Die Monatsplanung, eine unverzichtbare Zeitmanagement-Routine

Zu meiner Planungs-Routine gehört es, einmal am Tag den aktuellen Tag zu planen, mich einmal in der Woche hinzusetzen, um mir einen Überblick über die nächste Woche zu verschaffen und einmal im Monat auf den Monat zurückblicken und die Ziele und Arbeitsschwerpunkte für den nächsten Monat festzulegen. Tages-, Wochen- und Monats-Planung sind fixe Bestandteile meiner Planungs-Routine. Auf den ersten Blick mag das ziemlich aufwendig klingen und viel Zeit beanspruchen. Bei genauerer Betrachtung beansprucht diese Planungsroutine ungefähr 5 % bis 6 % meiner Arbeitszeit.

Der monatliche Rückblick und die Planung für den nächsten Monat ist der schwierigste Teil dieser Planungsroutine. Dies hängt damit zusammen, dass eine Routine, die nur einmal im Monat stattfindet, nur über einen längeren Zeitraum hinweg tatsächlich zu einer Routine werden kann. Sie werden am Anfang wahrscheinlich feststellen, dass es nicht so einfach ist, sich 45-60 Minuten konzentriert dieser Aufgabe zu widmen. Allzu leicht lassen wir uns ablenken. Wir checken unseren Mail-Account, nehmen einen Anruf an und schon sind wir aus dem Flow der Aufgabe. Schalten Sie Ihr Handy auf Flugmodus und nehmen Sie sich bewusst 45-60 Minuten Zeit. Ich habe mir auch angewöhnt, solche Tätigkeiten, die rund 1 Stunde beanspruchen, auch als kleine Achtsamkeitsübung zu betrachten. Schaffe ich es, 45-60 Minuten konzentriert bei einer Aufgabe zu bleiben? Wie vieles ist auch dies eine Frage der Übung. Ob Sie digital oder analog planen, hängt von Ihrem persönlichen Arbeitsstil ab. Wichtig ist, dass Sie die Planung und Ihre Erkenntnisse schriftlich festhalten.

Wir alle kennen das Phänomen, dass sich die Arbeit sehr oft auf die zur Verfügung stehende Zeit ausdehnt. Wenn ich mir für eine Aufgabe eine halbe Stunde vornehme, werde ich wahrscheinlich diese Aufgabe in 30-45 Minuten erledigen. Nehme ich mir 2 Stunden vor, werde ich wahrscheinlich für die gleiche Aufgabe zwischen eineinhalb und 2 Stunden brauchen. Natürlich kann ich nicht beliebig mit der Zeit jonglieren, aber eine realistische Einschätzung hilft dabei, sich in den einzelnen Aufgaben nicht zu verzetteln. Daher sind ein klarer zeitlicher Rahmen und der Aufbau einer Routine, damit sich der zeitliche Rahmen halten lässt, ein wesentlicher Bestandteil bei der Erledigung fast aller Aufgaben. Damit ich mit der Zeit für den Monatsrückblick und die Planung auskomme und mich beim Planen nicht verzettle, setze ich mir ganz klare zeitliche Limits für die einzelnen Planungsschritte. Ich teile eine Aufgabe, die ich in 45 Minuten erledigen will, in zwei bis drei Schritte ein.

Eine klare und immer gleiche Abfolge der Schritte hilft Ihnen, einen Workflow aufzubauen und dranzubleiben, ohne sich in der Aufgabe zu verlieren. Je öfter Sie den Monatsrückblick und die Vorschau erledigen, desto routinierter werden Sie. Ihr zeitliches Investment und das konsequente Dranbleiben werden sich lohnen, weil Sie damit Ihre Ziele mit Ihrer Wochenplanung verknüpfen und sich dabei selber besser kennenlernen.

