9 Tipps gegen Chaos am Schreibtisch

9 Tipps gegen Chaos am Schreibtisch

Frühling: Zeit für's große Reinemachen - auch am Arbeitsplatz.

Weniger Krimskrams bedeutet weniger Ablenkung. Was hilft, sich auf die wesentlichen Dinge für die tägliche Arbeit am Schreibtisch zu beschränken und welche Tipps langfristig das Büro in Ordnung halten. 9 Tipps, um das Chaos zu bändigen.

Auch der Arbeitsplatz sollte regelmäßig aufgeräumt werden. Weniger Krimskrams und ein Ordnungssystem sorgen für mehr Übersichtlichkeit und Konzentration. Obendrein mindern sie auch den Stresspegel.

1.Tabula rasa

Vielen Menschen hilft es, zu Beginn einer Aufräumaktion reinen Tisch zu machen. Machen Sie hierfür den kompletten Schreibtisch frei und gehen Sie dann die Stapel durch und sortieren Sie aus, was bleiben und was gehen muss. Zu Bedenken ist hierbei jedoch, dass für eine solche Aktion mindestens ein ganzer Nachmittag ins Land zieht. Haben Sie diese Zeit nicht, gehen Sie lieber schrittweise vor. Teilen Sie hierfür Ihren Schreibtisch in "Zonen", die dann Schritt für Schritt und Tag für Tag abgearbeitet werden. So lässt sich Aufräumen einfach und bequem in den Alltag eingliedern. Nur zehn Minuten am Tag reichen langfristig, um den Schreibtisch tipptopp zu halten. Ein effektiver Trick: Die ersten fünf Minuten in der Früh und die letzten fünf Minuten am Abend ein Aufräum-Ritual abhalten. Zu Beginn und zum Abschluss des Arbeitstages wird weggeräumt, abgewischt, aussortiert und entsorgt. Die tägliche Routine macht das Aufräumen kurz und schmerzlos - auf diese Art und Weise kommen staubige Stapel erst gar nicht zustande.

2. Hygiene

Ein leer geräumter Schreibtisch ist eine gute Gelegenheit, den Arbeitsplatz wieder einmal gründlich zu reinigen. Die Tischplatte wird mit einem feuchten Tuch von Staub und Kaffeerändern gesäubert, die Tastatur ausgeklopft und mit einem Mikrofasertuch und eventuell Spezialreiniger abgewischt. Die Allgemeine Unfallversicherungsanstalt (AUVA) empfiehlt die regelmäßige Reinigung von Telefon, Maus und Tastatur einmal im Monat. Der Bildschirm sollte alle zwei Wochen von Staub und Fingerabdrücken befreit werden. In der Erkältungszeit schadet es nicht, die Türklinken ab und an auch zu reinigen. Am effizientesten ist und bleibt aber das regelmäßige, gründliche Händewaschen, um Krankheiten und schmierigen Tastaturen vorzubeugen.

Michael Nikl von der AUVA empfiehlt das Waschen der Hände mit lauwarmem Wasser - das klingt simpel, aber laut Nikl halten sich viele Menschen nicht an diese einfach einzuhaltenden Hygienenestandards. Die Hände unter fließendes Wasser halten und anschließend mit Flüssigseife etwa 30 Sekunden auf den Händen verreiben, und dabei die Fingerzwischenräume nicht vergessen. Danach sorgfältig abspülen und mit einem Einmalhandtuch abtrocknen. Nach jeder Handwäsche empfiehlt es sich, die Haut mit einer Creme zu pflegen - wer das tagsüber nicht schafft, sollte aber zumindest am Abend vor dem Schlafengehen die Hände mit ausreichender Pflege versorgen. Gründliches Händewaschen ist jedenfalls Pflicht nach jedem WC-Gang und vor dem Essen. Auch wer mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs ist, sollte sich im Büro oder Zuhause angekommen, als erstes die Hände waschen.

Um langfristig einen sauberen Arbeitsplatz beizubehalten, hilft es, nicht über der Tastatur die Mittagspause einzuhalten. Brösel und Fettflecken helfen den Bakterien bei der Vermehrung und außerdem ist eine bewusste Pause jenseits des Bildschirms auch für Augen und Rücken gesünder.

3. Posteingang

Legen Sie sich eine Ablage auf Ihrem Schreibtisch zu: Ein Korb, ein Karton oder ein Ablagesystem mit mehreren Fächern. Die Inbox dient als Eingangskorb für den täglich eintrudelnden Papierkram. Post, Dokumente und Notizen liegen so nicht mehr verstreut auf dem Schreibtisch herum und stapeln sich in Türmen. Machen Sie es sich zur Routine, jeden Tag zwei Mal die Box zu leeren. Dinge, die in zwei Minuten erledigt werden können, bearbeiten Sie sofort, andere Dinge sortieren Sie in weiteren Fächern nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Auch in Sachen Ordnung am Arbeitsplatz ist das Eisenhower-Prinzip eine hilfreiche Methode den Überblick zu behalten.

4. Fächer statt Stapel

Die schnellen Erledigungen nehmen Sie sich zwei Mal aus der Inbox vor. Dinge, die weder wichtig noch dringend sind, landen sofort im Mistkübel. Je nachdem, mit welchen Dokumenten Sie es zu tun haben, sollten Sie sich auch hier ein System zulegen - das macht die Trennung vom Papierkram wesentlich leichter. Schaffen Sie sich in unmittelbarer Nähe einen Restmüll zu: gerissene Gummiringerl, Plastikverpackung, abgenutzte Hüllen und kaputte Kugelschreiber werden sofort entsorgt. Ein Altpapier-Kübel ist für Werbung, alte Kataloge und unverfängliche Schriftstücke. Ein Aktenschredder am Arbeitsplatz wird Ihnen die Trennung von heikleren Schriftstücken erleichtern. Machen Sie sich vorher aber unbedingt schlau, welche Dokumente Sie wie lange aufbewahren müssen. Mehrere Dokumente und Notizen, die zu einer Erledigung gehören, werden übersichtlich in einer Klarsichtfolie gesammelt, so haben Sie alles auf einen Blick und Griff parat. Bloß keine Klammern oder Haufen, das schafft keine klare Zuordnung.

