Schwanger im Team: Was Sie als Arbeitgeber jetzt tun müssen

Ihre Mitarbeiterin soll Ihnen die Schwangerschaft und den voraussichtlichen Geburtstermin mitteilen. Sie dürfen dafür eine ärztliche Bestätigung verlangen.

Sobald Sie Bescheid wissen, müssen Sie handeln: Melden Sie die Schwangerschaft unverzüglich und schriftlich dem zuständigen Arbeitsinspektorat. Anzugeben sind Name, Geburtsdatum, Tätigkeit und Arbeitsplatz der Mitarbeiterin sowie der voraussichtliche Geburtstermin. Am einfachsten geht das online über formularservice.gv.at.

Wichtig: Die Meldung an das Arbeitsinspektorat ist eine gesetzliche Pflicht – auch dann, wenn die Mitarbeiterin eigentlich keine Meldung wünscht. Verantwortlich für die Einhaltung bleibt immer der Arbeitgeber. Klare interne Abläufe (z.B. Meldung durch Vorgesetzte an die Personalabteilung) helfen, diese Pflichten zuverlässig zu erfüllen.

Falls Ihr Betrieb eine Arbeitsmedizinerin oder einen Arbeitsmediziner hat, müssen Sie auch diese Person informieren. Sie beurteilt, ob der Arbeitsplatz für eine Schwangere geeignet ist oder angepasst werden muss.

Eigentlich sollten Sie hier schon vorbereitet sein: Alle Arbeitsplätze, an denen Frauen tätig sind, müssen Sie vorab darauf prüfen, ob sie für Schwangere oder stillende Mütter gefährlich sein könnten. Diese Pflicht nennt sich Mutterschutzevaluierung. Besteht eine Gefahr, müssen Sie die Arbeitsbedingungen anpassen, der Mitarbeiterin einen anderen Arbeitsplatz geben oder sie im Notfall freistellen.

Muss die Mitarbeiterin wegen eines Beschäftigungsverbots eine andere Tätigkeit ausüben, darf sie dadurch nicht weniger verdienen.  Die Tätigkeit muss zum Arbeitsvertrag passen.

Eine Physiotherapeutin können Sie zum Beispiel nicht einfach dauerhaft ins Sekretariat versetzen, wenn diese Tätigkeit vertraglich nicht gedeckt ist.

Verboten ist unter anderem:

• Heben von regelmäßig über 5 kg bzw. gelegentlich über 10 kg (Bewegen/Befördern: 8 bzw. 15 kg)

• Arbeit überwiegend im Stehen – erlaubt nur mit Sitzgelegenheit zum kurzen Ausruhen, ab der 21. Woche höchstens vier Stunden täglich

• gesundheitsgefährdende Stoffe, Strahlung, extreme Hitze und Kälte

• Akkord- und Fließbandarbeit mit vorgegebenem Tempo

Dazu Zeitgrenzen: keine Nachtarbeit zwischen 20 und 6 Uhr, keine Sonn- und Feiertagsarbeit (jeweils mit Branchenausnahmen), keine Überstunden – maximal 9 Stunden täglich, 40 pro Woche.

Wichtig für Ihre Praxis: Ein ärztliches Attest, das etwa bescheinigt, längeres Stehen sei „unbedenklich“, hebt diese Verbote nicht auf. Die gesetzlichen Schutzbestimmungen gelten zwingend. Sie sind dafür verantwortlich, sie im Betrieb umzusetzen und die Arbeitsbedingungen entsprechend anzupassen.

Acht Wochen vor dem errechneten Geburtstermin darf die Mitarbeiterin gar nicht mehr arbeiten. Nach der Geburt gilt dasselbe für weitere acht Wochen, bei Früh-, Mehrlings- oder Kaiserschnittgeburten für zwölf Wochen. Auch wenn Ihre Mitarbeiterin gerne weiterarbeiten würde: Das ist nicht zulässig.

Legt Ihre Mitarbeiterin ein ärztliches Freistellungszeugnis vor („vorzeitiger Mutterschutz“), dürfen Sie sie ab diesem Tag ebenfalls nicht mehr beschäftigen.

In dieser Zeit zahlen nicht Sie das Gehalt – die Mitarbeiterin bekommt Wochengeld von der Krankenkasse. Sie übermitteln dafür die Arbeits- und Entgeltbestätigung an die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK).

