Lean Management: Was steckt hinter der Unternehmenskultur?

Lean Management – die japanische Organisationsphilosophie ist eine Leitidee moderner Unternehmensführung geworden.

Mit Elementen der New Work und des Agilen Arbeitens steigert sie die Effizienz in Produktion, Verwaltung und anderen Unternehmensbereichen.

New Work - Die Vor-und Nachteile der neuen Arbeitswelt, können Sie hier nachlesen.

Durch den Fokus auf Wertschöpfung ohne Verschwendung von Ressourcen, führt Lean Management zur Optimierung sämtlicher Arbeitsprozesse. Das schafft Wettbewerbsvorteile aber auch ökologische Verbesserungen.

Lean Management, zu Deutsch „schlankes Management“, umfasst verschiedene Bereiche der Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung von der Produktion bis hin zum Vertrieb.

Entlang der gesamten Wertschöpfungskette geht es darum, „Werte ohne Verschwendung“ zu schaffen. Im Zentrum steht die Idee „kontinuierlicher Optimierung“.

Unnötige Arbeitsschritte, Wartezeiten oder übermäßige Lagerbestände sollen eliminiert werden und so zur Steigerung der Produktivität beitragen.

Das Lean-Konzept stammt aus Japan und wurde maßgeblich vom Autohersteller Toyota entwickelt.

Die Strategie und das Erfolgsrezept des größten Autoherstellers der Welt, Toyota, finden Sie hier.

Weitere Infos zum Lean Konzept finden Sie hier.

Lean Management vereint Elemente japanischer Philosophie mit modernen Organisationsstrategien. Die folgenden Prinzipien kennzeichnen den Anspruch auf optimale Faktorauslastung und die Vermeidung jeglicher Art von Verschwendung.

Überall dort, wo Prozesse nicht geordnet stattfinden, besteht Verbesserungsbedarf. Redundanz, Überlast und Schwankungen sind Sand im Getriebe des Unternehmens und müssen durch Standardisierung reduziert werden. Arbeitsschritte müssen stabilisiert und uniformiert werden.

Das Flussprinzip besagt, dass Material ständig in Bewegung sein muss, um Wartezeiten und Lagerbestände zu reduzieren. Um diesen Prozess richtig steuern zu können, erfordert das Flussprinzip auch eine Optimierung des Informationsflusses.

Der Takt beschreibt das Tempo des Produktionsprozesses und wird vom Kunden vorgegeben. Unternehmen müssen ihre Prozesse so organisieren, dass sie entsprechend diesem Takt möglichst effizient produzieren können. Dabei ist es zentral, Engpässe aufzuspüren und zu beseitigen, denn diese bestimmen letztlich die Dauer der gesamten Produktion.

Das Pull-Prinzip besagt, dass nur produziert werden soll, was Kunden auch abnehmen. Der Impuls entsteht also am Ende der Produktionskette und erzeugt einen „Pull“ durch die gesamte Kette. Durch „business on demand“ soll Überproduktion vermieden und Lagerplatz gespart werden.

Als übergeordnetes Prinzip der Lean-Philosophie steht das Streben nach Perfektion. Im unternehmerischen Kontext bedeutet das die Verbindung von Effizienz und Effektivität. Jeder Arbeitsschritt, jeder Quadratmeter und alle Transportwege sollen so gestaltet sein, dass Ressourcen optimal genutzt werden.

Lean Management ist eine Organisationsphilosophie und verfügt daher nicht über ein starres Repertoire an Techniken und Regeln. Je nach Größe, Art und Ausrichtung eines Unternehmens sind andere Optimierungsstrategien geeignet. Es gibt allerdings einige zentrale Ideen, die für Lean Management charakteristisch sind:

Produkte und Dienstleistungen sollen erst auf Bestellung produziert und geliefert werden. Entlang der gesamten Fertigung soll in jedem Schritt nur so viel produziert werden, wie im folgenden Schritt gebraucht wird. Dadurch sollen Lagerbestände minimiert und unnötige Arbeitsschritte vermieden werden.

Selektieren (Seiri), Systematisieren (Seiton), Säuberung (Seiso), Standardisierung (Seiketsu), Selbstdisziplin (Shitsuke). Diese fünf Prinzipien entstammen der japanischen Arbeits- und Lebensphilosophie und gelten als wichtige Grundpfeiler der Lean-Arbeitsweise.

Dieser Kreislauf sorgt für kontinuierliche Evaluation und Verbesserung von Arbeitsschritten. Am Anfang steht ein detaillierter Entwurf (Plan). Dieser wird dann im zweiten Schritt ausprobiert (Do) und anschließend überprüft (Check). Im letzten Schritt geht es darum, die gewonnenen Erkenntnisse in neue Praktiken zu gießen und zu besseren Standards und effizienteren Prozessen zu gelangen (Act).

Eine graphische Darstellung des gesamten Wertschöpfungsprozesses schafft einen Überblick über den Material- und Informationsfluss. Der Wertstrom beinhaltet drei wichtige Kennzahlen: Den Kundentakt, die Prozesszeiten und die Durchlaufzeit. Die Kette von Rohstoffzulieferung bis hin zum Endverbraucher wird als Kontinuum begriffen und alle Arbeitsschritte graphisch ausgeschildert. So kann das Pull-Prinzip verwirklicht werden und nur so viel produziert werden, wie im nächsten Schritt gebraucht wird.

Entstammt ebenfalls der japanischen Lebensphilosophie und bedeutet „stetige Verbesserung“ oder „kontinuierliche Optimierung“. Probleme und Krisen sollen als Chance begriffen werden, um Verbesserungen umzusetzen. Alle Mitarbeiter:innen sind dazu angehalten, Ineffizienzen abzubauen und Fehlerquellen aufzuspüren. Perfektion ist das Ziel, auch wenn es nie erreicht werden kann.