Checken Sie gegen Nachmittag und am Abend Ihre Inbox und legen Sie die Dinge, die Sie nicht sofort erledigen können oder im Mistkübel landen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ab, hierfür benötigen Sie zwei Ablagen: In das eine Fach kommen wichtige Dinge, die noch etwas Zeit haben und in das andere kommen alle Schriftstücke, die entweder nur noch abgelegt werden müssen, oder die an andere Personen weitergeleitet werden.

5. Tu es! Jetzt!

Leere Kugelschreiber, veraltete Notizen, kitschige Souvenirs und die Postkarte vom Kollegen aus Mallorca aus dem Jahre 2002 gehören in den Mistkübel. Trennen Sie sich von defekten und für die Arbeit unnötigen Dingen. Schieben Sie die Entscheidung darüber, ob etwas noch gebraucht wird oder nicht, nicht auf die lange Bank. Entscheiden Sie sich und tun Sie es. Jetzt!

6. Aufräumen und fit werden

Stundenlanges Sitzen am Schreibtisch ist ungesund. Für den Rücken, den Blutzuckerspiegel, die Psyche und die Augen sind regelmäßige Bildschirm- und Schreibtischpausen enorm wichtig. Machen Sie jeden Gang in die Küche, zum Kollegen oder der Toilette zu einer kleinen Aufräum-Aktion. Leere Tassen, Löffel, Papiersackerl und Co gehören nicht auf den Schreibtisch. Versuchen Sie, keinen Gang mit leeren Händen aus dem Büro zu machen. Putzen ist Bewegung. Gönnen Sie ihrem Schreibtisch ab und an eine Abreibung und Ihrem Bewegungsapparat eine Abwechslung. Mit jedem Weg und jedem Griff wird Ihr Büro aufgeräumter und sauberer – ganz nebenbei. Schärfen Sie sich ein, die Dinge immer sofort an ihren Platz zurückzulegen. Nach einer Weile funktioniert das wie von selbst, denn Unordentlichkeit entsteht meistens durch Gegenstände, die dort sind, wo sie genau nicht sein sollen.

7. Dem Krimskrams Herr werden

Für jeden Gegenstand gibt es genau einen fixen Aufbewahrungsort, basta. Was mehrmals täglich gebraucht wird, kommt in greifbare Nähe, was lediglich mehrmals die Woche benötigt wird, findet einen Platz auf dem Regal oder in Schubladen. Halten Sie die Arbeitsplatte in Armlänge um sich herum komplett frei, der gewonnene Freiraum mindert Stress und schafft Platz für neue Ideen. Stift und Papier sollten in greifbarer Nähe sein. Ein, zwei Stifte reichen, ein Heft oder Block auch. Räumen Sie sich den Arbeitsplatz nicht mit unzähligen angekritzelten Blöcken und 20 Kugelschreibern voll. Nachschub-Material kann in einer Lade unterkommen. Auch die überbordende Nutzung von Post-its sollte eingestellt werden. Langfristige Notizen, die immer wieder benötigt werden, sind besser in einem Heft aufgehoben. Post-its sind für Erinnerungen, die meist noch am selben oder nächsten Tag erledigt werden. Und wer hat sie nicht? Diese Schachtel, Lade oder das Eck, wo einfach alles hinkommt, von dem man im Moment nicht so recht weiß ob es nicht doch noch einmal nützlich werden könnte?

Bringen Sie Ordnung in dieses Sammelsurium und verschaffen Sie sich einen Überblick, denn wer nichts findet, kann auch nichts benutzen. Geben Sie Gummibänder und Klammern in eine kleine Box oder ein altes Marmeladeglas. Schaffen Sie in großen Schubladen Abteilungen durch Boxen, Ordner und Schachteln. Machen Sie alle sechs Wochen einen Check: Alles was außerhalb des Ordnungssystems herumliegt, wird aufgeräumt oder kommt in den Mistkübel.

8. Grenzen setzen

Das Problem ist nicht zu wenig Platz, das Problem ist zu viel Zeug. Setzen Sie sich Limits. Eine Ablage mit Büchern oder Zeitschriften hat eine fixe Größe bzw. Breite. Sobald etwas neues angeschafft wird, muss etwas altes ausgemistet werden, sonst findet es schlicht keinen Platz. Dieses Prinzip hilft, Material aktuell zu halten und nicht beliebig anzusammeln. Lassen Sie sich nicht mit Angeboten, wie Werbematerial zuschütten. Bestellen Sie Mailings ab, die Sie nicht interessieren - das gilt auch für elektronische Post. Unnütze Souvenirs, Goodies und Gratis-Aktionen nicht einfach unüberlegt einstecken, sondern von vornherein ablehnen.

9. Besuch erwünscht

Das Büro und der Schreibtisch sind auch Aushängeschild der Persönlichkeit. Kollegen kommen vorbei und manchmal schneit ein Kunde herein. Legen Sie sich eine Garderobe und Haken zu, damit Sie Jacken, Taschen und Schirme ablegen können. Es gibt nichts nervigeres für Besucher, als sich den Sitzplatz von Tasche, Jacke und Schal befreien zu müssen, um Platz nehmen zu können.

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