Steuertipp 11 - Einkauf beim Großhändler: So verhindern Sie Nachzahlungen bei einer Betriebsprüfung

Grundsätzlich sind Unternehmer nach Erhalt eines Einkaufsausweises beim Großhändler einkaufsberechtigt. Werden auch private Einkäufe getätigt, führen diese bei Betriebsprüfungen immer wieder zu Abgrenzungsproblemen.

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Steuertipp 11 - Einkauf beim Großhändler: So verhindern Sie Nachzahlungen bei einer Betriebsprüfung

Der Verwaltungsgerichtshof hat sich in einer seiner jüngsten Entscheidungen damit befasst, wie der Unternehmer seine privat eingekauften Waren zu deklarieren hat, damit es bei einer Betriebsprüfung nicht zu Erlös- und Umsatzhinzuschätzungen kommt.

Hintergrund dieser Entscheidung war die Außenprüfung eines Restaurantbetriebes, bei welcher festgestellt wurde, dass diverse Wareneinkäufe nicht in die Buchhaltung aufgenommen wurden. Dabei hat das Finanzamt die privaten Einkäufe beim Großhändler dem Betrieb zugerechnet und eine Erlös- und Umsatzhinzuschätzung vorgenommen.

Muss ich zukünftig Angst vor einer Betriebsprüfung haben, wenn ich beim Großhändler auch meine „privaten“ Einkäufe tätige?

Grundsätzlich nicht. Wichtig ist es, dass Sie jene Einkäufe, die als privat eingekaufte Waren gelten, als solche deklarieren damit diese nicht dem Betrieb zugerechnet werden können.

Wie beweise ich dem Betriebsprüfer, welche Waren für private Zwecke verwendet worden sind und daher nicht zum Betrieb gehören?

Wenn Sie in haushaltsüblichen Mengen einkaufen, werden Sie kein Problem haben, dass diese auch als solche anerkannt werden. Schwierig wird es dann, wenn Sie z.B. Alkohol oder Kaffee in größeren Mengen einkaufen und dabei die selben Produkte für den Privatkonsum kaufen, die Sie auch in Ihrem Betrieb verwenden. In diesem Fall kann für den Prüfer ein begründeter Anlass gegeben sein, die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen anzuzweifeln. Wird die sachliche Unrichtigkeit von der Abgabenbehörde in einem Verfahren nachgewiesen, so berechtigt dies zur Schätzung, bzw. zur Erlös- und Umsatzhinzurechnung.

Was bedeutet eine Schätzung und welche Folgen hat diese auf den Betrieb und den dahinterstehenden Unternehmer?

Die Abgabenbehörde darf dann schätzen, wenn die Grundlage für die Abgabenerhebung nicht anderweitig ermittelt oder berechnet werden kann. Für Sie als Unternehmer kann dies unter Umständen Einkommensteuer- und Umsatzsteuernachzahlungen verursachen. Bei einer Schätzung kann es auch passieren, dass die Abgabenbehörde einen höheren Durchschnittsaufschlag schätzt, als die tatsächlichen Rohaufschläge ausmachen.

Lösungsansatz: Arbeiten Sie laufend mit Mengenrechnung und Kalkulation. Dies verursacht einen marginalen Mehraufwand, aber Sie wissen genau, was in Ihrem Unternehmen passiert und wie sich Ihre Rohaufschläge darstellen. Anhand dieser Unterlagen können Sie Ihre betrieblichen Abläufe kontrollieren und z.B. feststellen, ob alle Einkäufe sich auch als Umsatzerlöse in Ihrem Unternehmen niederschlagen. Wenn Sie z.B. 1 kg Kaffee einkaufen, muss dies zu einem bestimmten Umsatz im Unternehmen führen. Sollte dieser Umsatz sich nicht in Ihren Aufzeichnungen wiederfinden, müssen Sie in der Lage sein nachzuweisen, was mit diesem eingekauften Kaffee passiert ist. Deshalb empfiehlt es sich, auch exakte Aufzeichnungen hinsichtlich Schwund, Werbung oder Verderb zu führen.

Tipp: Besprechen Sie mit Ihrem Berater die üblichen Kalkulationssätze. Vergleichen Sie Ihre kalkulierten Ergebnisse mit Ihrer Buchhaltung und gehen Sie Abweichungen sofort auf den Grund!