Serie Arbeitnehmerveranlagung: Welche Ausgaben für den Job absetzbar sind

Jeder Arbeitnehmer kann für das abgelaufene Steuerjahr 2014, und vier Jahre davor, Geld vom Finanzamt zurückfordern. Lesen Sie in einer neuen Serie von format.at wie Sie am besten Steuern sparen. Im ersten Teil geht es um die Absetzbarkeit für Büromaterial, Handy, Computer, Dienstreisen und Umzügen.

Thema: Steuertipps
Serie Arbeitnehmerveranlagung: Welche Ausgaben für den Job absetzbar sind
Serie Arbeitnehmerveranlagung: Welche Ausgaben für den Job absetzbar sind

Jeder Arbeitnehmer, der keine Steuererklärung macht, schenkt dem Staat durchschnittlich zwischen 300 und 400 Euro im Jahr. Das bringt dem Finanzministerium Einnahmen von mehr als 180 Millionen Euro. Dabei ist es gar nicht schwer, sich Geld vom Finanzamt zurückzuholen. Lesen Sie, wie das für das abgelaufene Steuerjahr 2014, und die Jahre davor geht. Im ersten Teil der neuen Serie erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe von Werbungskosten Geld vom Staat zurückholen können.

Wann eine Arbeitnehmerveranlagung sinnvoll ist

Eine freiwillige Arbeitnehmerveranlagung können alle Arbeitnehmer mit dem Formular L1 beim Wohnsitzfinanzamt beantragen. Die Arbeitnehmerveranlagung kann auch über das elektronische Portal der Finanzverwaltung – Finanzonline – erstellt werden. Der Vorteil dabei ist, dass viele Daten bereits vorausgefüllt sind und die voraussichtliche Gutschrift vor Einreichung der Erklärung berechnet werden kann. Mit einer Gutschrift ist immer dann zu rechnen, wenn die monatlichen Bezüge stark schwanken, wenn das Dienstverhältnis nicht das gesamte Jahr gedauert hat, wenn Kinder vorhanden sind oder wenn die im Folgenden beschriebenen Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen geltend gemacht werden sollen. Auch jene, die im Vorjahr wenig verdient haben und deshalb nur Sozialversicherung aber keine Lohnsteuer bezahlt haben, sollten eine Arbeitnehmerveranlagung machen. Sie bekommen die Negativsteuer gutgeschrieben.

Was tun, wenn das Finanzamt Ausgaben nicht anerkennt

Wenn vom Finanzamt nicht alle Ausgaben anerkannt werden, kann man innerhalb eines Monats eine Beschwerde gegen den Bescheid über die Arbeitnehmerveranlagung einbringen. Wolfgang Piribauer, Steuerexperte bei TPA Horwath:"Erklären Sie in einem kurzen Brief, warum Ihnen die geltend gemachten Ausgaben doch zustehen. Wenn die Angaben nachvollziehbar und gesetzeskonform sind, wird das Finanzamt einen neuen Bescheid erlassen."

Wie Sie vergessene Absetzposten aus Vorjahren trotzdem noch geltend machen können

Wer in den vergangenen Jahren vergessen hat, absetzbare Ausgaben in der Arbeitnehmerveranlagung anzugeben, kann das innerhalb eines Jahres ab dem Datum des Bescheids nachholen. Dazu muss ein Antrag auf Berichtigung gestellt werden. Ist der Bescheid schon älter als ein Jahr, sollten Sie trotzdem mit dem zuständigen Sachbearbeiter Kontakt aufnehmen und die Berücksichtigung der Ausgaben anregen. Wichtig: Ein Antrag auf eine freiwillige Arbeitnehmerveranlagung kann auch wieder zurückgenommen werden. Steuerspezialist Piribauer: „Sollten Sie überraschenderweise einen Steuerbescheid mit einer Nachzahlung erhalten, können Sie den Antrag auf eine Arbeitnehmerveranlagung innerhalb der einmonatigen Beschwerdefrist schriftlich beim Finanzamt zurückziehen.“ Die Nachzahlung muss dann nicht geleistet werden.

Wie man für berufliche Ausgaben bis zur Hälfte der Ausgaben zurückbekommt

Werbungskosten sind der Klassiker beim Steuersparen. Jede Rechnung für beruflich bedingte Ausgaben kann Geld sparen. Je nach persönlichem Einkommenssteuersatz bekommt man pro Betrag von 100 Euro eine Steuergutschrift zwischen 36,50 Euro und 50 Euro zurück. Dazu zählen etwa Büromaterial, Druckerpatronen, ein neues Handy, ein Computer oder Ähnliches.

