ownCloud: Cloud-Collaboration über eigene Server

Am Markt gibt es zahlreiche Anbieter von Collaboration-Lösungen für die Zusammenarbeit von hybriden Teams. Sie alle sind Cloud-Lösungen und die meisten davon zeichnen sich dadurch aus, dass Ihre Daten auf den Servern von Dritten, zumeist im Ausland gelegen, gespeichert werden. Dadurch kann ein einwandfreier Datenschutz nicht immer garantiert werden. Anders bei ownCloud. Die Open-Source-Software bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur Collaboration, Speicherung und Synchronisation von Daten, und zwar alles von Ihren unternehmenseigenen Servern aus.

Das ist für viele Unternehmen ein schlagendes Argument, denn so wichtig es auch ist, Hybrid-Work-Lösungen anzubieten, die den zeit- und ortsabhängigen Zugang zu Dateien und Dokumenten geben: Mindestens ebenso wichtig ist der Schutz von sensiblen Unternehmensdaten vor Verlust oder unerlaubtem Zugriff. Mehr als 100 Millionen Nutzer weltweit nutzen ownCloud bereits als Alternative zu Public Clouds – und entscheiden sich damit für mehr digitale Souveränität, Sicherheit und Datenschutz.

Die kommerzielle ownCloud-Lizenz bietet zahlreiche Funktionen, die bei Bedarf auf individuelle Bedürfnisse zugeschnitten werden können. Hier ein Überblick über die zentralen Funktionalitäten:

Mit einem Virtual-File-System und interner Datenfreigabe erlaubt der Onlinedienst Ihren Mitarbeitern die nahtlose Zusammenarbeit und das gemeinsame Bearbeiten von Dateien. Dazu stellt ownCloud einen integrierten Editor bereit, der sowohl Word Dateien als auch Google Docs erkennt. Sollte es einmal erforderlich sein, Dateien mit externen Kontakten zu teilen, ist die Vergabe von individuellen Zugriffsrechten problemlos möglich. Einmal in der Cloud abgelegt, können Ordner und Dokumente über sämtliche angemeldete Geräte verwaltet und bearbeitet werden. Für eine angenehme Nutzung gibt es jeweils eine App für Android und eine iOS-App sowie eine Web und eine Desktop-App.

Eine weitere praktische Funktion, die sich vor allem in der Collaboration mit anderen Team-Mitgliedern auszahlt, ist der Aktivitätenstream von ownCloud. Er erlaubt es, in einem Ereignisprotokoll nachzuverfolgen, wenn Dateien geändert, hochgeladen oder gelöscht wurden.

Sämtliche Daten werden auf allen Geräten und in Echtzeit synchronisiert, sodass Sie immer auf die aktuellste Version von Dokumenten zugreifen können. Die Synchronisation erstreckt sich dabei auch auf Kontakte, Adressen, Aufgabenlisten sowie den integrierten Kalender, in dem Sie Termine als privat, vertraulich oder öffentlich markieren können.

Unterschiedliche Teams oder Nutzer benötigen oftmals individuelle Zugriffsrechte auf Ordner und Dateien. OwnCloud ermöglicht die gezielte Freigabe von Dateien sowie Nutzungsmodi. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass bestimmte Gruppen Dateien entweder nur lesen oder aber auch bearbeiten, löschen oder teilen können.

Sie haben zu jeder Zeit volle Kontrolle über Zugriffsrechte auf Ihre Dateien und Ordner. Für erhöhte Sicherheit ermöglicht es ownCloud, Dateien nach dem Hochladen in die Cloud zu verschlüsseln und mit Passwort zu sichern. So können Sie besonders sensible Bereiche vor unerwünschter Aufmerksamkeit absichern.

Ebenso gibt es die Möglichkeit, geteilten Links ein festes Datum zuzuordnen, an dem sie verfallen. Damit stellen Sie sicher, dass nicht weit über den vorgesehenen Zeitraum hinaus Zugriff auf Ihre Dokumente möglich ist. Neben der Verschlüsselung ist die Cloud mit einem integrierten Virenscanner ausgestattet. Sobald Sie Dateien hochgeladen haben, werden sie automatisch auf Viren gescannt und gegebenenfalls gesperrt. Sollten Sie einmal Dateien aus Versehen löschen, kann die ownCloud sie problemlos wiederherstellen.

Für besseren Datenschutz und die Erfüllung unternehmenseigener Compliance-Anforderungen wird die Cloud-Anwendung in Ihrem hauseigenen Datenzentrum abgelegt und nicht auf den Servern von externen Dritten. Dadurch haben Unternehmen jederzeit Kontrolle über den Zugriff auf Ihre Cloud. OwnCloud ermöglicht darüber hinaus die Zusammenarbeit mit anderen Cloud-Anbietern für eine hybride Cloud.

