Steuerprüfung: Darauf sollten Sie gefasst sein

Schon einmal einen Anruf von der Finanz bekommen? Nicht etwa von einem Sachbearbeiter, sondern von einem Steuerprüfer. Ein solche Außenprüfung oder Prüfungs- oder Nachschau-Auftrag kann nämlich nicht nur Finanzchefs oder selbstständige Unternehmer ereilen, sondern auch jeden freien Mitarbeiter oder Angestellten, der sich ein wenig Geld dazu verdient.

Bei solchen Betriebsprüfungen wird genau geschaut, ob die in der Steuererklärung gemeldeten Einnahmen ordnungsgemäß versteuert wurden, ob die angegebenen steuerlich absetzbaren Ausgaben tatsächlich in vollem Umfang existieren und ob die Absetzbarkeit der angegebenen Beträge überhaupt gerechtfertigt war. Doch wie läuft eine solche Steuerprüfung ab? Ein Erfahrungsbericht.

Ein sogenannter „Prüfungs- oder Nachschau-Auftrag" kann nämlich nicht nur Firmen oder selbstständige Einzelunternehmer ereilen, sondern auch jeden freien Mitarbeiter oder Angestellten, der sich ein wenig Geld dazu verdient.

Die Nachschau besteht, wenn sie Unternehmen betreffen, im Betreten und Besichtigen von Grundstücken, Gebäuden und Betrieben. Bei Firmen und Privatpersonen haben die Prüfer das Recht auf Einsichtnahme in Bücher, Aufzeichnungen und sonstige für die Abgabenerhebung maßgebliche Unterlagen. Für diese Prüfungsart sind weder ein schriftlicher Nachschauauftrag noch eine Rechtsbelehrung bezüglich Selbstanzeige oder eine Schlussbesprechung vorgesehen.

Eine steuerliche Nachschau dient der Finanz zu die geleisteten Abgaben zu erheben.

Erhoben wird

• Ob bestimmte Anlagegüter, die steuerliche abgeschrieben werden und Güter, die zur Deckung des investitionsbedingten Gewinnfreibetrages dienen, auch tatsächlich vorhanden sind.

• Ob die Bücher und Aufzeichnungen laut den Abgabenvorschriften auch wirklich geführt werden.

• Ob bestimmte Geschäftsfälle auch tatsächlich vermerkt und entsprechend versteuert wurden. • In welchem Ausmaß eine Wohnung beruflich bzw. privat benutzt wird.

• Manchmal führt der Zufall Regie,

• oder die Vorgaben der einzelnen Dienststellen des jeweiligen Finanzamts, die ihr Plansoll für ein Monat oder Jahr an Prüfungen noch nicht erfüllt haben

• aber meistens gibt es einen konkreten Verdacht oder Anhaltspunkt. Etwa weil der Auftraggeber/Kunde geprüft wurde,

• die Einnahmen in der Vergangenheit stark schwankten

• permanente Verluste und plötzlich schlägt das Software-Programm der Finanz Alarm.

• Die Finanz wird auch hellhörig, wenn bei der Einkommenssteuererklärung bei den Zahlen Ungereimtheiten auftreten. Beispielsweise wenn fälschlicherweise an der falschen Stelle der Steuererklärung die Bruttoeinnahmen inklusive Umsatzsteuer angegeben wird und bei der Umsatzsteuer irrtümlich die Nettobeträge eingesetzt werden und so plötzlich das Zahlenwerk nicht mehr schlüssig ist.

• Mit Sicherheit mit einem Anruf der Steuerprüfer erhält jedoch, wenn eine anonyme Anzeige eingegangen ist. Es reicht, wenn der neidischer Kollege argwöhnt, man habe einen Bonus nicht versteuert oder auf andere Weise nicht ganz steuerehrlich war und bei der Finanz eine anonyme Anzeige macht oder der/die Ex-Partner*in etwas verdächtig Erscheinendes meldet.

Warum man aber tatsächlich in das Fadenkreuz der Finanz gerät, bleibt meist bis zum Schluss ein Rätsel, denn ob es einen Anfangsverdacht gab oder es Zufall war, sagt einem der Prüfer nicht.