Ab Beginn der Schwangerschaft bis vier Monate nach der Geburt können Sie Ihre Mitarbeiterin nur mit Zustimmung des Arbeits- und Sozialgerichts kündigen, eine Entlassung ist ebenfalls nur in engen Grenzen und mit Gericht möglich.

Achtung, Stolperfalle: Haben Sie gekündigt, ohne von der Schwangerschaft zu wissen, wird die Kündigung unwirksam, wenn die Mitarbeiterin Ihnen die Schwangerschaft binnen fünf Arbeitstagen mitteilt und eine ärztliche Bestätigung vorlegt. Bei befristeten Verträgen gelten Sonderregeln (§ 10a MSchG) – hier lohnt sich eine Beratung.

Nach dem Mutterschutz können Mutter und/oder Vater in Karenz gehen. Für Geburten ab November 2023 gilt: Nimmt nur ein Elternteil Karenz, endet sie spätestens mit dem 22. Lebensmonat des Kindes. Teilen sich die Eltern die Karenz, wobei der zweite Elternteil mindestens zwei Monate Karenz in Anspruch nimmt, kann die Karenz bis zum zweiten Geburtstag des Kindes ausgedehnt werden.

Ihre Pflichten in dieser Zeit:

• Kündigungsschutz besteht während der Karenz und bis vier Wochen danach.

• Sie müssen karenzierte Mitarbeitende über wichtige Entwicklungen im Betrieb informieren.

Praxistipp: Klären Sie früh im Gespräch, wie lange die Karenz dauern soll und ob eine Ersatzkraft nötig ist. Bleiben Sie in Kontakt – das erleichtert den Wiedereinstieg und die Planung für beide Seiten.

Die Arbeitspflicht beginnt am ersten Tag nach Ende der Karenz. Ihre Mitarbeiterin hat Anspruch darauf, so beschäftigt zu werden, wie es im Arbeitsvertrag vereinbart ist. Das muss nicht exakt derselbe Schreibtisch sein – aber eine gleichwertige Tätigkeit, und das Gehalt darf nicht sinken. 

Praxistipp: Ein Gespräch etwa vier Monate vor dem Karenzende schafft Klarheit – vor allem, wenn eine Elternteilzeit im Raum steht.

Viele Eltern möchten nach der Karenz in Teilzeit zurückkommen. Einen Rechtsanspruch darauf haben Mütter und Väter, wenn

• Ihr Betrieb mehr als 20 Mitarbeitende hat,

• das Arbeitsverhältnis bei Antritt mindestens drei Jahre gedauert hat und

• der Elternteil mit dem Kind im gemeinsamen Haushalt lebt.

Die Elternteilzeit ist (für Meldungen ab November 2023) bis zum 8. Geburtstag des Kindes möglich, höchstens aber sieben Jahre – Mutterschutz nach der Geburt und Karenzzeiten werden abgezogen. Die Arbeitszeit muss um mindestens 20 % sinken, darf aber 12 Wochenstunden nicht unterschreiten. Auch eine bloße Änderung der Lage der Arbeitszeit ist möglich.

Kleinere Betriebe oder kürzere Dienstzeit: Hier kann die Elternteilzeit vereinbart werden. Lehnen Sie ab, müssen Sie das schriftlich begründen. Die Mitarbeiterin kann dann klagen – das Gericht gibt Ihnen recht, wenn Sie sachliche Gründe hatten.

Achtung: Für das Verfahren bei Uneinigkeit gibt es strenge Fristen. Wer als Arbeitgeber nicht rechtzeitig reagiert, riskiert, dass die Teilzeit so gilt, wie die Mitarbeiterin sie beantragt hat.

Während der Elternteilzeit gilt Kündigungsschutz – längstens bis vier Wochen nach dem vierten Geburtstag des Kindes. Danach ist eine Kündigung wegen der Teilzeit weiterhin anfechtbar.

Kommt Ihre Mitarbeiterin zurück und stillt noch, stehen ihr auf Verlangen Stillpausen zu:

• bei mehr als 4,5 Stunden Arbeit am Tag: 45 Minuten

• bei 8 Stunden oder mehr: zweimal 45 Minuten – oder einmal 90 Minuten, wenn es in der Nähe keine Stillmöglichkeit gibt

Diese Zeit ist bezahlt, darf nicht vor- oder nachgearbeitet und nicht auf die normalen Ruhepausen angerechnet werden.

Auch für stillende Mütter gelten Beschäftigungsverbote, etwa für gefährliche Stoffe oder Akkordarbeit. Nachtarbeits-, Sonntags- und Überstundenverbot gelten ebenfalls weiter.