produktiv von zu Hause erledigen.

„Die Arbeitssituation in den eigenen vier Wänden ist mitunter aus den verschiedensten Gründen nicht ideal. Wenn beispielsweise Kinder aufgrund von geschlossenen Betreuungseinrichtungen zuhause sind, können Mitarbeiter im Home Office unter Umständen nicht zu denselben Zeiten oder am Stück arbeiten, wie im Büro. Arbeitgeber Flexibilität und Verständnis zeigen“, bestätigt Kellner.

Ausstattung prüfen und Kenntnisse der Mitarbeiter über Tech-Tools
Unternehmen sollten klären, bei welchen Mitarbeitern ein kurzfristiges Nachrüsten mit Laptop oder Smartphone sinnvoll und möglich ist. Auch sollte eruiert werden, welche Tools bereits im Unternehmen zur Verfügung stehen, die das Zusammenarbeiten erleichtern könnten. Mitunter müssen Mitarbeiter auch geschult werden.

Instant-Messaging-Dienste nützlich
„Instant-Messaging-Dienste werden mittlerweile bei vielen Unternehmen eingesetzt. Viele Mitarbeiter wissen aber nicht, wie man diese Tools für Videokonferenzen nutzt oder wie man gemeinsam Unterlagen bearbeitet. Die Einsatzmöglichkeiten und Funktionen sind rasch erklärt und erweitern die Möglichkeiten der Zusammenarbeit“, erläutert Kellner.

An Verbesserungen feilen – Online -Mitarbeiterbefragung
Gerade in einer Ausnahmesituation sollten Unternehmen auf Rückkoppelungsschleifen achten und mit den Mitarbeitern sowie Führungskräften im Dialog bleiben. Stolpersteine im Alltag und Verbesserungspotenziale sollten identifiziert und besprochen werden.

Mittels sogenannter Pulse Surveys, also kurzen Online-Befragungen auf Teamebene, können Stimmungsbilder und Ansatzpunkte für Anpassungsnotwendigkeiten erhoben werden. „Das kann helfen, schnell auf Defizite zu reagieren und die herausfordernde Zeit optimal zu meistern“, so Havranek von Deloitte.

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