Es kann auch eine monatsweise Umsatzsteuer-Nachschau oder ein bloßes Ergänzungsersuchen zu zwei, drei Details erfolgen, bevor ein Jahresbescheid erlassen wird. Aber wenn sich ein Steuerprüfer meldet, nehmen sie selten nur ein Jahr, sondern meist drei Jahre unter die Lupe, wenn sich dazu ein Anlass ergibt. In Sicherheit wiegen, was die Jahre vor dem Prüfungszeitraum betrifft, kann man sich denn nicht.

Der Prüfungsauftrag kann jederzeit auf weiter zurückliegende Jahre, die ursprünglich nicht zur Prüfung vorgesehen waren, ausgedehnt werden, wenn sich dazu ein Anlass ergibt. So kann der Prüfungszeitraum auf fünf bis sieben Jahre ausgedehnt werden. Im schlimmsten Fall bei einer sogenannten §99 Finanzstrafrechtsprüfung, wenn vorsätzliche Finanzstrafvergehen vermutet werden oder passiert sein könnten, auch auf bis zu zehn veranlagte Jahre zurück.

Es fängt meist mit einem harmlos wirkenden Anruf an. "Wir möchten gerne Ihre Steuern der letzten drei Jahre prüfen. Bitte bereiten Sie dazu alle nötigen Unterlagen vor. Ich melde mich in ein, zwei Wochen wieder." So nett der Beamte auch klingen mag und ob man nun ein schlechtes oder ein reines Gewissen hat, ein Anruf vom Betriebs-/Steuerprüfer erzielt fast immer dieselbe Wirkung - sie fährt einem durch Mark und Bein. Nicht viel besser dürfte das Gefühl sein, wenn die Aufforderung, die Unterlagen herauszurücken, per Post ins Haus flattert.

Stefan Taglieber, Steuerberater und Spezialist für KMU bei der Kremser Steuerkanzlei Astoria, kennt die Ausnahmesituation, in der sich Steuerpflichtige alleine schon bei der Ankündigung einer Finanzamtsprüfung befinden: „Für viele ist das eine große nervliche Belastung. Schließlich sind die meisten nur einmal in ihrem Leben mit einer Steuerprüfung konfrontiert.“ Sein Job ist daher meistens zunächst seine Klienten zu beruhigen. Sein Rat: „Bleiben Sie ruhig. Halten Sie sich vor Augen, man kann alles besprechen und klarstellen. Es muss Ihnen nicht gleich etwas passieren.“

Im Prüfungsauftrag ist ganz genau festgeschrieben, welche Steuerarten und welcher Zeitraum geprüft werden. Es steht auch darin, ob bis zum Beginn der Amtshandlung eine Selbstanzeige erstattet wurde oder ob ein finanzstrafrechtlicher Tatverdacht vorliegt. Und es steht auch der Beginn der Prüfung mit Datum und Uhrzeit drin.

Wenn Gefahr in Verzug ist, wie nach einer anonymen Anzeige, kann schon tags darauf der Finanzprüfer vor der Tür stehen. Im Schnitt meldet sich der Prüfer, bevor die Zahlen auseinandergenommen werden, aber ein bis drei Wochen vorher an.

Wo man den Prüfer zur Übergabe der Unterlagen trifft, ist gesetzlich nicht geregelt. Das kann beim Prüfer im Büro im Finanzamt sein, aber beispielsweise nicht im Café. "Das würde gegen die Amtsverschwiegenheit verstoßen", stellt Taglieber klar. Er darf auch nicht nach Hause kommen, höchstens um Angaben zum Arbeitszimmer zu machen.

Die Prüfung kann beim Selbständigen in dessen Betrieb prüfen, wenn dort entsprechend Platz und Ruhe ist oder in den Räumen des Finanzamts, mit digitalen Unterlagen per FinanzOnline oder virtuellen Datenräumen (Cloud-Zugriffe, je nach Umfang und Jahre/Steuerarten/Anforderung der Steuerprüfen).

Zur Beruhigung: Normalerweise finden solche Außenprüfungen in den Räumen des Steuerberaters statt. Wenn der Prüfer den Betrieb auch eingehend besichtigen darf, entweder zu Beginn oder während der Prüfung. Schließlich kann kein noch so umfangreiches Zahlenwerk das Tagesgeschäft wiedergeben. Und der Unternehmer ist verpflichtet, diesem Auskunft zu geben. Genau da liegt aber auch das Risiko: Harmlos klingende Fragen des Finanzbeamten im Zuge der Besichtigung können dem Geprüften heikle Informationen entlocken. Bestehen Sie daher auf die Anwesenheit des steuerlichen Vertreters.

