7 Punkte, die Sie bei der Personalverrechnung beachten sollten

Die Personalverrechnung eines Unternehmens ist ein immer komplexer werdendes Gebiet und erfordert profunde Expertise. Die Steuerexperten der TPA Horwath haben dazu sieben Fragen, die sich in der Praxis häufig stellen, herausgearbeitet und die Antworten dazu aufbereitet. Das Gute an der komplexen Materie: Viele Optimierungsmöglichkeiten.

7 Punkte, die Sie bei der Personalverrechnung beachten sollten
7 Punkte, die Sie bei der Personalverrechnung beachten sollten

1. Den richtigen Kollektivvertrag verwenden

Im Laufe einer Unternehmensgeschichte ändert sich mitunter dessen unternehmerischer Schwerpunkt und damit unter Umständen auch der anwendbare Kollektivvertrag, unabhängig davon, ob das Unternehmen dafür die erforderliche Gewerbeberechtigung besitzt oder nicht. Verfügt das Unternehmen über mehrere aktive Gewerbeberechtigungen, sind vielleicht unterschiedliche Kollektivverträge anzuwenden. Die Verwendung des richtigen Kollektivvertrages ist deshalb so wichtig, weil Firmen, die Dienstnehmer nicht nach dem richtigen Kollektivvertrag einstufen und entlohnen, bei einer Prüfung der Lohnabgaben (GPLA) auf Grund des Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz mit empfindlichen Strafen rechnen müssen.

2. Geschäftsführer einer GmbH nicht zur Arbeiterkammerumlage verpflichtet

Geschäftsführer einer GmbH sind nicht arbeiterkammerzugehörig und daher auch nicht verpflichtet, die Arbeiterkammerumlage in Höhe von 0,5 Prozent des Gehaltes abzuführen. Zahlt man diese dennoch, beträgt beispielsweise die Umlage für vier Geschäftsführer mit einem monatlichen Gehalt von 4.530 Euro brutto insgesamt 1.087,20 Euro pro Jahr. Diesen Beitrag kann man für maximal 5 Jahre bei der Gebietskrankenkasse zurückfordern.

3. Hohe Strafen bei nicht erfassten Vergünstigungen

Vergünstigungen oder Vorteile, die der Dienstgeber seinen Dienstnehmern zusätzlich zum Lohn/Gehalt gewährt, wie etwa Sachbezüge oder Prämien, können steuer- und sozialversicherungspflichtig sein. Wichtig ist, dass die Buchhaltung die Personalverrechnung rechtzeitig über Vergünstigungen oder Vorteile an Mitarbeiter informiert, damit diese „Extras“ in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden können.

Vorsicht: Im Zuge einer Lohnabgabenprüfung wird auch die Buchhaltung kontrolliert. Findet ein Prüfer Auszahlungen an Mitarbeiter, die sozialversicherungs- bzw. lohnsteuerpflichtig sind, und die nicht in der Personalverrechnung berücksichtigt wurden, müssen die nicht abgeführten Beiträge nachverrechnet werden. Sind Dienstnehmer, für die Beiträge nachverrechnet werden müssen, bereits ausgeschieden, kann sich der Arbeitgeber hinsichtlich der nachzuzahlenden Lohnabgaben meist nicht mehr regressieren und muss 100 Prozent der Nachzahlung tragen.

4. Bei falsch verwendeten Lohnarten drohen Nachzahlungen und Verzugszinsen

Selbst wenn sämtliche Entgeltbestandteile in der Personalverrechnung erfasst sind, kann das Lohnprogramm nur dann eine korrekte Abrechnung erstellen, wenn die verwendeten Lohnarten richtig angelegt sind. Ist das nicht der Fall, kann es bei einer Lohnabgabenprüfung zu einer Nachzahlung kommen. Sind Sozialversicherungsbeiträge nachzuzahlen, dürfen diese vom Dienstnehmer nicht mehr rückwirkend einbehalten werden. Außerdem fallen zusätzlich rund acht Prozent Verzugszinsen pro Jahr an.

