Erste digitale GmbH gegründet – so läuft der virtuelle Notariatsakt ab

Erste digitale GmbH gegründet – so läuft der virtuelle Notariatsakt ab

Der Gang zum Notar wird durch das neue elektronische Gründungsgesetz nicht mehr notwendig. Die virtuelle Zusammenkunft reicht.

Anfang Oktober 2019 wurde in Österreich die erste digitale GmbH gegründet. Philipp Nierlich von der Kanzlei nhp notare, der die Online-GmbH-Gründung erstmals per Videokonferenz durchgeführt hat, erklärt welche technischen und rechtlichen Vorgaben dafür eingehalten werden müssen und wofür die neuen virtuellen Möglichkeiten noch nützlich sind.

Seit Anfang 2019 besteht die gesetzliche Voraussetzung eine GmbH digital zu gründen. „Aber erst jetzt hat die Kammer bekannt gegeben, welche technischen Voraussetzungen dafür nötig sind“, erläutert Philipp Nierlich, Notar bei nhp, der erklärt wie solche Online-Gründungen von Gesellschaften mit beschränkter Haftung ablaufen und worauf dabei zu achten ist.

Spezieller Identifizierungsprozess
Wer eine GmbH gründen möchte, muss nicht mehr persönlich zum Notar kommen, sondern ist mittels Videokonferenz mit diesem verbunden und kann sämtliche Schritte, die für die Gründung einer GmbH notwendig sind online setzen. Die angehenden Gründer müssen zuerst allerdings einen entsprechenden Identifizierungsprozess durchlaufen. Sie erhalten per Email eine Einladung sich per Videoident-Verfahren zu registrieren und ihre Identität über einen amtlichen Lichtbildausweis nachzuweisen.

Elektronischer Datenraum wird für die Gründung angelegt Der Notar erhält die entsprechenden Identifikationsdaten anschließend in einem elektronischen Datenraum, der eigens für die jeweilige GmbH-Gründung angelegt wird. Vom Datenraumanbieter wird, falls noch nicht vorhanden, auch gleich eine Handysignatur anlegt, die für den weiteren digitalen Gründungsprozess benötigt wird. Die anschließenden Gespräche zwischen Gründer und Notar finden via Videokonferenz im digitalen Datenraum statt. Der Gesellschaftsvertrag wird vom Notar per Videokonferenz verlesen und dann im Datenraum via Handysignatur unterfertigt.

Amtliche Signatur mit spezieller Karte
Der Notar leistet die amtliche Signatur mit einer speziellen Signaturkarte, die dieser in ein Kartenlesegerät steckt. Das Ergebnis der digitalen Gründung ist eine „genuin elektronische Urkunde“, diese ist damit in ihrer ursprünglichen Form digital vorhanden, ausdrucken und einscannen entfallen somit. Die signierten Dokumente werden digital an das Firmenbuchgericht übermittelt. Während des Gesprächs und während der Identifikation der Gründer darf die Internetverbindung jedoch nicht abbrechen.

Gründungsdokument bedarf eines Notariatsaktes
Voraussetzung für die Eintragung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung in das Firmenbuch ist der Abschluss eines schriftlichen Gesellschaftsvertrages. Bei Einpersonen-GmbHs ist dafür eine Errichtungserklärung erforderlich. Dieses Gründungsdokument der GmbH bedarf eines Notariatsaktes. Sinn und Zweck des Notariatsakts ist der Schutz der Gesellschafter durch die Beratungs- und Belehrungspflicht des Notars. Durch die Form der öffentlichen Urkunde wird aber auch die Allgemeinheit geschützt, da so Rechtssicherheit und Zuverlässigkeit des Geschäftsverkehrs gesichert werden. Die Identifikation der Parteien durch den Notar dient auch dazu Missbrauch in Form von Geldwäsche und Terrorfinanzierung zu verhindern.

Änderungen im Gesellschaftervertrag elektronisch möglich
Ein verpflichtender Notariatsakt gilt auch für Änderungen des Gesellschaftsvertrages vor Eintragung der Gesellschaft ins Firmenbuch (Nachtrag zum Gesellschaftsvertrag). Auch dieser Vorgang kann elektronisch vollzogen werden.


Schwierigkeiten bei konventioneller Gründung einer GmbH
Bisher ist es oft schwierig für die Gründung einer GmbH die erforderliche persönliche Anwesenheit aller Parteien vor dem Notar zu erzielen. Daher kommen bei der Gründung von Gesellschaften mit beschränkter Haftung häufig Vollmachten zum Einsatz. Doch auch da muss eine entsprechende Form eingehalten werden, wie Beglaubigungen, eventuell mit Apostille. Hinzu kommt, dass der Vollmachtgeber nicht persönlich vom Notar beraten werden kann.


Vollmachten per elektronischem Notariatsakt einfacher
Vollmachten für die Gründung von GmbHs bedürfen jedoch einer besonderen, für diese einzelne Geschäft ausgestellten beglaubigten Vollmacht, die an den Vertrag angeschlossen werden muss. Das ist oft eine Herausforderung für die Gründungsgesellschafter, etwa wenn die Vollmacht im Ausland beglaubigt unterfertigt wird und rechtzeitig an den beurkundenden Notar zu übermitteln ist. Gerade in solchen Fällen ist der elektronische Notariatsakt hilfreich.

Gesellschafterbeschlüsse und Anmeldung zum Firmenbuch ebenfalls elektronisch möglich
Auch an Unterschriftenbeglaubigungen, die in Zusammenhang mit der Gründung einer GmbH nötig sind, wie Musterfirmazeichung, Beschlüsse der Gesellschafter, Anmeldung zum Firmenbuch und Vollmachten können ebenfalls digital via sicherer Videoverbindung geleistet werden. Im Gründungsgesetz wird daher für solche Fälle die Beglaubigung einer händischen Unterschrift verlangt oder eine elektronischen Signatur. Es besteht auch die Möglichkeit, dass die Beurkundung der Echtheit der Unterschrift (oder der elektronischen Signatur) durch den Notar auch im Fall einer nicht anwesenden Partei erfolgen kann.

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