Getting Things Done – Die Kunst der stressfreien Produktivität

Wie viele Organisations- und Optimierungstechniken ist GTD (hier geht es zum Buch "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity*) im Grunde ein ausgeklügeltes Ordnungssystem. Laut David Allen ist unser Kopf nicht dafür gemacht sich dutzende Aufgaben, Projekte und Termine zu merken. Das überfordert uns und erzeugt Stress. Unser Gehirn ist viel eher eine kreative Problemlösungsmaschine. Es leistet herausragende Arbeit, wenn es die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit bekommt. Genau dabei soll GTD helfen. Das System soll alle administrativen und organisatorischen Aufgaben übernehmen und so dem Kopf mehr Kapazitäten für die wirklichen Arbeiten freimachen.

Die GTD-Methode besteht im Kern aus einem fünfstufigen Sortierungsprozess. Am Anfang steht das Aufnehmen aller ausständigen Aufgaben, am Ende die Erledigung. Die Schritte dazwischen dienen der Einordnung, Definition und Überprüfung. Ein zentraler Vorteil der GTD-Methode ist die Unterscheidung zwischen „nächsten Schritten“ und ganzen Projekten.

Eine Aufgabe wie „Neue Marketingstrategie entwickeln“ ist kein einfacher Handlungsschritt, sondern ein ganzes Projekt mit zahlreichen einzelnen Schritten. Die GTD-Methode zergliedert das Projekt in bearbeitbare Einzelhandlungen.

Bevor die Aufgaben geordnet werden, müssen sie außerhalb des Kopfes eingefangen werden. In einer sogenannten „Inbox“. Das kann eine physische Schachtel oder ein digitales Tool sein. Alle To-Dos, seien sie noch so klein, die einem im Kopf herumschwirren sollen eingefangen werden und in die Inbox gelegt werden. Als digitaler Eintrag oder als Notiz auf einem kleinen Zettel.

Im zweiten Schritt widmet man sich der Sortierung und Aufbereitung aller Tasks in der Inbox. Die Einträge werden gesichtet und konkretisiert. Aus einer ungenauen Notiz wird jetzt eine eingegrenzte Aufgabe, mit Titel, Kontext und Priorität. Handelt es sich um einen kleinen Schritt oder um ein ganzes Projekt? Wenn es ein Projekt ist, was sind die nächsten Handlungsschritte? Das Verarbeiten hängt eng mit dem nächsten Schritt zusammen.

Sind die To-Dos so weit definiert worden, dass die nächsten Handlungsschritte klar sind, geht es darum sie den zugehörigen Projektordnern zuzuteilen. Die Aufgabe „Martina wegen Werbebudget anrufen“ gehört etwa zum Projekt „Neue Marketingstrategie entwickeln“ und wird in die entsprechende Mappe oder den digitalen Ordner gelegt. Der Task „neue Wandlampe fürs Büro kaufen“ hat vielleicht keine hohe Priorität und wird erstmal in einen Warte-Ordner gelegt, der zu einem festgelegten späteren Datum durchgeschaut wird. Die verfügbaren Ordner richten sich nach den individuellen Bedürfnissen, sollten aber einer gewissen Systematik folgen. Jedes Projekt sollte einen eigenen Ordner haben, ebenso wie Aufgaben, die für später Aufgehoben werden und solche, die delegiert werden können. Auch ein Mistkübel ist hier von Vorteil, denn bei der Verarbeitung und Organisation der Aufgaben kann sich herausstellen, dass eine bestimmte Aufgabe eigentlich keine ist, weil es keine sinnvollen „nächsten Schritte“ gibt.

Die Phase der Reflektion dient dazu, die vorherigen Schritte Revue passieren zu lassen. Wurde keine Aufgabe vergessen? Sind die Tasks in den richtigen Ordnern? Die Reflektion ist wichtig, um Vertrauen in das eigene Ordnungssystem zu gewinnen und dem Kopf zu erlauben nicht mehr alles speichern zu müssen. Das Reflektieren ist zentral für den letzten Schritt, Erledigen.

Wenn man bis hierhin alle Schritte richtig durchgeführt hat, sollten nun alle Aufgaben definiert und sortiert sein. Eine Priorisierung liegt vor und dem Kopf bleibt nichts anderes übrig als sich auf die Erledigung zu stürzen. Hier kann man nicht mehr viel planen. Der Kopf darf nach Lust und Laune an die Arbeit gehen, denn das System hat ja dafür gesorgt, dass ohnehin nur die wichtigen und richtigen Aufgaben auf dem Tisch landen. Wichtige Fragen sind hier nur, wieviel Zeit und Energie habe ich gerade? Je nach dem wählt man dann eine leichtere oder eine komplexere Aufgabe.