Wer nichts zu fürchten und nichts zu verbergen hat, kann natürlich auch selbst dem Prüfer gegenübertreten. Je nach Prüfauftrag müssen beispielsweise bei einem kleinen Selbstständigen oder Angestelltem mit Nebenverdienst, alle Honorarnoten und Rechnungen für steuerlich absetzbare Betriebsausgaben, auch für Werbungskosten und Sonderausgaben sowie alle andere Posten, die in den betreffenden Jahren geltend gemacht wurden, herausgesucht werden und dem zuständigen Prüfer ausgehändigt werden, am beste ausgedruckt oder in Form eines USB-Sticks.

In den Fällen, in denen es keine Rechnungen gibt, wie für Handy- und TV-Gebühren, sollte man die Zahlungsbelege in Form von Ausdrucken der Online-Buchungen vorlegen. Sind alle Angaben schlüssig und richtig, sollte es damit getan sein. Der Finanzer wirft oft gleich einen kurzen Blick in die Unterlagen- und erkennt meist sofort, ob und wo sich gröbere Ungereimtheiten im Zahlenwerk auftun. Wie beispielsweise: "Sie wissen schon das größere Restaurant-Einladungen rund um ihren Geburtstag nicht in die Steuererklärung aufgenommen werden, wenn es keine nachvollziehbare andere Begründung dafür gibt." Oder beruhigt: "Da habe ich schon viel schlimmere Sachen gesehen."

Bedenken Sie jedoch, wenn Sie dem Prüfer geordnete Aufzeichnungen und Belege übergeben, vermittelt, dass eine gewisse Ordnungsmäßigkeit. Der Prüfer meldet sich, wenn nötig das nächste Mal zu einer Zwischenbesprechung, falls noch Unterlagen nachgefordert werden oder Fragen auftauchen.

Der Prüfer hat bei jeder Prüfung die gesetzliche Pflicht, den richtigen Sachverhalt gründlich zu erforschen. Er hat deshalb das Recht, sämtliche Belege, Buchhaltungsunterlagen, Verträge, Inventuren oder Fahrtenbücher einzusehen und darf sogar Nachbarn oder Dienstnehmer befragen, um Angaben zu überprüfen.

Was er nicht darf, ist ohne Weiteres das Privathaus betreten oder Gegenstände oder Unterlagen beschlagnahmen. Wenn vereinbart wurde, dass der Prüfer die Unterlagen im Büro des zu Prüfenden unter die Lupe nimmt, darf er dennoch nicht Einsicht in den Computer des Steuerzahlers verlangen und beispielsweise dessen Online-Konto gleich vor Ort zu checken.

Wer nichts zu fürchten und nichts zu verbergen hat, kann natürlich selbst dem Prüfer gegenübertreten und ihm die geforderten Belege aushändigen. Wer aber kein reines Gewissen hat oder einfach nur bestmöglich aussteigen will, sollte sich für das, was kommen mag, so gut wie möglich wappnen. Wer nur die geringsten Befürchtungen hegt, dass der Finanzbeamte etwas findet und bis zu diesem Tag keinen Steuerberater hat, sollte unverzüglich einen mit dem Fall beauftragen.

Zu glauben, die Sache selbst regeln zu können, kann ins Auge gehen und teuer werden. „Ein erfahrener Steuerberater kennt sämtliche steuerrechtlichen Möglichkeiten, die eventuell im Einzelfall noch ausgeschöpft werden können. Er hat alltägliche Routine im Umgang mit Prüfern und weiß, worauf es diesen ankommt“, erklärt Astoria-Geschäftsführer Taglieber. Viele Steuerberater kennen die Prüfer durch vorangegangene Fälle oft persönlich und können diesen dadurch auch besser einschätzen als der zu derart Geprüfte.

Aber nicht jeder Steuerberater ist bereit, praktisch in letzter Minute den Fall zu übernehmen, um zu versuchen, zu retten, was noch zu retten ist. Drei Jahre - dieser Zeitraum wird in der Regel bei einer Erstprüfung untersucht - sind schließlich nicht so auf die Schnelle neu aufzurollen. Aber es ist möglich und kann helfen, dem Betroffenen viel Geld zu ersparen.