Für die private Nutzung eines Computers müssen 40 Prozent der Kosten, die für das Gerät bezahlt wurden, abgezogen werden. So hoch ist der vom Fiskus angenommene Privatanteil. Der Staat zahlt zwischen 36,5 Prozent und 50 Prozent von den restlichen beruflich genutzten 60 Prozent.

Alles bis 400 Euro kann man sofort voll geltend machen

Wie viel man jährlich absetzen kann, hängt von der Höhe des Anschaffungspreises ab. Alle Anschaffungen bis 400 Euro kann man sofort im Jahr der Anschaffung voll geltend machen. Die Kosten für teurere Investitionen müssen auf drei Jahre aufgeteilt werden, da man davon ausgeht, dass das Gerät drei Jahre genutzt wird.

In der Praxis heißt das, ein Laptop, der 1.000 Euro kostet, bringt drei Jahre lang einen Absetzposten von 200 Euro und damit eine effektive Steuerersparnis von bis zu 100 Euro. Der Kaufpreis von 1.000 Euro abzüglich 400 Euro Privatanteil ergibt 600 Euro Abschreibungsbasis. Aufgeteilt auf 3 Jahre ergibt das 200 Euro Abschreibung pro Jahr. Achtung: Wer die Investition erst in der zweiten Jahreshälfte tätigt, kann im Anschaffungsjahr nur die halbe Abschreibung, also 100 Euro, geltend machen und so in diesem Jahr bis zu 50 Euro weniger Steuern zahlen. Kosten für einen beruflich genutzten Internetanschluss zählen ebenfalls zu den Werbungskosten. Sofern eine genaue Abgrenzung gegenüber dem privaten Teil nicht möglich ist, können Sie die Aufteilung schätzen.

Für jene, die keine oder kaum Ausgaben haben, die sie geltend machen können, gibt es eine Werbungskostenpauschale von 132 Euro pro Jahr. Diese wird vom Arbeitgeber automatisch berücksichtigt.

Wann Aus- und Weiterbildungskosten absetzbar sind

Kosten einer beruflichen Weiterbildung sind absetzbar, wenn ein Zusammenhang zwischen der Fortbildungsmaßnahme und dem tatsächlich ausgeübten Beruf besteht. Kosten für den Erwerb von grundsätzlichen EDV-technischen oder bürotechnischen Kenntnissen sind jedenfalls abzugsfähig. Dazu zählen etwa der Europäische Computerführerschein oder ein Buchhaltungskurs.

1. Bei Umschulungskosten für einen neuen Beruf zahlt der Staat mit

Umschulungskosten können ebenfalls abgesetzt werden. Das ist eine umfassende Ausbildung, die den Einstieg in einen neuen, mit der bisherigen Tätigkeit nicht verwandten Beruf ermöglicht. Voraussetzung ist aber, dass im neuen Beruf höhere Verdienstmöglichkeiten bestehen oder ein sicherer Arbeitsplatz zu erwarten ist. Darunter fällt etwa ein Studium an einer Fachhochschule oder Universität. Als Kosten können Kursgebühren, Kosten für Kursunterlagen, Bücher, Skripten sowie Fahrt- und Nächtigungskosten geltend gemacht werden. Auch ein für die Ausbildung benötigter Computer ist absetzbar.

2. Sprachkurse absetzbar, wenn die Sprache im Job gebraucht wird

Die Kosten für Sprachkurse können abgesetzt werden, wenn die Fremdsprache im tatsächlich ausgeübten Beruf gebraucht wird. Das ist häufig in der Tourismusbranche, bei Telefonisten, Exportsachbearbeitern der Fall. Durch die steigende internationale Vernetzung der Wirtschaft können Sprachkurse in beinahe allen Branchen von Vorteil sein.

3. Strenge Kriterien für Sprachreisen im Ausland

Kritischer ist die Finanz bei der Anerkennung von Sprachreisen im Ausland. Dabei sollen in der Regel nicht nur die Kosten des Sprachkurses selbst, sondern auch die Reise- und Aufenthaltskosten steuerlich abgesetzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Sprachkurs wie ein Lehrgang organisiert ist, den Großteil des Tages einnimmt und das Programm auf die Teilnehmer einer bestimmten Berufsgruppe zugeschnitten ist.

Auch bei Reisen zahlt der Fiskus dazu

Wer beruflich reist und die Auslagen nicht von seinem Dienstgeber ersetzt bekommt, kann die Auslagen beim Finanzamt als Werbungskosten geltend machen. Sollte der Dienstgeber etwas dazu zahlen, ist dieser Ersatz abzuziehen. Als Nächtigungskosten können für Reisen im Inland wahlweise pauschal 15 Euro abgesetzt werden oder die tatsächlichen Kosten der Nächtigung inklusive Frühstück.