Eine Routine besteht in einer fixen Abfolge von Arbeitsschritten, die sich für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe bewährt haben. Für die Monatsplanung haben sich drei Schritte bewährt:

• Schritt 1: Rückblick und Reflexion

• Schritt 2: Ziele-Check

• Schritt 3: Monatsplanung

Der Rückblick dient der Psychohygiene. Wir tendieren dazu, sehr kritisch mit uns zu sein. Unser Gehirn neigt dazu, Negatives wie ein Schwamm aufzusaugen und Positives rinnt wie Wasser durch ein Nudelsieb. Der Rückblick lässt uns achtsamer werden. Wann immer ich bewusst zurückblicke, auf meinen Kalender schaue und mir einen Überblick über die erledigten Aufgaben verschaffe, stelle ich fest, dass ich mehr weitergebracht habe, als ich in Erinnerung habe. Der Rückblick hilft mir auch, Erfolge bewusst zu verankern und kurz darüber nachzudenken, was die wesentlichen Rahmenbedingungen dafür waren. So lerne ich und kann meine Planung Monat für Monat optimieren.

Als Tool bietet sich dafür das Stimmungsbarometer an, das mir hilft, einen qualitativen Blick auf die 5 wichtigsten Lebensbereiche, Arbeit, Beziehung, Freizeit, Bildung und Gesundheit zu richten.

In diesem Schritt geht es um Fortschritte in den fünf wesentlichen Lebensbereichen: Arbeit, Beziehung, Freizeit, Bildung und Gesundheit. Wenn Sie den Monatsrückblick und die Vorschau zum ersten Mal machen, können Sie diesen Schritt überspringen und gleich in die Planung der Ziele und Arbeitsschwerpunkte für den nächsten Monat gehen. Diese Planung der Ziele und Arbeitsschwerpunkte ist dann die Basis für Ihren Ziele-Check im nächsten Monat.

Fragen Sie sich, wie Sie in jedem dieser Bereiche im vergangenen Monat vorangekommen sind. Haben Sie Ihre beruflichen Ziele erreicht? Wie steht es um die Pflege Ihrer Beziehungen? Gab es genug Zeit für Entspannung und Freizeitaktivitäten? Wie haben Sie in Ihrer persönlichen Bildung und Gesundheit Fortschritte erzielt?

Dieser umfassende Blick hilft Ihnen, ein ausgeglichenes Leben zu führen und sicherzustellen, dass kein wichtiger Bereich vernachlässigt wird.

Bei der Planung für den nächsten Monat konzentrieren Sie sich wieder auf die fünf Lebensbereiche. Setzen Sie sich Ziele, die Ihre Arbeit, Beziehungen, Freizeit, Bildung und Gesundheit fördern. Vielleicht möchten Sie ein neues Projekt bei der Arbeit starten, regelmäßige Treffen mit Freunden planen, Zeit für ein neues Hobby finden, einen Bildungskurs belegen oder einen Gesundheitsplan erstellen. Meine Erfahrung beim Zielsetzen, weniger ist mehr. Sie müssen nicht zwingend für alle Lebensbereiche jedes Monat ein neues Ziel setzen. Indem Sie Ziele in diesen Bereichen setzen, schaffen Sie eine harmonische Balance, die Ihnen dabei hilft, sowohl beruflich als auch persönlich zu wachsen.

Damit Ihre Ziele nicht nur vage Vorsätze bleiben, überlegen Sie sich für jedes der Ziele die konkrete nächste Aufgabe, die in Ihrer Wochenplanung einfließen kann.

Für die Planung gilt das Motto „Better done than Perfect“. Ein Monat ist ein langer Zeitraum. Es geht nicht darum, detailliert zu planen, sondern darum, die Leitplanken für den nächsten Monat festzulegen und die grobe Ausrichtung zu bestimmen. Ein grober Plan ist besser als gar kein Plan. Die Detailplanung erfolgt dann bei der Planung Ihrer Woche und Ihrer Tage. Der Monatsplan ist die Hintergrundfolie für diese Planung. Wenn Sie sich einmal im Monat 1 Stunde Zeit dafür nehmen, werden Sie zielgerichteter arbeiten und sich weniger von den Ereignissen des Tages treiben lassen.

So wird dieses Zeitmanagement-Tool zu einem fixen Bestandteil Ihrer persönlichen Entwicklung in allen Lebensbereichen. Feiern Sie Ihre Fortschritte in Arbeit, Beziehung, Freizeit, Bildung und Gesundheit. Jeder kleine Schritt in diesen Bereichen ist ein Schritt zu einem ausgeglicheneren und zufriedeneren Leben.