fynk: „Slack“ für das Vertragswesen

Vertragsmanagement ist wichtig, aber nichts, was im Tagesgeschäft Spaß macht. Digitale Helfer für das Vertragswesen gibt es en masse, meist sind die Lösungen für große Unternehmen gebaut, für KMU oft zu teuer oder zu komplex. So werden vielerorts noch immer fleißig Word-Dokumente im Kreis geschickt. 

Diese Erkenntnis hatten Dominik Hackl und Constantin Wintoniak bereits 2021. Da hatten die beiden ihr Start-up Prescreen bereits erfolgreich an Xing verkauft und eine To-Do-Liste mit Businessproblemen in der Lade, die nach einer Lösung schrien. „Wir hatten bei unserer ersten Gründung selbst das Problem, dass ich als einziger in der Geschäftsführung Verträge freigeben durfte“, erinnert sich Wintoniak, „das führte in bestimmten Situationen immer wieder zu Kapazitätsproblemen.“ Die neue Mission war gefunden: Ein Produkt für Vertragsmanagement zu entwickeln, „das leichtgewichtig und leistbar ist“, sagt der CEO und Mitgründer von fynk.

Die beiden holten sich Markus Presle an Bord und bauten bis Mitte 2023 einen Prototypen von fynk, der zwei Jahre später marktreif ist und bereits von über 300 Unternehmen, vornehmlich im DACH-Raum, verwendet wird. „Im Kern muss man sich fynk wie ,Slack‘ für das Vertragsmanagement vorstellen“, sagt Wintoniak. „Wir versuchen zwei Kernprobleme zu lösen: Ordnung ins Vertragsarchiv zu bringen und einen effizienten Workflow zu gewährleisten. Jeder Mitarbeitende soll Dokumente abarbeiten, erstellen und signieren können.“

Die Verträge werden – einmal eingespeist – zentral organisiert, die Anwender können sich die Prozesse mittels Vorlagen selbst gestalten. „Es gibt keine E-Mail-Schleifen mit Word-Dokumenten mehr. Die Verträge sind direkt auffindbar und standortunabhängig zu bearbeiten“, sagt Wintoniak. „Mit KI-gestützten Funktionen können Prozesse automatisiert oder Risiken erkannt werden. Das sind Funktionen, die es sonst nur in großen Lösungen gibt.“

Der Workflow ist verschlüsselt, DSGVO-konform, die Zugriffsrechte individuell konfigurierbar. Wichtiges Entscheidungskriterium sind heute Sicherheit und lokale Datenhaltung. „Woher die Technologie kommt, ist mittlerweile ein heißes Thema bei den Kunden,“ erzählt Wintoniak aus Kundengesprächen. „Die Haltung dazu hat sich definitiv verändert.“ Aus dem Grund macht fynk gerade eine ISO-Zertifzierung durch. „Das ist bei einem Unternehmen unserer Größe noch selten der Fall.“ 

Hinter fynk stehen verschiedene Cloud-Plattformen, die auf europäischen Instanzen laufen und mit künstlicher Intelligenz arbeiten. „Das Momentum, das wir jetzt haben, ist durch die KI getrieben,“ sagt Wintoniak. „Die Technologie kann strukturierte Texte, wie sie in einem Vertrag vorkommen, gut bearbeiten“. Fynk kann historische Vertragsbestände, etwa aus gängigen CRM-Systemen direkt übernehmen. „In einem Monat geht eine API live, mit der Kunden weitere Integrationen auch selbst bauen können.“

Anklang findet fynk in unterschiedlichsten Branchen: Wäscheproduzent Triumph verwendet das Produkt ebenso wie der 1. FC Köln. Gute Erfahrungen mit fynk macht auch die Firma Finmatics, wo die Lösung seit Dezember 2023 im Einsatz ist. Anna Minihold leitet die Rechtsabteilung bei dem KI-Buchhaltungsspezialisten: „Wir haben uns natürlich auch andere Lösungen angeschaut. Die Funktionalität, das einfache Handling und der Preis haben uns überzeugt. Der Workflow ist wirklich durchgängig und zentral organisiert.“ Die KI-Funktionen erleichtern im Tagesgeschäft einiges: „Die stellen etwa sicher, dass wir wichtige Fristen nicht verpassen“, so die Head of Legal. Minihold schätzt fynk mittlerweile auch als „Assistent“, wie sie sagt: „Die Rücklaufmeldungen bei einem Umlaufbeschluss kommen vieler schneller herein.“

Fynk für EPU ist kostenlos. Eine Essential-Lizenz für bis zu zehn Nutzer kostet 19 Euro pro Monat, die Business-Lizenz mit erweitertem Funktionsumfang 39 Euro pro Monat. Daneben gibt es individuelle Vereinbarungen.

Dank authentischer Kundenbewertungen wächst das Unternehmen mittlerweile „organisch sehr gut“, so Wintoniak. „Wir haben da wohl einen Nerv getroffen. Das Problem mit den Verträgen haben offenbar wirklich viele.“

In der Wachstumsphase ist das Start-up auch selbst: Das Team hat sich in den letzten zwölf Monaten auf 25 Personen verfünffacht, die Produktentwicklung und Marktbearbeitung ordentlich beschleunigen. Ermöglicht wurde das neben einer FFG-Förderung mit gleich zwei Kapitalrunden in 2024. 4,3 Millionen Euro gab es für das junge Unternehmen, u.a. von 3VC, 10x Founders, CoastCap Ventures, und einer Reihe namhafter Gründer und Investoren wie Hansi Hansmann. Die starke Performance fällt auch in der lokalen Start-up-Community auf: Beim trend-Start-up-Ranking 2025 schaffte fynk es als Neueinsteiger erstmals unter die Top 100, auf Platz 51.