Bedeutet „Karte“ oder „Tafel“ und beschreibt das Signalisieren und Koordinieren von Prozessen mittels Visualisierung. Wird Material von einem Zulieferer bestellt, kommt dieses mit einer sogenannten Kanban-Karte. Ist das Material aufgebraucht, geht diese Karte zurück an den Zulieferer, damit dieser mit der Produktion der neuen Charge beginnen kann. Es entsteht ein automatisierter Kreislauf ohne zentrale Steuerung. Das spart Personal und minimiert menschliche Fehler. Zudem gibt es keine unnötigen Reserven oder vermeidbare Wartezeiten.

Weitere Informationen zu den Lean Methoden finden Sie hier

Die Idee von Lean Management hat ihren Ursprung in der Unternehmensphilosophie des Toyota-Managers Taiichi Ohno.

In den 1950er Jahren revolutionierte er die Fertigungsprozesse des japanischen Autoherstellers und erfand das Toyota-Produktionssystem.

Dieses System integriert viele der oben beschriebenen Prinzipien und Methoden und brachte Toyota an die Spitze des globalen Automobilmarktes.

Lean Management ist also vor allem in der Produktion wichtig, aber auch andere Unternehmensbereiche haben „Lean“ erfolgreich integriert, etwa Verwaltung, Logistik oder Marketing.

Auch in der Verwaltung kommt es zu Verschwendung und Überlastung und somit zu Verbesserungsmöglichkeiten. Viele Lean-Methoden können auf die Administration umgemünzt werden, indem der Fokus vom Materialfluss auf den Informationsfluss gelegt wird. Auch hier ist es zentral, dass die einzelnen Elemente der Informationskette reibungslos ineinandergreifen und keine unnötigen Wartezeiten entstehen. Die Auslastung einzelner Mitarbeiter:innen der Verwaltung muss optimiert werden, damit es weder Unterforderung noch Überarbeitung gibt. Ordnung und Standardisierung sind zentral, denn Information kann schnell unübersichtlich werden. Durch effiziente Organisation kann das Finden bestimmter Informationen beschleunigt und Fehlerquellen reduziert werden. Auch die Kommunikation zwischen den verschiedenen administrativen Bereichen kann auf vielfältige Weise optimiert werden, damit es keine stundenlangen Besprechungen oder Missverständnisse gibt.

Bei der Lean-Logistik steht optimale Auslastung im Vordergrund. Ein Lieferwagen, der nur 50% seiner Kapazität transportiert ist ebenso ineffizient wie einer, der mit 150% seiner Kapazität beladen ist. Im ersten Fall werden Ressourcen unnötig verschwendet, während im Fall der Überlastung Verschleiß und Risiko zu hoch sind. „Just in Time“ ist die zentrale Aufgabe der Logistik im Lean-System. Lieferketten sollten so abgestimmt sein, dass immer genau die richtigen Teile und Materialien geliefert werden, ohne unnötig Lagerraum einzunehmen oder Wartezeiten entstehen zu lassen. Nur die optimale Nutzung der verfügbaren Mittel kann maximale Produktivität gewährleisten.

Auch das Marketing kann von Lean Methoden profitieren. Besonders der PDCA-Zyklus bringt hier Vorteile, denn er sorgt für einen ständigen Verbesserungsprozess der Marketing-Strategie. Eine Zielgruppe wird definiert und ein Konzept entwickelt. Nach einer ersten Durchführung des Plans werden die Ergebnisse evaluiert und das Marketing-Konzept wird gegebenenfalls rekalibriert. Die Idee des ständigen Lernens ist hier besonders wertvoll, da sich Marketing-Strategien konstant weiterentwickeln müssen.

Mehr zum Toyota Produktionssystem finden Sie hier.

Die Implementierung von Lean Management im eigenen Unternehmen erfolgt nicht nach einem vorgefertigten Rezept. Je nach Unternehmen sind verschiedene Methoden angebracht.

Es muss nicht gleich ein ganzes Paket an Maßnahmen eingeführt werden, einzelne Elemente können bereits wirksam sein.

Beispielsweise kann versucht werden, eine offenere Fehlerkultur zu etablieren, die es Mitarbeiter:innen erleichtert auf Missstände hinzuweisen und dadurch Verbesserungen anzustoßen.

Es kann versucht werden, in einzelnen Bereichen des Unternehmens verstärkt auf Standardisierung zu setzen, ohne gleich alle Prozesse in einen lückenlosen Prozess zu integrieren. Auf einen Schlag sämtliche Prinzipien und Methoden des Lean Management einzuführen ist sehr herausfordernd, denn sowohl Belegschaft als auch Unternehmensinfrastruktur sind dafür nicht gerüstet.

Wie bei allen Neuerungen im Rahmen der New Work und des Agilen Arbeitens ist es auch bei Lean Management zentral, dass die Führungsebene aktiv beteiligt ist und selbst Hand anlegt.

Es können nicht alle Prozesse auf unteren Ebenen standardisiert und rationalisiert werden, während die Chefetage von diesen Maßnahmen ausgeschlossen bleibt.

Es muss mit gutem Beispiel vorangegangen werden, denn die Methoden des Lean Management verlangen auch von den Mitarbeiter:innen Eigeninitiative und Selbstdisziplin.

Im Überblick:

• Einzelne Elemente können bereits wirksam sein

• Offene Fehlerkultur etablieren

• Standardisierung

• Führungsebene aktiv beteiligt

• Eigeninitiative

• Selbstdisziplin

Für eine tiefergehende Auseinandersetzung mit Lean Management: