Neue Whistleblowing-Regeln: Wozu Firmen jetzt verpflichtet sind

Unternehmen und Behörden müssen ab dem 17. Dezember 2021 ein Meldesystem installiert haben, das für interne und externe Hinweisgeber zugänglich ist. So verlangt es die Whistelblowing-Richtlinie der EU. Whistleblowern soll ab diesem Zeitpunkt die Möglichkeit gegeben werden, auf Missstände in Unternehmen und öffentlichen Instituten hinzuweisen. Die Juristen der D.A.S. Rechtsschutz AG erklären, wozu Unternehmen nun verpflichtet sind.

Thema: Rechtstipps
Neue Whistleblowing-Regeln: Wozu Firmen jetzt verpflichtet sind

Große Firmen müssen ein Meldesystem aufbauen, das es Mitarbeitern und Dritten ermöglicht, anonym Missstände im Unternehmen zu melden.

Österreich ist ab dem 17. Dezember 2021 verpflichtet die Whistleblower-Richtlinie der EU zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, umzusetzen. Die Richtlinie soll Personen Schutz gewähren, die auf Missstände im eigenen Umfeld aufmerksam machen und diese melden. Das betrifft vor allem Arbeitnehmer, Selbstständige, bereits ausgeschiedene Arbeitnehmer und Praktikanten.

Öffentliche Stellen und private Arbeitgeber (ab 250 Mitarbeitern und mehr) sind ab 17. Dezember verpflichtet, ein System zu implementieren, das Whistleblowing ermöglicht. Dasselbe gilt für juristische Personen mit 50 bis 249 Arbeitnehmern. Die konkrete juristische Ausgestaltung eines solchen Meldesystems, in dem auch Ausnahmen und Einschlüsse enthalten sein werden, ist in Österreich bis dato aber noch offen.


Die Richtlinie verlangt ein

dreistufiges Meldesystem:


1. Interne Meldekanäle: Interne und externe Hinweisgeber/Whistleblower müssen die Möglichkeit bekommen, mündlich oder schriftlich (online, postalisch etc.) Meldung zu erstatten.
2. Externe Meldekanäle (an Behörden): Hinweisgeber können zuerst intern Meldung erstatten oder ihre Informationen extern weitergeben. Für die Einrichtung eines externen Meldeprozesses gelten dieselben Vorgaben wie für den internen Prozess. Welche Behörden das konkret sein werden, muss in Österreich noch festgelegt werden. Infrage kommen die Datenschutzbehörde, die Volksanwaltschaft, die Finanzmarktaufsicht, die Wirtschafts- und Korruptionsstaatsanwaltschaft (WKStA) oder eine neue Behörde bzw. Ombudsstelle.
3. Die Möglichkeit der Offenlegung: Wenn das interne und das externe Meldesystem nicht funktionieren oder es einen Grund für den Hinweisgeber gibt, davon auszugehen, dass ein Verstoß das öffentliche Interesse unmittelbar oder offenkundig gefährden kann, dürfen die Informationen auch öffentlich zugänglich gemacht werden. Der Whistleblower kann direkt an die Medien gehen respektive diese darüber informieren.


Regeln, welche Verstöße gemeldet werden sollen
Inhaltlich ist der Hinweisgeber lediglich an eine Liste von EU-Rechtsakten gebunden. Das sind beispielsweise Verstöße, die das öffentliche Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, Produktsicherheit, Umweltschutz oder öffentliche Gesundheit betreffen. Es muss aber auch von den Unternehmen klar kommuniziert werden, was nicht zu melden ist. Auch das Erheben nicht relevanter Daten ist zu verhindern. Dazu zählen etwa kleinere Verfehlungen, wie Zuspätkommen einzelner Mitarbeiter.

Mitspracherecht des Betriebsrats
Beim Einrichten des Meldekanals hat der Betriebsrat ein Recht mitzuwirken, was entweder den Abschluss einer Betriebsvereinbarung notwendig macht, oder es ist die Zustimmung jedes einzelnen Dienstnehmers vonnöten.

Diese Mindeststandards müssen interne Meldekanäle aufweisen:


- Das interne Meldesystem muss den Arbeitnehmern und kann aber auch freiwillig Dritten wie Geschäftspartnern oder Kunden zur Verfügung stehen.
- Das Unternehmen kann die Art bzw. Form der Hinweisweitergabe wählen. So zum Beispiel schriftlich, über eine Onlineplattform und/oder mündlich per Telefon oder sogar im Rahmen eines persönlichen Treffens.
- Eine unparteiische Person oder Abteilung, die für Folgemaßnahmen nach der Meldung zuständig ist, muss benannt werden.
- Der Meldekanal muss sicher sein, die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter (erwähnt in der Meldung) muss sichergestellt sein. Unbefugte Mitarbeiter dürfen keinen Zugriff auf die Meldung haben.
- Spätestens sieben Tage nachdem die Meldung eingegangen ist, muss der Whistleblower eine Bestätigung darüber erhalten. Wird der Eingang in dieser Frist nicht bestätigt, muss spätestens nach drei Monaten eine Rückmeldung über Untersuchungen und Folgemaßnahmen erfolgen.
- Es müssen klare und leicht zugängliche Informationen über die Verfahren für externe Meldungen kommuniziert werden.
- Der Gesetzgeber kann Unternehmen auch dazu verpflichten, anonyme Meldungen zu akzeptieren. Der Schutz der EU-Richtlinie ist dann auch für anonyme Whistleblower anzuwenden, falls diese identifiziert werden.

Wie sich Unternehmen vorbereiten sollten
Unternehmen sollten, um sich auf die Umsetzung der Richtlinie vorzubereiten, zunächst überlegen, welches Hinweisgebersystem sie nutzen möchten und wo dieses organisatorisch am besten angesiedelt werden sollte, etwa beim Vorstand oder der Geschäftsführung, beim Compliance Officer oder in der Rechtsabteilung. Zudem sollten die Mitarbeiter diesbezüglich informiert und geschult werden.

Beweislastumkehr vorgesehen
Es ist essenziell, dass der Whistleblower an seinem Arbeitsplatz vor Erpressung, Entlassung, Gehaltsminderung oder anderen Vergeltungsmaßnahmen geschützt ist. Die Richtlinie sieht dazu eine Beweislastumkehr vor. Sollte der Hinweisgeber also etwaige Nachteile erleiden, dann liegt es am Arbeitgeber zu beweisen, dass diese „in keiner Weise mit der erfolgten Meldung oder Offenlegung in Verbindung stehen.“


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Über die D.A.S. Rechtsschutz AG:
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Seit 1928 steht die internationale D.A.S. für Kompetenz und Leistungsstärke im Rechtsschutz. Heute agieren D.A.S. Gesellschaften in mehr als 10 Ländern weltweit. Sie sind die Spezialisten für Rechtsschutz der ERGO Group AG. Die D.A.S. Rechtsschutz AG agiert seit 2014 als Muttergesellschaft der D.A.S. Tschechien.

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