Selbstständig und bestens organisiert

Selbstständig und bestens organisiert

Als Ein-Personen-Unternehmen strukturiert zu arbeiten, ist dank einer Vielzahl kostenloser oder günstiger Programme heute keine Hexerei mehr. Von der Terminvergabe bis zur Projektplanung - wie sich EPUs optimieren können und wo sie Hilfe bekommen.

Ein gute Informationsquelle für Einzelkämpfer ist das EPU-Portal der WKO, das seit dem Start 2006 ständig ausgebaut wird. "Der Zulauf ist immer stärker geworden“, sagt Roman Riedl, der EPU-Beauftragte. Ab März gibt es sogar Videoseminare, wo Experten Tipps geben. Die Mitglieder stimmen dieser Tage online ab, was als erstes behandelt werden soll: ganz oben in der Publikumsgunst sind die Themen Neukundengewinnung, Empfehlungs- und Online-Marketing.

Die Buchhaltung

Steuerberater Robert Muhr kennt die Nöte der EPU: "Ganz ehrlich, 80 Prozent bringen mir ihre Daten in Excel, Apple- oder LibreOffice-Listen“. Wer noch ein paar Basics aus Schulzeiten mitgenommen hat, erleichtert sich und dem Steuerberater die Arbeit mit einschlägigen Programmen wie dem ProSaldo von Haude (ab € 149). Kunden der Erste Bank haben sogar eine ProSaldo-Schnittstelle.

Wer nichts installieren und online buchen will, dem rät Muhr zu kassabuch.at (€ 25 einmalig, € 15/Monat). Für Rechnungs- und Mahnwesen, Angebotsverwaltung und Lagerbestand gibt es ein praktisches Programm aus Österreich: Everbill (€ 12/Monat).

Die Kommunikation

Wer einen Festnetzanschluss braucht, bekommt bei A1 die Business-Kombi noch bis 31. März um zehn Euro pro Monat günstiger: € 34,90 kostet die Leitung mit acht Megabit Tempo inklusive Domain, Webspace und Business-Hotline. Vergleichbare Angebote gibt es auch bei UPC oder Tele2: Bei UPC bekommt man um € 24,90 mehr Speed, bei Tele2 gibt es eine 8-Mbit-Leitung bereits um € 20. Die Anbieterwahl sollte anhand der Zusatzleistungen getroffen werden. Was davon braucht man? Was nicht? Ein günstiger Mobilfunktarif ist auch Verhandlungssache: Bei A1 haben die Verkaufsberater einen gewissen Spielraum für Individualrabatte, heißt es. Bei T-Mobile werden Businesstarife um 20 bis 50 Prozent rabattiert. Das Download-Tempo ist doppelt so hoch.

Das Cloud-Büro

Es sind zwei Argumente, die für die Auslagerung der Büroorganisation in die Cloud sprechen: ein zentraler Speicherort garantiert Zugriff von überall aus und mit einem professionellen Dienstleister hat man auch gleich ein Back-up: Das Microsoft-Paket Office Small Business Premium kostet aktuell € 10,40 pro Monat, die Google-Apps for Business zwischen vier und acht Euro. E-Mail, Kalender, Text- und Kalkulationsprogramme, sehr viel Speicherplatz sowie Messaging- und Videokommunikation sind inkludiert. Es gibt aber auch lokale Alternativen zu den US-Anbietern: etwa Speichern in die Business-Cloud von Drei oder die Fabasoft Cloud - und ein paar andere.

Die Arbeit im Team

Wer parallel an mehreren Projekten oder Lieferanten arbeitet, behält mit Teamarbeitsprogrammen die Übersicht: Die Produkte Asana, Wunderlist oder Trello eignen sich für konzentrierte Projektarbeit in verstreuten Arbeitsgruppen. Es gibt sie in abgespeckten Gratisversionen. Wer mehr Funktionen braucht, zahlt meist fünf Euro pro Monat. Zeiterfassung ist hier inklusive. Wer Zeit- oder Kilometerbücher separat führen will, kann das auch mit eigenen Apps machen.

Die Terminverwaltung rund um die Uhr

Unternehmer, die viele Kunden mit einer standardisierten Dienstleistung betreuen (Masseur, Mechaniker etc.), können sich bei der Terminvergabe ohne Sekretariat behelfen: Die Kunden tragen die Termine einfach selbst ein. Das Programm Appointed bietet eine ausgereifte Lösung, die man mit der eigenen Website verbindet (€ 144 pro Monat). Ähnlich funktioniert DerTermin.com - mit Preisstaffeln von gratis bis zu € 99,90/Monat.

Der Vertrieb und die Vermarktung

Business-Netzwerke wie Xing oder LinkedIn (siehe Seite 42) eignen sich auch für die Geschäftsanbahnung oder die Suche nach Dienstleistern, wenn man sich die richtigen Zielgruppen und strategischen Kontakte aufbaut.

Für die erste eigene Website muss man auch nicht gleich das Designteam anrücken lassen: Wer nicht ganz ungeschickt ist, bekommt das nach einer kurzen Einarbeitung mit Programmen wie Blogger oder WordPress hin.

Wer Handfestes produziert und über das Netz verkaufen will, sollte sich erst einmal ansehen, ob es dafür nicht schon Handelsplattformen gibt, auf denen man sich gegen Provision einmietet, bevor man in das Abenteuer eines eigenen Shops investiert.

Für die Vermarktung eigener Dienstleistungen wird gutes Videomaterial immer wichtiger: Wer sich nicht mit peinlichen, selbstgemachten Videoschnipseln blamieren will, geht besser gleich zu den Profis. Die Filmproduzenten von News on Video geben EPUs 50 Euro Rabatt auf das professionelle Imagevideo: die Video-Visitkarte.

Und wer keine so einzigartige Internetadresse besitzt, dass er/sie automatisch auf den vorderen Google-Rängen landet, sollte ein paar Hunderter in die Suchmaschinenoptimierung investieren. Google lockt EPUs immer wieder mit 75-Euro-Werbegutscheinen. Aber: Nicht wahllos Suchbegriffe kaufen, sondern Expertenrat einholen.

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