Fast Christmas: Wie die Post die Paketlawine managt

Kommerziell betrachtet hat das Christkind schon lange keinen Auftrag mehr. Das Weihnachtsgeschäft bei der österreichischen Post läutet ein US-amerikanischer Einkaufstag ein. Ab dem Black Friday Ende November schwellen die Paketmengen an, vom Jahresschnitt 800.000 auf 1,56 Millionen Stück. Das war die Rekordmenge, die im Dezember letzten Jahres an einem einzelnen Tag transportiert wurde. Update: Am 10. Dezember 2025 wurde auch dieser Tagesrekord eingestellt - mit 1,65 Millionen Paketen.

Um diesen Kraftakt zu bewältigen, sind in den Wochen vor Weihnachten 800 zusätzliche Mitarbeitende im Einsatz, und im Hintergrund wird eine komplexe Hightech-Logistik hochgefahren, die von der IT-Abteilung orchestriert wird. „Erfolgsfaktor in unserem Geschäft ist eine vom Menschen erbrachte Dienstleistung. Hinter den Menschen, die in den Filialen, Logistikzentren und der Zustellung arbeiten, stehen konzernweit über 1.000 Mitarbeitende in der Post IT, die eine Systemlandschaft von mehr als 1.000 Applikationen betreuen“, sagt Post-Generaldirektor Walter Oblin.

Dabei geht es nicht nur um schier unglaubliche Mengen, die behandelt werden müssen, sondern um Zeitversprechen, die unter Extremlast genauso gelten. „Unsere tägliche Herausforderung ist die Geschwindigkeit. Wir erfüllen Anforderungen von Kunden, die bis 23 Uhr Bestellungen entgegennehmen, die Pakete bis vier Uhr im Logistikzentrum einliefern, die dann noch am selben Tag um 6.30 Uhr in der Zustellung sind“, so Oblin, „gleichzeitig müssen wir auf kurzfristige Änderungen reagieren können. Wenn etwa der US-Präsident etwas beschließt, müssen wir kurzfristig Lösungen dafür haben.“ Mit Trump ist immer zu rechnen. Um das Tagesgeschäft stabil zu begleiten und Puffer für kurzfristige Reaktionen zu haben, wechselt das ITTeam der Post noch vor dem Black Friday in den „Code Change Freeze“, das beschreibt in der IT einen Zustand, in dem dem reibungslosen Betrieb alles untergeordnet wird und erst mal keine neuen Funktionen ausgerollt werden.

Alle Ressourcen sind auf die operative Stabilität konzentriert, und das bedeutet in den kommenden Wochen vor allem, den Paketkreislauf stabil zu halten. „Wir haben ein Servicemonitoring und ein technisches Monitoring, wo wir etwa die Verarbeitungsgeschwindigkeit messen. Es gibt bei uns enorme Differenzen über den Tag, über die Woche, über das Jahr“, sagt Post CIO Horst Ulrich Mooshandl. „Unsere IT ist in Blöcken organisiert, die sich an den einzelnen Logistikabschnitten bzw. der Customer Journey orientiert. Die Abholstationen werden mit anderen Systemen überblickt als die Sortierung im Logistikzentrum.“ In der Nacht läuft die Logistik auf Höchstleistung, und morgens stimmen sich die technischen Betriebsteams in Videokonferenzen ab, ob aus dem nächtlichen Geschehen heraus Anpassungen notwendig sind.

