Vom Homeoffice zurück an den Arbeitsplatz

Wenn die Mitarbeiter von Cushman & Wakefield nach Wochen im Homeoffice wieder ins Büro zurückkehren, werden sie die Zentrale kaum wiedererkennen. Aus ihrem schicken Büro mitten im Geschäftsviertel von Amsterdam ist - als Reaktion auf die Corona-Krise und die damit verbunden Sicherheits-und Hygienevorschriften - eine Art Verkehrsübungsplatz geworden: Überall auf den Böden und an den Wänden befinden sich blaue Pfeile oder rote Stoppschilder, die den einzigen noch erlaubten Weg durch die Räumlichkeiten weisen.

Und dieser führt sie nun ausschließlich im Uhrzeigersinn einmal durch das vierstöckige Bürogebäude. "Wir setzen Design ein, um die gewünschten Verhaltensveränderungen zu bewirken", erklärt Peter van Woerkum, COO beim Gewerbeimmobilienberater, der das neue Bürokonzept namens "6 Feet Office" zusammen mit Gesundheitsexperten und Architekten entwickelt hat. Six Feet entsprechen dabei dem Sicherheitsabstand von 1,5 Metern, der empfohlen wird, um sich vor dem Coronavirus zu schützen.

Die Niederlassung in Amsterdam wurde damit zur Blaupause für die Umgestaltung sämtlicher Standorte des an der US-Börse notierenden Konzerns - und für interessierte Kunden weltweit. Viele von ihnen pilgern virtuell nach Amsterdam, um sich ein Bild zu machen, wie ein ganzer Officekomplex in Zeiten von Corona sicher umgestaltet werden kann.

In den Großraumbüros fallen sofort die Arbeitsinseln ins Auge, wo durch einen Teppich die sichere Zone markiert wird, die Kollegen nicht mehr betreten dürfen. Auf den desinfizierten Schreibtischen schützt zusätzlich eine täglich frische Papierunterlage vor Ansteckung.

Und auch Hightech kommt zum Einsatz: Mithilfe von Minisendern, sogenannten Beacons, und anonymisierter Handydaten wird überprüft, ob sich die Belegschaft auf den sicheren Wegen durchs Haus bewegt. "Wir arbeiten gerade an einer App, die warnt, wenn der Sicherheitsabstand nicht beachtet wird", sagt van Woerkum. Nicht nur bei der App-Nutzung setzen die Niederländer auf Freiwilligkeit. Auch über den richtigen Zeitpunkt für eine Rückkehr ins Büro entscheidet hier jeder Mitarbeiter selbst.

Erste Phase

In Österreich bereiten sich viele Unternehmen mit Anfang Mai auf eine Rückkehr in die teilweise komplett verwaisten Büros vor. Bei Deloitte laufen die Vorbereitungen auf Hochtouren, damit ab 4. Mai alles so umgestaltet ist, dass die Sicherheit der Mitarbeiter gewährleistet ist. "Die Wiederbesiedelung unserer Standorte ist die größere Herausforderung als die Umsetzung der Homeoffice-Empfehlung der Regierung. Das war in drei Tagen möglich, weil alle Mitarbeiter bereits mit dem technischen Equipment ausgestattet waren. Die Organisation der schrittweisen Rückkehr ist wesentlich komplexer", sagt Harald Breit, Partner bei Deloitte und Koordinator des Büroneustarts.

Dieser wird zunächst "sehr vorsichtig" erfolgen. So dürfen in der ersten Phase lediglich die Mitarbeiter vor Ort arbeiten, die etwa bestimmte Infrastruktur nutzen müssen oder aufgrund ihrer Funktion gebraucht werden. "Der bevorzugte Modus ist weiterhin Homeoffice", sagt Breit. Gesteuert wird die Anwesenheit über eine Software, über die man einen Arbeitsplatz von zu Hause aus reservieren kann.

Der Feuerfesthersteller RHI Magnesita öffnet ebenfalls ab Anfang Mai die Türen der Zentrale am Wienerberg. "Es ist aber nicht verpflichtend, ins Office zu kommen, sondern nur eine Möglichkeit. Wer zu Hause bleiben will, kann das weiterhin tun", sagt Lisa Fuchs, Sprecherin des Unternehmens. Für ihr achtköpfiges PR-Team hat sie sich gegen eine frühe Rückkehr entschieden.

Wer zurückkommt, muss strenge Sicherheitsmaßnahmen einhalten. So wird bei jedem Mitarbeiter bei Ankunft im Büro kontaktlos Fieber gemessen. Die an der Rezeption ausgeteilten Handschuhe samt Mund-Nasen-Schutz sind im gesamten Gebäude - außer am eigenen Arbeitsplatz -zu tragen. Das ist eine der Erfahrungen im Umgang mit dem Coronavirus in China, wo der Feuerfesthersteller mehrere Standorte unterhält.

Für den Mund-Nasen-Schutz hat man sich auch bei Deloitte entschieden - er gilt im Stiegenhaus, im Lift, in den Küchen. "Wir müssen dafür Sorge tragen, dass die strengen Hygienevorschriften auch eingehalten werden. Daher haben wir für unsere Mitarbeiter 4.000 handgenähte Stoffmasken aus Österreich bestellt", sagt Breit. Dass am Empfang neuerdings auch eine Desinfektionssäule steht, gehört ebenfalls zur neuen Normalität.

Neues Raumkonzept

Die größte Herausforderung liegt für viele Unternehmen in der Umsetzung der Abstandsregel. Das führt abhängig vom Raumkonzept dazu, dass nur noch jeder zweite Arbeitsplatz freigegeben wird. Entsprechend halbiert sich bei RHI Magnesita in Wien die Anzahl auf 225 Personen, die maximal im Headquarter arbeiten dürfen.

Dass der Arbeitsalltag auch unter den neuen Bedingungen gut funktionieren wird, davon ist HR-Vorständin Simone Oremovic überzeugt: "In unserer Unternehmenskultur spielt Zusammenarbeit eine zentrale Rolle -über die Arbeitsbereiche, Zeitzonen und Hierarchien hinweg. Wenn man geübt ist, Grenzen zu überwinden, kann man auch trotz Social Distancing gut miteinander arbeiten."

Bei Magenta, das ein Open-Space-Konzept mit Desksharing hat, reicht der Platz nur noch für maximal ein Viertel der Belegschaft, die ab Mai ins Bürogebäude zurückkehren kann. Meetings werden weiterhin virtuell abgehalten, um Kontakte weiter zu reduzieren. Das dürfte auch die Situation vor den Aufzügen entspannen, die in Corona-Zeiten bei vielen Unternehmen nur noch von einer Person genutzt werden dürfen.

Wie lange die erste Phase einer Wiederbelebung andauert und ab wann ein Vollbetrieb möglich sein wird, lässt sich derzeit nicht sagen. Magenta-Sprecher Peter Schiefer: "Die Schwierigkeit liegt darin, dass es im Gegensatz zum Lockdown, der relativ klar war, nun eine Phase der Unsicherheit ist, in der wir nicht wissen, wie die weiteren Entscheidungen der Regierung aussehen, und wir zudem als Arbeitgeber die Gesundheit der Mitarbeiter und den Betrieb sichern wollen."