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Der Umgang mit Aufgaben ist entscheidend für effektives Zeitmanagement

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Die richtige Aufgabenplanung führt zu mehr Effizienz

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“It’s not enough to be busy; so are the ants. The question is; What are we busy about?” ist einer der bekanntesten Aussprüche von Henry David Thoreau und es sagt so viel Entscheidendes aus.

Dieser Beitrag beschreibt, dass beschäftigt zu sein ist nicht das wichtigste Kriterium für Erfolg ist. Viel wichtiger ist die Frage, womit wir beschäftigt sind. Wir alle wünschen uns mehr Zeit für die Dinge, die uns wichtig sind. Ein Grund mehr, um uns anzusehen, womit wir uns den ganzen Tag beschäftigen. Dazu nehmen wir unsere Aufgabenplanung gründlich unter die Lupe.

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Die richtigen Aufgaben definieren

Wir alle kennen das gute Gefühl, wenn wir am Ende des Tages viele Aufgaben von unserer Aufgabenliste streichen konnten. Wir verbuchen es als Erfolg und machen uns am nächsten Tag daran, die Liste weiterabzuarbeiten. An sich eine gute Sache, solange die Aufgaben zielgerichtet sind.

Bei der Analyse von Aufgabenliste finden sich allerdings meist jede Menge Aufgaben, die nicht auf unser Ziel einzahlen oder nicht effizient strukturiert sind. Diese Aufgaben fressen Zeit, die uns für wichtige Aufgaben fehlt. Keine dieser Aufgaben ist an sich unnötig. Die Frage ist nur, ob sie zum aktuellen Zeitpunkt sinnvoll ist und Ergebnisse liefert, die auf das Ziel einzahlen. Ansonsten sind sie nämlich nichts als Zeitvertreib.

Ein klassisches Beispiel ist ein aufwendiger Auftritt in einem sozialen Medium, auf dem sich Ihre Zielgruppe nicht bewegt. Auch wenn die Beiträge großartig sind, verfolgen Sie damit nicht Ihr Ziel.

Der erste Schritt für ein effektives Zeitmanagement ist also die Auswahl der richtigen Aufgaben. Dies gelingt durch eine klare Zieldefinition mit anschließender Maßnahmenplanung. Die Frage lautet: Welche Schritte müssen Sie tun, um dem Ziel näher zu kommen?

Daraus ergeben sich dann bereits einzelne Handlungsstränge, die in Aufgaben unterteilt werden können.

Aufgaben in Handlungsschritte unterteilen

Sobald der Weg Richtung Ziel klar ist, gilt es einzelne zielgerichtete Aufgaben zu formulieren und hier werden oft viele Schritte übersprungen. Wenn zum Beispiel ein Blog Ihnen mehr Sichtbarkeit verschafft, reicht es nicht das Wort „Blog“ in Ihre Aufgabenliste zu schreiben. Selbst wenn die Technik geklärt und schon vorbereitet ist, lauten die wahren Aufgaben: Themenrecherche, Text schreiben, Text Korrektur lesen, Bilder suchen, Artikel hochladen, Artikel teilen, SEO Optimierung, etc.

Das bedeutet zwar, dass die Planung der Aufgaben einmalig etwas Zeit in Anspruch nimmt, hat aber den Vorteil weder etwas wichtiges zu vergessen noch den Zeitaufwand falsch einzuschätzen.

Aufgaben klar formulieren

Die Aufgabe selbst besteht idealerweise aus einem Hauptwort und einem Zeitwort. Z.B.: Text für xy schreiben oder Blogbeitrag teilen. Denn vertauscht man bei den zwei Beispielen die Zeitwörter entstehen vollkommen neue Aufgaben. Je klarer Ihnen ist, was Sie zu tun haben, desto leichter starten Sie mit der Aufgabe.

Außerdem können Sie so die Dauer einer Aufgabe besser einschätzen und das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre (Wochen)planung hält.

Eine gute Aufgabenliste

Gute formulierte Aufgaben sind also die Basis für effektives Zeitmanagement. Doch wir sollten auch einen Blick auf die gesamte Liste werfen.

Wir alle kennen das Problem der vielen Aufgaben, die durch unseren Kopf schwirren und erledigt werden sollen. Selbst wenn sie klar formuliert sind, blockieren sie so wertvolle geistige Kapazitäten. Der erste Schritt für eine effiziente Abarbeitung der Aufgabenflut ist sie analog oder digital festzuhalten. Nur so erhalten Sie die geistigen Kapazitäten zurück, sie auch zu priorisieren.

Starten Sie also mit einer Liste oder mehreren Listen, aber am besten an einem einzigen Ort. Bei der Übertragung der Aufgaben wird oft schon klar, was sich vielleicht ergänzt, bereits fast fertig oder gar nicht so wichtig ist. Sie beurteilen und sortieren die Aufgaben bei diesem Prozess ganz automatisch.

Wie oben schon beschrieben geht es darum, ausschließlich handlungsorientierte Aufgaben in der Liste zu haben. Also unterteilen Sie große Aufgaben so lange, bis Sie alle Unteraufgaben samt geschätzter Zeitdauer notiert haben. Erst dann starten sie mit der Planung.

Aufgabenzeiten mit dem Kalender verbinden

Im letzten Schritt wird klar, warum wir die Aufgaben so genau definiert haben. Davon abgesehen, dass wir zu prokrastinieren beginnen, wenn wir nicht wissen, was wir genau zu tun haben, ist die Planbarkeit erst durch eine zeitliche Komponente gegeben.

Das erkennen wir, wenn wir versuchen eine Deadline für ein Ziel zu setzen oder rechnen, wie viel Zeit wir bis zu einer Projektdeadline einplanen müssen.

Die Umsetzung unserer Aufgaben lässt sich nur mit dem Kalender planen. Dafür gibt es zwei Zugänge:

  1. Die entsprechende Zeit für einzelne Aufgaben im Kalender blocken. Hier reicht es die einzelnen Arbeitszeiten der Unteraufgaben zu addieren, einen Puffer dazuzurechnen und einen Zeit-Block für die ganze oder größere Aufgabenteile freizuhalten.

  2. Sie blocken sich Zeiten für verschiedenen Projekte oder Arten von Aufgaben (z.B. Social Media) und arbeiten in der geplanten Zeit so viele Aufgaben aus dem entsprechenden Bereich ab, wie möglich. Der Rest wird dann im nächsten geplanten Zeitblock zu dem Thema erledigt.

In beiden Fällen wird klar, dass Aufgaben ohne Zeitangaben nicht planbar und mit einer terminisierten Zielerreichung vereinbar sind. Von einer Deadline ausgehend können wir nur eine bestimmte Anzahl von Projekten mit einer bestimmten Anzahl von Stundenaufwand abschließen.

So kommen wir zurück zum Ausgangspunkt. Es ist entscheidend, womit wir uns beschäftigen. Bevor Sie also blind in die Umsetzung stürzen, nehmen Sie sich lieber einen Moment Zeit, die Relevanz der einzelnen Aufgaben zu prüfen, dann ihren zeitlichen Aufwand zu berechnen und schließlich sinnvoll einzuplanen.

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Zeitmanagement: Arbeite smart, nicht hart

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