ownCloud: Cloud-Collaboration über eigene Server

Die Open-Source-Software ownCloud bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Collaboration, Speicherung und Synchronisation von Daten, und zwar alles von unternehmenseigenen Servern aus.

Thema: Business Tools: Collaboration Lösungen
ownCloud - eine Collaboration-Lösung, bei der Unternehmen die volle Hoheit über ihre eigenen Daten behalten.

ownCloud - eine Collaboration-Lösung, bei der Unternehmen die volle Hoheit über ihre eigenen Daten behalten.

ARTIKEL-INHALT


Die Cloud am eigenen Server

Am Markt gibt es zahlreiche Anbieter von Collaboration-Lösungen für die Zusammenarbeit von hybriden Teams. Sie alle sind Cloud-Lösungen und die meisten davon zeichnen sich dadurch aus, dass Ihre Daten auf den Servern von Dritten, zumeist im Ausland gelegen, gespeichert werden. Dadurch kann ein einwandfreier Datenschutz nicht immer garantiert werden. Anders bei ownCloud. Die Open-Source-Software bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur Collaboration, Speicherung und Synchronisation von Daten, und zwar alles von Ihren unternehmenseigenen Servern aus.

Das ist für viele Unternehmen ein schlagendes Argument, denn so wichtig es auch ist, Hybrid-Work-Lösungen anzubieten, die den zeit- und ortsabhängigen Zugang zu Dateien und Dokumenten geben: Mindestens ebenso wichtig ist der Schutz von sensiblen Unternehmensdaten vor Verlust oder unerlaubtem Zugriff. Mehr als 100 Millionen Nutzer weltweit nutzen ownCloud bereits als Alternative zu Public Clouds – und entscheiden sich damit für mehr digitale Souveränität, Sicherheit und Datenschutz.


Zentrale Funktionen von ownCloud

Die kommerzielle ownCloud-Lizenz bietet zahlreiche Funktionen, die bei Bedarf auf individuelle Bedürfnisse zugeschnitten werden können. Hier ein Überblick über die zentralen Funktionalitäten:

Kollaborative Nutzung von Dokumenten und Kalendern

Mit einem Virtual-File-System und interner Datenfreigabe erlaubt der Onlinedienst Ihren Mitarbeitern die nahtlose Zusammenarbeit und das gemeinsame Bearbeiten von Dateien. Dazu stellt ownCloud einen integrierten Editor bereit, der sowohl Word Dateien als auch Google Docs erkennt. Sollte es einmal erforderlich sein, Dateien mit externen Kontakten zu teilen, ist die Vergabe von individuellen Zugriffsrechten problemlos möglich. Einmal in der Cloud abgelegt, können Ordner und Dokumente über sämtliche angemeldete Geräte verwaltet und bearbeitet werden. Für eine angenehme Nutzung gibt es jeweils eine App für Android und eine iOS-App sowie eine Web und eine Desktop-App.

Aktivitätenstream zur Änderungsnachverfolgung

Eine weitere praktische Funktion, die sich vor allem in der Collaboration mit anderen Team-Mitgliedern auszahlt, ist der Aktivitätenstream von ownCloud. Er erlaubt es, in einem Ereignisprotokoll nachzuverfolgen, wenn Dateien geändert, hochgeladen oder gelöscht wurden.

Synchronisation von Daten auf Desktop und Mobilgeräten

Sämtliche Daten werden auf allen Geräten und in Echtzeit synchronisiert, sodass Sie immer auf die aktuellste Version von Dokumenten zugreifen können. Die Synchronisation erstreckt sich dabei auch auf Kontakte, Adressen, Aufgabenlisten sowie den integrierten Kalender, in dem Sie Termine als privat, vertraulich oder öffentlich markieren können.

Rechte- und Gruppenmanagement

Unterschiedliche Teams oder Nutzer benötigen oftmals individuelle Zugriffsrechte auf Ordner und Dateien. OwnCloud ermöglicht die gezielte Freigabe von Dateien sowie Nutzungsmodi. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass bestimmte Gruppen Dateien entweder nur lesen oder aber auch bearbeiten, löschen oder teilen können.

Geschützte Unternehmensdaten dank Verschlüsselung, Virenscanner und Wiederherstellung

Sie haben zu jeder Zeit volle Kontrolle über Zugriffsrechte auf Ihre Dateien und Ordner. Für erhöhte Sicherheit ermöglicht es ownCloud, Dateien nach dem Hochladen in die Cloud zu verschlüsseln und mit Passwort zu sichern. So können Sie besonders sensible Bereiche vor unerwünschter Aufmerksamkeit absichern.

Ebenso gibt es die Möglichkeit, geteilten Links ein festes Datum zuzuordnen, an dem sie verfallen. Damit stellen Sie sicher, dass nicht weit über den vorgesehenen Zeitraum hinaus Zugriff auf Ihre Dokumente möglich ist. Neben der Verschlüsselung ist die Cloud mit einem integrierten Virenscanner ausgestattet. Sobald Sie Dateien hochgeladen haben, werden sie automatisch auf Viren gescannt und gegebenenfalls gesperrt. Sollten Sie einmal Dateien aus Versehen löschen, kann die ownCloud sie problemlos wiederherstellen.

Eine Cloud auf dem eigenen Unternehmensserver

Für besseren Datenschutz und die Erfüllung unternehmenseigener Compliance-Anforderungen wird die Cloud-Anwendung in Ihrem hauseigenen Datenzentrum abgelegt und nicht auf den Servern von externen Dritten. Dadurch haben Unternehmen jederzeit Kontrolle über den Zugriff auf Ihre Cloud. OwnCloud ermöglicht darüber hinaus die Zusammenarbeit mit anderen Cloud-Anbietern für eine hybride Cloud.

Zusätzliche Funktionen je nach Bedarf

Neben diesen Standard-Funktionalitäten können mit der Enterprise-Lizenz zusätzliche Anwendungen hinzugefügt werden. Beispielsweise unterstützt ownCloud das Workflow-Management sowie die Volltextsuche, damit Sie nicht lange nach der benötigten Datei suchen müssen. Darüber hinaus können Unternehmen die Oberfläche der Cloud in ihrem eigenen Branding gestalten.


Einsatzbereiche von ownCloud

Das Angebot ist flexibel skalierbar und eignet sich in der ownCloud Online Variante sowohl für Ein-Personen-Unternehmen und kleine Teams oder Organisationen. Dadurch profitieren bereits Selbstständige, Startups oder Familienbetriebe von dem Cloud-Anbieter, ohne Unsummen für den Dienst ausgeben zu müssen.

Größere Unternehmen, bis hin zu großen (25 bis zu 2500+ Nutzer) können dagegen die erweiterten Funktionen und den ownCloud-Support nutzen. Alle Nutzergruppen haben dabei die Auswahl zwischen Cloud-Hosting auf eigenen Servern oder ownCloud Online. Bei letzterer Variante lagern die Dateien auf einem vom Anbieter gehosteten Server in Deutschland.

Wie können Unternehmen die ownCloud nutzen?

In der Basis-Version ist die Open-Source-Software von ownCloud kostenlos, Unternehmen benötigen dagegen die kostenpflichtige Enterprise-Version. Diese Lösung mit jährlicher Vertragsbindung stellt Ihnen Desktop- und mobile Apps zur Verfügung, erlaubt bei Bedarf unternehmenseigenes Branding für Apps und garantiert E-Mail- und Telefon-Support innerhalb von maximal zwei Stunden.


Voraussetzungen für die Verwendung

Der Onlinedienst benötigt in der Unternehmens-Lizenz eine feste IP-Adresse, um die ständige Erreichbarkeit der Cloud zu garantieren. Davon abgesehen kann die Cloud sowohl auf macOS, Windows und Linux sowie Android und iOS mit den dafür vorgesehenen Apps genutzt werden.

Folgende Systemvoraussetzungen gibt der Anbieter für Server und Datenbanken vor, um den Cloud-Dienst reibungslos nutzen zu können:

  • Betriebssystem: Ubuntu 16.04 und 18.04, Debian 8/9, SUSE Linux Enterprise Server 12 (SP4) und 15, Red Hat Enterprise Linux/CentOS 7.5 und 8 (nur 64-Bit)
  • Datenbank: MySQL 8+, MariaDB 10+, Oracle 11 und 12, PostgreSQL 9 und 10, SQLite
  • Webserver: Apache 2.4 (mit prefork-MPM-Modul und mod_php)
  • Skriptsprache: PHP 7.1+

Übersicht: Versionen, Funktionen und Kosten

Der Onlinedienst bietet sowohl eine Community-Lizenz für die private Nutzung sowie eine Enterprise-Lizenz für Unternehmen an. Die wichtigsten Funktionalitäten im Vergleich:

Funktionen/Version online für Single User online für Teams Enterprise
Nutzer 1-4 ab 5 ab 25
Im eigenen Rechenzentrum ja ja ja
Speicher 500 GB ab 1.000 GB individuell
Dateisynchronisierung ja ja ja
Desktop- und mobile Apps ja ja ja
Apps mit Pro-Funktionen nein nein ja
Kundensupport nein ja ja
Unternehmenseigenes Branding nein nein ja
Jährliche Vertragsbindung nein nein ja
Kosten ab 15 € pro Nutzer und Monat ab 13 € pro Nutzer und Monat ab 12 € pro Nutzer und Monat

Die monatlichen Kosten variieren je nach Größe der Teams und zusätzlichen Funktionen, die ein Unternehmen unter Umständen benötigt. Abos sind bei jährlicher Zahlung günstiger als bei monatlicher Zahlung. Die Details zur Preisgestaltung und zum Lösungsumfang finden Sie unter owncloud.com/de/preise bzw. owncloud.online/pricing.


Fazit: ownCloud für Unternehmen

Das Angebot von ownCloud ist für Unternehmen verschiedenster Größen geeignet. ownCloud online für kleinere Organisationen und Privatanwender, die Enterprise-Version für Firmen ab einer Mindestgröße von 25 Nutzern geeignet. Durch die Option, die Cloud auf unternehmenseigenen Servern zu hosten, können Sie Ihre Datensicherheit sowie die Einhaltung von Compliance-Regeln jederzeit selbstständig kontrollieren.

Dank der Open-Source-Software können Unternehmen darüber hinaus den Quellcode überprüfen, um weitere etwaige Sicherheitsbedenken auszuschließen. Die Enterprise-Lizenz bietet eine Vielzahl an praktischen Funktionen zur Collaboration von Teams, die je nach Bedarf erweitert werden können. Sollte einmal ein Problem auftreten, unterstützt der schnelle Kundensupport innerhalb kurzer Zeit. Da die Preisgestaltung davon abhängig ist, wie viele Nutzer letztlich Zugriff auf die Cloud bekommen sollen und welche Funktionen benötigt werden, sind die monatlichen Kosten erst in Rücksprache mit dem ownCloud-Vertrieb final abschätzbar. Alles in allem bietet ownCloud für Unternehmen eine praktische Produktivitätslösung auf Basis des deutschen Datenschutzes.

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