Inkasso: Die 10 besten Tipps für das Schulden eintreiben

Firmen, darunter auch viele Klein- und Mittelbetriebe müssen oft kleinen Beträgen monatelang hinterher rennen. Doch Inkasso-Spezialisten, die Profis im Geldeintreiben, können das besser, wirkungsvoller und sparen Zeit und Geld. Welche nützlichen Dienste Inkasso-Services leisten und wo man sich hinwenden kann.

Inkasso: Die 10 besten Tipps für das Schulden eintreiben

Nach der dritten Mahnung hatte es Jörg S. satt. Der Grafiker hatte für ein neues Produkt einer Firma ein Logo kreiert – zur vereinbarten Zeit und zur vollsten Zufriedenheit des Auftraggebers. Nur zahlen wollte dieser die dafür in Rechnung gestellten 225 Euro nicht. Selbst ein halbes Jahr nach der dritten Mahnung machte die Firma taube Ohren. Der Grafiker wandte sich daher an das D.A.S. RechtsService Inkasso. Eine Mitarbeiterin des D.A.S. RechtsService Inkasso verfasste daraufhin im Rahmen der D.A.S. Direkthilfe®, in Absprache mit S., ein Mahnschreiben an den säumigen Kunden. Darin fordert diese Günther U. auf, den offenen Betrag binnen zehn Tagen auf das Konto des D.A.S. Kunden zu überweisen. Andernfalls würden weitere Kosten anfallen, die Günther U. zusätzlich zu zahlen hätte. Nur kurze Zeit später war der offene Betrag vollständig auf dem Konto des Grafikers eingelangt.

Die Mühen vergleichsweise geringe Summen von Kunden einzutreiben, gehört bei vielen Firmen zum täglichen Geschäftsalltag. Die meisten Forderungen von KMUs, liegen im Schnitt zwischen 2.000 und 2.500 Euro (Businesskunden). Bei Privatkunden sind die Beträge geringer und belaufen sich auf 300 bis 400 Euro.

Doch in vielen Unternehmen mangelt es am professionellen Forderungsmanagement. Johannes Eibl, Geschäftsführer der KSV1870 Forderungsmanagement GmbH, gibt dazu nützliche Tipps.
Wie Unternehmen am raschesten zu ihren Forderungen kommen:

1. Rechnung zeitnahe stellen. „Manche Unternehmen stellen die Rechnung erst vier bis sechs Wochen nachdem der Auftrag erfüllt wurde. Das ist eine zu lange Zeitspanne“, warnt Eibl. „Je später man die Rechnungen stellt und je später man diese bei Säumigkeit einfordert, umso geringer die Wahrscheinlichkeit, das Geld rasch oder überhaupt wiederzusehen“, so Eibl.
2. Kurzer Mahn-Rhythmus. Am besten Sie versenden die Rechnung sofort nachdem der Auftrag erfüllt worden ist. Ist der Betrag nach einer Woche nicht am Konto, wenn nötig, wöchentlich bis spätestens im 10-Tages-Rhythmus mahnen. Die Mehrheit der KMUs geht laut dem KSV1870 Experten nicht nach diesem Mahnrhythmus vor. Zwei Drittel der KMUs mahnen alle 14 Tage, ein Viertel von ihnen überhaupt nur einmal im Monat.
3. Wie Sie Mahnschreiben verfassen sollten. Schreiben Sie nicht drauf: Erste Mahnung. Dann weiß der Schuldner, dass es noch zwei Mahnungen geben wird und er lässt sich erst recht Zeit. Das Wording im Mahnwesen ist laut Eibl entscheidend.
4. So mahnen Sie effizient. Besser statt „ Erste Mahnung“ gleich mit den Worten „Letzte Erinnerung“ beginnen. Die zweite Mahnung sollte man mit dem Betreff „Letzte Mahnung“ versehen. Ebenfalls unmissverständlich und hilfreich ist der Satz: „Ansonsten folgt die Übergabe an ein Inkassoservice.“
5. Telefonat sinnvoll. Der Inkasso-Spezialist empfiehlt auch ein Telefonat mit dem Schuldner. „Darin kann man viel klären“.
6. Mahnphase kurz halten. Die Phase, in der versucht wird das Geld einzutreiben, soll laut dem Experten höchstens vier bis acht Wochen dauern.
7. Schuldanerkenntnis einholen. Kann oder will ein Schuldner nicht zahlen, empfiehlt sich, mit diesem ein Schuldanerkenntnis aufzusetzen, das folgenden Inhalt haben könnte: „Ich (Schuldner) bestätige, dass der Auftrag erfüllt wurde und die dafür vereinbarte Rechnung noch offen ist.“ Ein konkreter Text sollte mit einem Anwalt ausformuliert werden. Dieses Schuldeingeständnis kommt einem Anerkenntnis gleich, das vor Gericht gegebenenfalls nicht bestritten werden kann.
8. Ratenzahlung vereinbaren. Ist es dem Schuldner nicht möglich, den Gesamtbetrag zu bezahlen, dann kann eine Ratenzahlung vereinbart werden. Diese kann entweder selbst überwacht werden oder ein Inkasso-Service übernimmt diese Aufgabe.
9. Inkasso-Service einschalten. Generell gilt: Wer sich den Aufwand des Mahnens ersparen will, kann zu jedem Zeitpunkt, ab dem der Kunden zur ersten vereinbarten Zahlung der ausstehenden Summe nicht bereit ist, ein Inkasso-Service beauftragen.
10. Wann der Weg zum Gericht ratsam ist. Bevor Sie diesen Schritt setzen, prüfen Sie die Unterlagen mit Ihrem Anwalt und vergessen Sie nicht die Bonität des Schuldners zu prüfen.