Diese fünf Schritte sind das Grundgerüst der GTD-Methode. Es ist wichtig sie klar zu trennen, denn jeder Schritt erfordert einen anderen mentalen Zugang. Beim Sammeln ist es nicht wichtig genau zu sein, es soll einfach alles aus dem Kopf raus und irgendwie festgehalten werden. Beim Organisieren sollte man nicht immer daran denken, ob etwas vergessen wurde oder wann man für eine bestimmte Aufgabe Zeit hat. Beim Erledigen sollte man keine Gedanken daran verschwenden, ob die vorliegende Aufgabe sinnvoll und zielführend ist, sondern sich auf das Lösen des Problems konzentrieren können.

Der oben beschriebene Prozess dient der Bewältigung aller Aufgaben der momentanen Arbeitssituation. Es handelt sich also um horizontales Workflow-Management: Die vielen parallelen Baustellen einer beruflichen Rolle unter einen Hut zu bringen.

Die GTD-Methode widmet sich aber auch der vertikalen Arbeitsorganisation: Lebensträume und Visionen mit dem Arbeitsalltag in Einklang zu bringen. Für die eigene Motivation und das Gefühl sinnvoller Arbeit ist es wichtig, sich zu fragen „Wo möchte ich in 5 Jahren sein?“ Diese Frage muss beantwortet und in einem eigenen System festgeschrieben werden. Aus langjährigen Vorstellungen leiten sich dann kurzfristigere Pläne und Projekte ab. Will man in fünf Jahren eine eigene Werbeagentur führen, so muss dieser Traum in viele kleinere Projekte heruntergebrochen werden und die wiederum in einzelne Handlungsschritte. Dabei hilft die GTD-Methode.

So banal manche Aspekte der GTD-Methode klingen mögen, es handelt sich dabei um ein durchdachtes System. Das Ziel ist nichts weniger als eine wasserdichte Organisationslösung für alle anständigen Aufgaben. Daher ist der Erfolg der GTD-Methode auf die komplette Übernahme des Systems angewiesen. Es nützt wenig, nur einen der fünf Schritte zu implementieren. Wie genau man die Schritte durchführt oder wie man seine Ordner organisiert, bleibt einem jedoch selbst überlassen.

Um loszulegen, braucht man nur einen aufgeräumten Arbeitsplatz an einem Ort, wo man sich konzentrieren kann. Der Rest ist ein Prozess. Vielleicht probiert man eine physische Inbox mit kleinen Zetteln und merkt nach einer Zeit, dass ein digitales Tool besser geeignet ist. Vielleicht startet man mit fünf verschiedenen Ordnern und merkt dann, dass es zehn sein müssten. Man muss bereit sein, Zeit in sein Organisationssystem zu investieren, mittelfristig wird die Effizienzsteigerung diese aber wieder hereinspielen.

Die professionellen Vorteile der GTD-Methode liegen auf der Hand. Bei richtiger Anwendung kann die eigene Effizienz massiv gesteigert werden und der latente Stresszustand im Beruf reduziert werden. Die psychosozialen Vorteile der Methode gehen aber noch weiter. Hat man einmal ein verlässliches System aufgebaut, stellt sich eine gewisse mentale Ruhe ein. Nach der Arbeit kann sich der Kopf besser auf andere Lebensbereiche einlassen und muss nicht immer alle mitdenken.

Zeit mit Familie und Freunden kann mehr genossen werden. Man weiß ja, dass am nächsten Tag im Büro wieder die passende Aufgabe wartet. Erfahrungsberichte der GTD-Methode zeigen, dass das System vielen Menschen auch im Alltag jenseits des Berufs sehr helfen kann.  

Die Nachteile des Systems sind ebenso offensichtlich. Es ist nicht trivial ein wasserdichtes Organisationssystem aufzubauen. Allein die Pflege des Systems nimmt einige Zeit in Anspruch. Man muss sich darauf einlassen, das GTD-System in seiner Gesamtheit zu implementieren. Es gilt Listen zu führen, Ordner zu verwalten und ständig zu reflektieren, ob das System gut funktioniert. Außerdem ist das System sehr kognitiv und berücksichtigt keine Aspekte, die außerhalb der formalen Rationalität liegen. Wie gehe ich mit psychischen Herausforderungen um, schwierigen emotionalen Zuständen? Auf diese Fragen kann das System keine Antworten geben.