Neben diesen Standard-Funktionalitäten können mit der Enterprise-Lizenz zusätzliche Anwendungen hinzugefügt werden. Beispielsweise unterstützt ownCloud das Workflow-Management sowie die Volltextsuche, damit Sie nicht lange nach der benötigten Datei suchen müssen. Darüber hinaus können Unternehmen die Oberfläche der Cloud in ihrem eigenen Branding gestalten.

Das Angebot ist flexibel skalierbar und eignet sich in der ownCloud Online Variante sowohl für Ein-Personen-Unternehmen und kleine Teams oder Organisationen. Dadurch profitieren bereits Selbstständige, Startups oder Familienbetriebe von dem Cloud-Anbieter, ohne Unsummen für den Dienst ausgeben zu müssen.

Größere Unternehmen, bis hin zu großen (25 bis zu 2500+ Nutzer) können dagegen die erweiterten Funktionen und den ownCloud-Support nutzen. Alle Nutzergruppen haben dabei die Auswahl zwischen Cloud-Hosting auf eigenen Servern oder ownCloud Online. Bei letzterer Variante lagern die Dateien auf einem vom Anbieter gehosteten Server in Deutschland.

In der Basis-Version ist die Open-Source-Software von ownCloud kostenlos, Unternehmen benötigen dagegen die kostenpflichtige Enterprise-Version. Diese Lösung mit jährlicher Vertragsbindung stellt Ihnen Desktop- und mobile Apps zur Verfügung, erlaubt bei Bedarf unternehmenseigenes Branding für Apps und garantiert E-Mail- und Telefon-Support innerhalb von maximal zwei Stunden.

Der Onlinedienst benötigt in der Unternehmens-Lizenz eine feste IP-Adresse, um die ständige Erreichbarkeit der Cloud zu garantieren. Davon abgesehen kann die Cloud sowohl auf macOS, Windows und Linux sowie Android und iOS mit den dafür vorgesehenen Apps genutzt werden.

Folgende Systemvoraussetzungen gibt der Anbieter für Server und Datenbanken vor, um den Cloud-Dienst reibungslos nutzen zu können:

• Betriebssystem: Ubuntu 16.04 und 18.04, Debian 8/9, SUSE Linux Enterprise Server 12 (SP4) und 15, Red Hat Enterprise Linux/CentOS 7.5 und 8 (nur 64-Bit)

• Datenbank: MySQL 8+, MariaDB 10+, Oracle 11 und 12, PostgreSQL 9 und 10, SQLite

• Webserver: Apache 2.4 (mit prefork-MPM-Modul und mod_php)

• Skriptsprache: PHP 7.1+

Der Onlinedienst bietet sowohl eine Community-Lizenz für die private Nutzung sowie eine Enterprise-Lizenz für Unternehmen an. Die wichtigsten Funktionalitäten im Vergleich:

Die monatlichen Kosten variieren je nach Größe der Teams und zusätzlichen Funktionen, die ein Unternehmen unter Umständen benötigt. Abos sind bei jährlicher Zahlung günstiger als bei monatlicher Zahlung. Die Details zur Preisgestaltung und zum Lösungsumfang finden Sie unter owncloud.com/de/preise bzw. owncloud.online/pricing.

Vor- wie auch Nachteile sind oftmals abhängig von den Einsatzzwecken und Erwartungshaltungen. So können Vorteile wie auch Nachteile je nachdem variieren.
Eine Auswahl an möglichen Vorteilen von ownCloud:

• Flexibel dank modularer Struktur

• Geschützte Unternehmensdaten dank Verschlüsselung, Virenscanner und Wiederherstellung

• Umfängliches Businessmodell

• Gute Skalierbarkeit

Vor- wie auch Nachteile sind oftmals abhängig von den Einsatzzwecken und Erwartungshaltungen. So können Vorteile wie auch Nachteile je nachdem variieren.
Eine Auswahl an möglichen Nachteilen von ownCloud:

• Preisstruktur nicht auf Anhieb transparent

• Schwächen bei der Performance

• Einrichten benötigt Zeit und Expertise

Eine Auswahl an möglichen Alternativen zu ownCloud:

• Nextcloud

• Google Drive

• FileCloud

• Seafile

• OneDrive

Das Angebot von ownCloud ist für Unternehmen verschiedenster Größen geeignet. ownCloud online für kleinere Organisationen und Privatanwender, die Enterprise-Version für Firmen ab einer Mindestgröße von 25 Nutzern geeignet. Durch die Option, die Cloud auf unternehmenseigenen Servern zu hosten, können Sie Ihre Datensicherheit sowie die Einhaltung von Compliance-Regeln jederzeit selbstständig kontrollieren.