Das Beste am klassischen Inkasso-Service: Der Schuldner hat nach dem Verzugsschadensprinzip für den angefallenen Betreibungsaufwand geradezustehen. Daher gehen die entstandenen Kosten, sofern sie angemessen und zweckentsprechend sind, zu Lasten des Schuldners. Für den bis zur Zahlung entstehenden Betreibungsaufwand geht das Inkasso-Service üblicherweise in Vorleistung. Der Gläubiger hat nur dann ein Kostenrisiko, wenn der Schuldner den Betreibungsaufwand nicht bezahlen kann. Bei einer Rechtsschutzversicherung mit Inkasso-Service ist dieser Aufwand ohnehin bereits inkludiert.

Bei einer Rechtsschutz-Versicherung können Firmenkunden auch den Inkasso-Rechtsschutz einschließen. Der D.A.S. Inkasso-Rechtsschutz beispielsweise inkludiert Services wie Inkasso-Beratung, Hilfe bei außergerichtlichen Eintreibungen offener Forderungen, Kostenübernahme bei Inkasso-Abwicklungen vor Gericht, Übernahme der Kosten für fünf Exekutionsversuche, Check des Web-Impressums auf seine Richtigkeit.

Was bei einem Gang vor das Gericht zu beachten ist

80 Prozent der Forderungen werden außergerichtlich gelöst. Von den verbleibenden 20 Prozent sind im Schnitt 40 Prozent gerichtlich vorerst uneinbringlich. In diesen Fällen muss der Gläubiger die Kosten für Gericht, Anwalt und Inkasso-Service letztlich selbst übernehmen – sofern auch zu einem späteren Zeitpunkt nicht gezahlt werden kann. Hat man eine Inkasso-Rechtsschutzversicherung abgeschlossen, muss man auch dafür nicht aufkommen. Sinnvoll ist es jedenfalls, vor einer Klage nicht nur die Sachlage mit dem Anwalt zu prüfen, sondern auch die Bonität des Schuldners in Betracht zu ziehen.

Was ein Anwalt im Schnitt kostet

Die Kosten für den Anwalt und die Gerichtsgebühren für Forderungen in der Höhe von beispielsweise 2.000 Euro betragen, sofern man keine Rechtsschutzversicherung hat, laut Berechnungen des KSV1870 bei einem einfachen Verfahren mit nur einer kurzen Tagsatzung rund 600 Euro.

Wann die Schuldeneintreiber wieder anklopfen

Doch selbst wenn der Kunde nach mehreren Mahnungen, den intensiven Bemühungen von Inkasso-Spezialisten und dem erfolglosen Versuch die Forderung via Gericht einzutreiben, nicht zahlen kann, besteht noch Hoffnung, das Geld wiederzusehen. KSV1870 Forderungsmanagement-Chef Eibl: „Nach vier bis fünf Jahren versuchen wir wieder betitelte Forderungen einzutreiben. In dieser Zeit haben viele Schuldner wieder finanziell Oberwasser. Vorher hat es nach unserer Erfahrung keinen Sinn.“ Diese Nachbehandlung nennt sich in der Fachsprache Dubioseninkasso.

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