Zettelwirtschaft 2.0: Fehler beim Dokumentenmanagement kommen teuer

Zettelwirtschaft 2.0: Fehler beim Dokumentenmanagement kommen teuer

Studie von Ricoh und IDC ortet Störfälle bei drei von vier Unternehmen.

Zettelwirtschaft nannte man es früher, wenn Dokumente in Unternehmen unkontrolliert und ohne System kursieren und Mitarbeiter wie Kunden verwirren. Heute ist das meiste zwar digitalisiert, am Chaos ändert das allerdings nichts. Zumindest behaupten das Ricoh und IDC in einer Studie: Demnach sei es in drei von vier Unternehmen in den vergangenen fünf Jahren zu schwerwiegenden Störfällen bei Dokumentenprozessen gekommen. Mehr als ein Drittel der befragten Unternehmen konnten wegen des mangelhaften Dokumentenmanagements die Compliance-Anforderungen nicht erfüllen, ein Viertel verlor gar wichtige Kunden wegen solcher Fehler. Als weitere mögliche Auswirkungen werden Probleme mit Vorgaben zu IT-Sicherheit, bei der Rechnungsprüfung oder gar rechtliche Schwierigkeiten genannt.

Hintergrund der Studie

Nun muss man bedenken, dass der japanische Konzern Ricoh seit einigen Jahren vom reinen Hardware-Lieferanten zum Anbieter von umfassenden Lösungen für Unternehmen – dabei vor allem Dokumentenmanagement – avanciert. Daher sind solche Studien natürlich geeignet, auf die Notwendigkeit dieser Services hinzuweisen. Nichtsdestotrotz: Die Praxis zeigt, dass in den meisten Unternehmen tatsächlich bei den Dokumentenprozessen wenig zusammengeht. So heißt es in der IDC-Studie wörtlich: „Viele Manager erkennen nicht, wie dokumentengesteuerte Geschäftsprozesse das Risikoprofil ihres Unternehmens beeinflussen.“ Diese Prozesse seien „äußerst störanfällig“ und könnten die unternehmerische Tätigkeit „gravierend beeinträchtigen“. Die Kosten, die mit Störungen oder Ausfällen verbunden sein können, seien höher als viele Führungskräfte annehmen.

Weltweite Umfrage

Für die weltweite Umfrage wurden rund 1500 Verantwortliche aus großen und mittelgroßen Unternehmen befragt. Dokumentengesteuerte Geschäftsprozesse sind dabei als Prozesse definiert, die durch in elektronischen oder gedruckten Dokumenten erfasste Informationen gesteuert werden. Die Umfrage ergab, dass schwerwiegende Störfälle in Bezug auf geschäftliche Abläufe oder Compliance-Fragen in ungefähr gleichem Maße in Nordamerika, Europa und Asien auftreten.

Papier ist nicht schuld

Interessantes Detail: Und obwohl rund ein Drittel der Dokumentenprozesse papierbasiert sind, ergab die Umfrage, dass Papier an sich kein Risikofaktor ist. Die Studie konstatiert: „Das Medium selbst ist nicht unbedingt das Problem.“

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