Ab einem Reiseziel das 25 Kilometer vom Dienstort entfernt liegt, zahlt der Fiskus mit

Reisekosten können geltend gemacht werden, wenn das Reiseziel mindestens 25 Kilometer vom Dienstort entfernt ist. Als Taggeld können maximal 26,40 Euro pro Tag abgesetzt werden. Pro Stunde gilt ein Satz von 2,20 Euro ab einer Reisedauer von mindestens drei Stunden. Wer beruflich ins Ausland reist, kann bei Reisen über die Grenze, die mehr als drei Stunden dauern, Spesen geltend machen. Als Stundensatz gelten 1/12 pro angefangener Stunde. Um auf den richtigen Spesen zu kommen dividiert man 26,40 Euro durch 12, Ergibt 2,20 Euro.

  • Reisekostenbeispiel 1: Die Reisedauer beträgt 2 Stunden und 55 Minuten: In diesem Fall können keine Diäten verrechnet werden, da die Mindestdauer von drei Stunden nicht erreicht wurde.
  • Reisekostenbeispiel 2:Die Reise dauert 3 Stunden und 5 Minuten. Die Tagesdiäten betragen 4/12 von 26,40 Euro. Ergibt 8,80 Euro. 4/12 können geltend gemacht werden, da zu den 3 vollen Stunden, die angefangene Stunde dazugerechnet wird.

Die Höhe der Auslandsdiäten ist von Land zu Land verschieden. Das Tages- und Nächtigungsgeld für solche Auslandsdienstreisen sind in den Lohnsteuerrichtlinien des Finanzministeriums nachzulesen. Allerdings dürfen dem Fiskus keine Reisekosten verrechnet werden, wenn die Tätigkeit länger als fünf Tage an einem Ort durchgehend stattfindet oder regelmäßig (mindestens einmal pro Woche) ein bestimmter Ort aufgesucht wird. In diesen Fällen dürften die Diäten nur für die ersten fünf Tage geltend gemacht werden. Für Orte, die unregelmäßig besucht werden, dürfen maximal Diäten für 15 Tage pro Kalenderjahr abgesetzt werden.

Fiskus bei Reisekosten kleinlich

„Der berufliche Anteil der Reise muss von übergeordneter Bedeutung sein“, erklärt Piribauer bei TPA Horwath. Die Auslagen, die beim Fiskus geltend gemacht werden, müssen mit Belegen und Aufzeichnungen genau dokumentiert sein. Der berufliche Anteil von gemischt veranlassten Reisen (berufliche Reise mit anschließendem Privataufenthalt) darf nur dann geltend gemacht werden, wenn der berufliche und private Teil der Reise zeitlich klar voneinander abgegrenzt werden können.

Ausgaben für Bewerbungen absetzbar

Wer sich für einen neuen Job bewirbt, kann für seine Auslagen ebenfalls Geld vom Staat zurückverlangen. Fahrtkosten, wie etwa Kilometergeld, Tagesgeld und Nächtigungskosten (siehe oben) sind abzugsfähige Positionen. Auch Kosten für die Erstellung der Bewerbungsunterlagen, z.B. Druckkosten können abgesetzt werden.

Umzug: Der Staat zahlt mit

Wenn der Umzug aus beruflichen Gründen notwendig wird, zahlt der Staat etwas dazu. Das gilt beim erstmaligen Antritt eines Dienstverhältnisses, beim Wechsel des Dienstgebers, falls es durch den Dienstgeber zu einer dauerhaften Versetzung kommt oder mit dem Umzug ein unzumutbar langer Arbeitsweg vermieden wird. Die Gründung eines Zweitwohnsitzes gilt jedoch nicht als Umzug.

Zweitwohnsitz bei großer Entfernung absetzbar

Als Werbungskosten kann auch ein Wohnsitz am Arbeitsplatz von der Steuer abgesetzt werden, wenn der Familienwohnsitz mehr als 120 Kilometer entfernt liegt und die Beibehaltung des Familienwohnsitzes nicht privat veranlasst ist. Das ist dann der Fall, wenn der (Ehe)-Partner pro Jahr Einkünfte von über 6.000 Euro am Familienwohnsitz hat oder die Verlegung des Familienwohnsitzes aus anderen Gründen unzumutbar ist. Das trifft bei kurzzeitig, befristeten Tätigkeiten an einem anderen Ort zu. Auch die Pflege von nahen Angehörigen am Familienwohnsitz kann gegen eine Wohnsitzverlegung sprechen. Verheiratete Arbeitnehmer können den Familienwohnsitz ohne Nachweis zwei Jahre lang beibehalten und die Kosten der doppelten Haushaltsführung steuerlich geltend machen. Alleinstehende können Kosten für einen Zweitwohnsitz absetzen, wenn sie maximal sechs Monate an einem anderen Ort arbeiten.