Den schnellsten Weg zu finden, ist nicht trivial. „Wir haben Systeme, die berechnen, welchen Weg jedes einzelne Paket in der Logistikkette nehmen soll. Mit einer Software, die auch im Management von Containerhäfen eingesetzt wird, managen wir die optimale Reihenfolge von Containern, Toren und Sortierung von Logistikzentren, die an einem Standort pro Stunde bis zu 25.500 Pakete verarbeiten können“, sagt Mooshandl. „Ein anderes Kernsystem ist jenes, das die Zustellerinnen und Zusteller in der Hand haben. Wenn der Empfänger nicht zuhause ist, checkt das System in Echtzeit verfügbaren Platz in der nächsten Abholstation. Im Hintergrund laufen allein hier mehr als 100 Systeme und Dienste synchron mit, damit wir etwas von A nach B bringen können.“

In den Logistikzentren laufen die Pakete hochgradig automatisiert über die Bänder, die Maschinentechnik wird mit IT verbunden. Für Mooshandl ist die „KI-gestützte Robotik eines der spannendsten Zukunftsthemen überhaupt“. Im Wiener Logistikzentrum hilft seit 2024 auch ein Roboterarm beim Packerlschupfen. Für den Menschen intuitiv, ist für „Robin“ das korrekte Einschätzen von Gewicht und Kraftanstrengung die größte Herausforderung. Von jedem Paket macht er ein Bild, Algorithmen analysieren Position, Maße, Form und Verpackungsart und sagen „Robin“, wo er seine pneumatischen Greifer anlegen und wie stark er seine Saugnäpfe fürs Heben aktivieren soll. Immerhin: Er schafft schon 1.500 Pakete pro Stunde aufs Band.

Für die Post ist die IT spielentscheidend. „Sie macht den Unterschied in einem beinharten Wettbewerb, wo es bei Paketen um jeden Cent geht“, sagt Oblin. „Leistungsfähigkeit, Effizienz und Stabilität sind geschäftskritisch.“ Seit fünf Jahren wird die IT-Strategie in eine digitale Roadmap gegossen, „um die richtigen Projekte zu identifizieren, die uns vom Wettbewerb unterscheiden“, ergänzt Mooshandl. Die Brainpower der eigenen Leute wird für Schlüsselprojekte genutzt, und Standardservices, die von der IT-Industrie besser und billiger kommen, gezielt zugekauft. Die Post betreibt kein eigenes Rechenzentrum, sondern nutzt die europäischen Kapazitäten von Anbietern flexibel. „Diese Partner und ein relativ hoher Cloud-Anteil machen uns flexibel und skalierbar“, sagt Mooshandl. Auch das Security Operations Center wird mit Partnern realisiert. Die strategischen IT-Security-Agenden sowie den zweiten und dritten Level erledigen die hauseigenen Spezialisten selbst.

Auf eine Eigenentwicklung ist man bei der Post aber besonders stolz: die 1.500 SB-Stationen, an denen allein im letzten Jahr 32 Millionen Sendungen aufgegeben wurden: „Das Design der Stationen und die IT-Anbindung an die Kernsysteme haben wir selbst entwickelt“, sagt Oblin.

Entscheidungen werden laufend hinterfragt und auch korrigiert. Die Post-App ist so ein Beispiel. Initial war die App ein zugekauftes Produkt, vor fünf Jahren wurde die Entwicklung wieder ins Haus geholt, die App „von null weg selbst gebaut“, sagt Mooshandl. „Heute haben wir die beste App im deutschsprachigen Paketmarkt, was Kundenerfahrung betrifft, und laufend kommen neue Funktionen dazu“, sagt der CIO. „Sie können als Kunde etwa Sendungen in Echtzeit umleiten.“ Die IT-Mitarbeitenden sind in den kommenden Wochen nicht nur im Monitoring im Einsatz. Immer wieder sind sie auch Teil des „Teams Christkind“ und helfen kurzzeitig in der Zustellung oder in den Logistikzentren mit. „Das ist mittlerweile eine schöne Tradition, um den Zusammenhalt zu stärken und die Wirksamkeit der eigenen Arbeit draußen im Feld zu erleben“, sagt Oblin.

Team Gelb hat die stärksten Wochen vor sich, abschwellen wird die Paketflut Ende Jänner. In der weihnachtlichen Nachspielzeit werden Geschenke retourniert und Gutscheine eingelöst.