5. Lohnprogramm berücksichtigt Altersgrenzen automatisch

Ab bestimmten Altersgrenzen entfallen einzelne Lohnnebenkosten bzw. Sozialversicherungsbeiträge. Diese händisch zu verwalten ist recht mühsam, daher können die meisten gängigen Lohnverrechnungsprogramme – sofern die Daten dafür richtig hinterlegt sind – diese Altersgrenzen automatisch berücksichtigen. So entfallen der Dienstgeberbeitrag (4,5%) und der Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag in Höhe von 0,4% bei Dienstnehmern nach Vollendung ihres 60. Lebensjahres. Bei einem Dienstnehmer mit einem monatlichen Gehalt von 2.000 Euro brutto betragen diese Lohnnebenkosten 1.372 Euro pro Jahr.

6. Wann für privat genutzte Firmenautos ein „Mini-Sachbezug“ reicht

Kann der Dienstnehmer einen firmeneigenen PKW auch für Privatfahrten nutzen, muss dafür in der Lohnabrechnung ein steuerpflichtiger und sozialversicherungspflichtiger Sachbezug berücksichtigt werden. Dieser beträgt grundsätzlich 1,5 Prozent der Anschaffungskosten – max. 720 Euro pro Monat. Fährt der Dienstnehmer jedoch nachweislich weniger als 5.000 km pro Jahr privat, kann dieser den halben Sachbezug (max. 360 Euro) ansetzen bzw. bei nur gelegentlichen Privatfahrten eventuell auch den sogenannten "Mini-Sachbezug". Kann die geringe private Nutzung des Autos nicht nachgewiesen werden (etwa wegen mangelhaftem Fahrtenbuch), kann es im Zuge einer Abgabenprüfung zur Nachverrechnung der Lohnabgaben kommen.

7. Besondere Regelungen für Mitarbeiter, die im Ausland beschäftigt sind

Für Mitarbeiter, die ins Ausland entsendet werden und dort beschäftigt sind, gibt es zahlreiche gesetzliche Bestimmungen bzw. EU-Verordnungen hinsichtlich Sozialversicherung und Besteuerungsrecht, die in der Personalverrechnung zu berücksichtigen sind. So müssen im Falle (teilweiser) ausländischer Steuerpflicht eigene Lohnarten verwendet werden und der Lohnzettel muss gesondert ausgestellt werden. Werden diese Mitarbeiter nicht richtig abgerechnet, kann es bei einer Abgabenprüfung nicht nur in Österreich sondern auf Grund von Erhebungen ausländischer Behörden auch zu Problemen und Nachzahlungen im Ausland kommen.

TPA-Horwath bietet Personalverrechnungs-Check

Um Unsicherheiten und Fehler in der Personalverrechnung zu beseitigen, bieten die Steuerexperten bei TPA Horwath den Unternehmen einen Personalverrechnungs-Check an. Geschulte Mitarbeiter der Kanzlei prüfen anhand von Stichproben die Dienstnehmerlohnkonten der letzten 3 Jahre inklusive dazugehöriger Personalakte, Arbeitszeitaufzeichnungen und Reisekostenabrechnungen. Geprüft wird unter anderem, ob sämtliche lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften eingehalten wurden. Zum Abschluss erhält das Unternehmen einen schriftlichen Bericht, in dem die Verbesserungsvorschläge bzw. Einsparungspotentiale aufgelistet werden. „Eine Überprüfung der Personalverrechnung ist ein wirksames Kontrollinstrument und zeigt auch Verbesserungsmöglichkeiten in allen Abläufen auf“, erläutert Wolfgang Höfle, Steuerexperte bei TPA Horwath.

Nähere Infos dazu finden Sie unter: TPA Horwath Publikationen