Kurzer Prozess mit komplexen Abläufen

Operative Prozessexzellenz oder wie können Unternehmen die Geschäftsprozesse flexibel und leicht steuerbar aufstellen. Ein Gastkommentar von Automation & Digitalisierungsexperte Markus Brenner von Horváth & Partners.

Thema: Management Commentary
Kurzer Prozess mit komplexen Abläufen

Schlank und agil, flexibel und leicht steuerbar – das sind die Kennzeichen einer effizienten Organisation. Wenn operative Abläufe wie geschmiert laufen, gelingt auch die digitale Transformation. Doch wie verbessert man seine Prozessexzellenz?

Unternehmen, die ihre Prozesslandschaft kontinuierlich überprüfen und verbessern, sind für den digitalen Umbruch besser gerüstet. Das zeigen alle verfügbaren Studien. Sind die Abläufe harmonisiert, ist die Basis für eine funktionsübergreifende Integration gelegt. Eigene Tools helfen dabei, die Prozesse kollaborativ in Teams zu bearbeiten, wobei koordinierte Tasks und Workflows die Transparenz und Geschwindigkeit der Projekte steigern.

Prozesse richtig optimieren

Prozessoptimierung gelingt am besten durch einen ganzheitlichen Ansatz unterstützt durch leistungsfähige IT-Systeme. Damit Informationen in Sekundenschnelle zur Verfügung stehen und so Entscheidungen in Echtzeit ermöglicht werden, braucht es ein professionelles Daten- wie Datenbankmanagement. Voraussetzungen für digitale und durchgängig harmonisierte, optimierte Prozesse sind rasche Prozessintegration, Datenverarbeitung und -analyse.

Der Nutzen entsteht letztlich aus transparenten und agilen Prozessen, die systemseitig und organisatorisch über alle Unternehmensbereiche integriert und klar strukturiert sind. Gerade für komplexe Bereiche wie Beschaffung, Produktion und Supply Chain Management ergeben sich daraus vielfältige Möglichkeiten für Prozessinnovationen. Diese können beispielsweise Predictive Maintenance, Vendor Managed Inventory und Remote-Services umfassen.

Wissen auf einen Blick

Wer Prozesse optimieren will, muss zuerst einaml ihren Status quo und die Anforderungen an sie kennen. Hier kommt die Process-Mining-Technologie zum Einsatz. Sie analysiert Prozesse mithilfe digitaler Spuren, die bei deren Ausführung entstehen. Sogenannte Event-Logs protokollieren die Aktivitäten samt den zugehörigen Attributen wie Zeitstempel, Start- und Endpunkt, Standort, Status und Bearbeiter. PM-Tools verwandeln die Massendaten aus Log-Dateien dann mithilfe von Algorithmen in wertvolles Prozesswissen.

Hierfür gibt es drei Methoden: Die Prozesserkennung (Process Discovery) generiert aus den Event-Logs ein Modell der Prozessrealität und schafft so Transparenz. Die Konformitätsprüfung (Conformance Checking) vergleicht den Ist-Prozess mit dem bestehenden Referenzmodell und zeigt Abweichungen auf, die zu höheren Kosten, Mängeln und Compliance-Verstößen führen können.

Die Modellverbesserung (Model Enhancement) schließlich prüft das Prozessmodell nach Optimierungspotenzialen – wie etwa Warte- und Liegezeiten, Engpässen und nicht prozesskonformen Aktivitäten. Process-Mining-Tools beschleunigen die Prozessoptimierung dabei ganzheitlich – von der Dokumentation und Modellierung über die Analyse bis hin zur Performancemessung der neuen Abläufe

Robots übernehmen Routinejobs

Auch die Automatisierung (Robotic Process Automation) trägt zur Prozessoptimierung bei, denn sie steigert die Effizienz und entlastet Mitarbeiter von zeitraubenden Aufgaben. Ähnlich wie physische Roboter, die in der Fertigung zum Alltag gehören, übernehmen Software-Robots regelbasierte, repetitive Tätigkeiten. Sie führen in der Regel Routinejobs aus, können aber ausgestattet mit künstlicher Intelligenz auch komplexe Prozesse übernehmen. Daraus entstehen neue Anwendungen wie die Automatisierung von Materialbestellungen, die Erfassung von Rechnungsdokumenten oder die Freigabe von Produktionsaufträgen.

Großes Potenzial bietet RPA bei Aufgaben, die massenhaft ausgeführt werden müssen. Auch bei Systembrüchen machen sich Robots bezahlt, da sie Übertragungs- und Klickaktivitäten übernehmen, die händisch ausgeführt viel Zeit kosten. Robots interagieren aber auch mit Anwendern, steuern Aktivitäten, überwachen die Performance, prognostizieren Ergebnisse und erstellen Reports.

Kleiner Aufwand, große Wirkung

Da RPA manuelle Abläufe nachbildet, lassen sich entsprechende Tools relativ einfach implementieren: Die Prozesse müssen da nicht grundlegend geändert werden. Gleichzeitig sind Robots skalierbar und arbeiten Prozesse rund um die Uhr regelbasiert und mit minimalem Fehlerrisiko ab. Ergänzend zu klassischen Methoden ermöglichen neue Technologien bei überschaubarem Aufwand einen beträchtlichen Fortschritt bei Durchlaufzeiten, Kosten, Qualität und Kundenerfahrung.

Fazit: Prozessoptimierungsprojekte lassen sich durch die bereits verfügbaren Technologien binnen kurzer Zeit umsetzen. Die rasche Amortisationszeit ist für komplexe Aufgaben höchst attraktiv. Schon einfache Lösungen bringen Verbesserungen und sind damit ein erster Schritt zur operativen Exzellenz im Unternehmen. Langfristig kann die Grundlage für optimierte Prozesse allerdings nur durch eine leistungsstarke IT-Infrastruktur geschaffen werden.


Über den Autor

Markus Brenner ist Head of Automation & Digital Platforms der Managementberatung Horváth & Partners.
E-Mail: MBrenner <AT> horvath-partners.com


Die Serie "Management Commentary" ist eine Kooperation von trend.at und der Unternehmensberatung Horváth & Partners. Die bisher erschienen Beiträge finden Sie zusammengefasst im Thema "Management Commentary".


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