Sobald der Fall einem Steuerberater übergeben wird, meldet sich der Prüfer zumindest nicht mehr beim Betreffenden, sondern kommuniziert nur noch mit dem steuerlichen Vertreter. Damit wird einem auch die Last genommen, fürchten zu müssen, etwas Falsches zu sagen und sich so die Steuerlast am Ende sogar noch selbst verschuldet, erhöht.

Eine Selbstanzeige kann auch noch gemacht werden, selbst wenn einem Prüfer anlässlich einer Nachschau oder Außenprüfung bereits gegenüber sitzt. Er fragt zu Beginn der Prüfung im gegebenen Fall auch freundlich, aber gerade heraus: "Wollen Sie jetzt eine Selbstanzeige machen?" Bedenken Sie jedoch solche Selbstanzeigen führen seit der Verschärfung der Bestimmungen im Jahr 2014 nur noch dann zur Straffreiheit, wenn sowohl alles auf den Tisch kommt und die hinterzogenen Abgaben binnen eines Monats bezahlt werden. Sonst wird es teuer. Die Höhe dieses Strafzuschlags hängt von der Höhe der hinterzogenen Abgabe ab und ist je nach Höhe der Steuerhinterziehung gestaffelt und beträgt zwischen fünf Prozent und 30 Prozent.

Spätestens wenn die Spürnase des Prüfers anschlägt und dieser beispielsweise nicht mehr nur die Ausdrucke der Honorarnoten und sonstige Einnahmen-Belege verlangt, sondern die entsprechenden Ausdrucke der Buchungen vom Onlinebanking über die zu prüfenden Jahre verlangt, wird es ernst. Sich zu weigern oder Ausreden zu suchen, um bestimmte Unterlagen nicht aushändigen zu müssen, ist sinnlos.

"Am besten Sie rücken die Ausdrucke freiwillig heraus, der Prüfer kann sich innerhalb kürzester Zeit ohnehin die Genehmigung zur direkten Einsicht in die Bankkonten besorgen", so Steuerexperte Taglieber. Dazu muss der Prüfer aber gegenüber dem Staatsanwalt einen konkreten Verdacht begründen. Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine solche Kontenregisterabfrage als Vorbereitung auch auf eine Betriebsprüfung zulässig.

Für all jene, die weniger Einnahmen oder mehr Ausgaben in der Steuererklärung angegeben haben als tatsächlich erzielt worden sind und fürchten müssen, dass der Betriebsprüfer dahinter kommt, beginnt mit der Abgabe der Unterlagen die Zitterpartie. „Es kann acht bis zwölf Monate dauern, bis der Bescheid kommt, wie hoch gegebenenfalls die Nachzahlung oder eine allfällige Finanzstrafe ausfällt“, weiß Taglieber.

Die Finanzstrafe legt jedoch nicht der Betriebsprüfer fest, sondern jemand von einer ganz anderen Abteilung im Finanzamt. Damit bloß keine Befangenheit entstehen kann und der Prüfer mit dem Delinquenten vielleicht Mitleid empfindet und bei einer drohenden Strafe Milde walten lässt. Mit dem Prüfer über das Strafmaß zu verhandeln, ist also sinnlos. Aber die Hoffnung glimpflich davon zukommen, lebt bis zum Schluss.

Wenn aus Unwissenheit oder Fahrlässigkeit falsche Angaben gemacht wurden, etwa weil man sich beim Ausfüllen der Steuererklärung falsche Eintragungen gemacht hat, – unter Umständen steuerlich sogar zu den eigenen Ungunsten - muss nicht automatisch Nachzahlungen oder gar Strafen fürchten.

Betroffene können auch glimpflich davonkommen, selbst wenn die Finanz die eine oder andere Rechnung oder das abgesetzte Arbeitszimmer aufgrund einer anderen Rechtsmeinung nicht oder so nicht akzeptiert. Da zeigen sich Prüfer mitunter kulant und versuchen mitzuhelfen, die Schnitzer so auszumerzen, dass der Steuerakt nicht noch einmal komplett neu aufgerollt werden muss (sogenannte Wiederaufnahme) - sofern sich die Abweichungen in Grenzen halten.

Feuer am Dach ist allerdings, wenn sich herausstellt, dass man absichtlich oder fahrlässig Einnahmen am Fiskus vorbei zu schummeln versucht hat. Es kann es zu Nachzahlungen von Einkommens- oder Umsatzsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen kommen. Obendrein kann es auch noch eine Strafzahlung verhängt werden.