So ist die Mitarbeiterzahl für Bilanz zu berechnen

Eine Unternehmensbilanz ist eine komplexe Sache, selbst über den Jahresabschluss hinaus. Denn zum Jahresabschluss müssen Kapitalgesellschaften den Wirtschaftsprüfern auch einen Anhang übermitteln. Zu einem solchen Anhang sind kleine, mittelgroße und große Kapitalgesellschaften (GmbHs und AGs) und alle börsennotierten Aktiengesellschaften verpflichtet.

Der Anhang (englisch notes) ist im Rechnungswesen ein Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses bestimmter Rechtsformen und enthält zusätzliche Angaben, die zu den einzelnen Bilanzpositionen der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) vorgeschrieben sind. Zweck des Anhanges ist es, eine den tatsächlichen Verhältnissen entsprechende Erläuterung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens vorzunehmen, insbesondere durch ergänzende Informationen, die in der Bilanz und der Gewinn-und-Verlustrechnung nicht enthalten sind.

Im Anhang müssen unter anderem die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden und die durchschnittliche Zahl der Mitarbeiter angegeben werden. Die Mitarbeiteranzahl festzustellen, ist jedoch nicht so einfach, wie man meinen möchte. So gibt es eigene gesetzliche Abhandlungen zum Thema Jahresdurchschnitt der beschäftigten Mitarbeiter, wonach diese anhand genau fest gelegter Kriterien anzugeben sind. Zu diesem Zweck wurde der Begriff des Arbeitnehmers genau definiert.

Die Berechnung für diese sogenannten Anhang-Angaben für den Einzelabschluss erfolgt auf Basis der durchschnittlichen Arbeitnehmerzahl zum jeweils Monatsletzten (und nicht Monatsersten). Um eine Verbindung mit dem Personalaufwand je Arbeitnehmer herstellen zu können, ist die Zahl der Arbeitnehmer als Vollzeitäquivalent anzugeben. Teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmer zählen somit nur im Ausmaß der Beschäftigungsquote.

In die Berechnung sind unter anderem auch Lehrlinge, leitende Angestellte, geringfügig Beschäftigte, solche, die in einer ausländischen Betriebsstätte beschäftigt sind, und gekündigte Dienstnehmer (bis zum Ende des Dienstverhältnisses) einzubeziehen.

Nicht einzurechnen sind hingegen karenzierte Dienstnehmer, Präsenz- und Zivildiener, Leiharbeiter, Mitglieder von Geschäftsführung/Vorstand, freie Dienstnehmer und Arbeitnehmer mit geblockter Altersteilzeit in der Freizeitphase. Bei Praktikanten hängt die Einbeziehung von der Erfüllung der Merkmale eines Arbeitsverhältnisses ab.

Kapitalgesellschaften werden nach Größenklassen eingestuft. Die Unterteilung erfolgt in die vier Gruppen Kleinstkapitalgesellschaften, kleine, mittlere und große Kapitalgesellschaften. Die Größe ist mit bestimmten Rechtsfolgen verbunden.

Für die Einstufung der Gesellschaft in die Größenklassen für den Einzelabschluss erfolgt die Berechnung der Zahl der Arbeitnehmer nach Köpfen auf Basis des Jahresdurchschnitts der Arbeitnehmeranzahl am jeweils Monatsletzten. Im Gegensatz zur Anhangangabe werden auch Geschäftsführer ohne gesellschaftsrechtlichen Einfluss einbezogen

Ob für eine GmbH ein Aufsichtsrat Pflicht ist oder nicht, richtet sich ebenso nach der Zahl der Arbeitnehmer. Die Berechnung erfolgt nach der Zahl der Mitarbeiter nach Köpfen im Jahresdurchschnitt zum jeweils Monatsletzten.
Doch Achtung, in dieser Berechnung sind auch Leiharbeiter, Präsenz- und Zivildiener und karenzierte Arbeitnehmer zu berücksichtigen.

Nich einzubeziehen sind

• Mitarbeiter der Geschäftsführung,

• leitende Angestellte mit maßgeblichem Einfluss auf die Führung des Betriebs,

• freie Dienstnehmer,

• Praktikanten,

• ruhende Arbeitsverhältnisse und

• Arbeitnehmer in ausländischen Betriebsstätten.

• In die Urlaubsrückstellung einzubeziehen sind:

• Praktikanten, Lehrlinge, Arbeitnehmer in ausländischen Betriebsstätten, leitende Angestellte, Vorstand/Geschäftsführung (in Abhängigkeit von deren Vertrag), geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer einzubeziehen.

• Für Urlaubsrückstellungen nicht relevant sind

• freie Dienstnehmer und Leiharbeiter.

• Für Mitarbeiter in Karenz sowie für Präsenz- und Zivildiener ist ein aliquoter Anspruch für das um die Karenz bzw. den Präsenz- und Zivildienst verkürzte Arbeitsjahr zu kalkulieren.

Die Rückstellung für das Jubiläumsgeld ist meist auf Basis eines Kollektivvertrages für all jene Arbeiternehmer zu bilden, die bis zum voraussichtlichen Ende des Arbeitsverhältnisses die für den Anfall eines Jubiläumsgeldes erforderlichen Dienstjahre erreichen.