E-Rechnung (2) - Oberstes Gebot für den Empfänger: Prüfen und dokumentieren

Um Nachteile, etwa beim Vorsteuerabzug, zu vermeiden müssen elektronisch übermittelte Rechnungen vom Empfänger auf die Einhaltung von Formvorschriften und den Inhalt genauestens geprüft werden. Für Empfänger von E-Rechnungen haben die Experten von TPA Horwath eine Checkliste zusammengestellt.

Thema: Steuertipps
E-Rechnung (2) - Oberstes Gebot für den Empfänger: Prüfen und dokumentieren

Mit dem Abgabenänderungsgesetz 2012 (derzeit Begutachtungsentwurf) werden die Anforderungen für die elektronische Übermittelung von Rechnungen stark verringert. Ziel ist eine Gleichstellung der E-Rechnung mit der klassischen Papierrechnung.

Während die Erleichterungen für den Rechnungsaussteller überwiegen, können sich für den Rechnungsadressaten jedoch zusätzliche Prüf- und Dokumentationspflichten ergeben, da dieser die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der elektronisch übermittelten Rechnung zu prüfen hat.

Die E-Rechnung ab 01.01.2013

Die bestehenden Formalvorschriften für die elektronische Übermittlung von Rechnungen werden weitgehend abgeschafft. Das Vorliegen einer elektronischen Signatur und die Übertragung mittels reglementiertem elektronischem Datenaustauschverfahren (EDI) werden nicht mehr gefordert. Die Übertragung der Rechnung kann als E-Mail, als E-Mail-Anhang, als Web-Download, als SMS, MMS oder auch per Fax erfolgen, wobei sämtliche elektronische Formate (zB .pdf, .xml) zur Verfügung stehen.

Prüfung durch den Rechnungsadressaten

Zum Vorsteuerabzug berechtigen die elektronisch übermittelten Rechnungen auch nach dem 01.01.2013 nur dann, wenn alle verpflichtenden Rechnungsinhalte, die jenen einer Papierrechnung entsprechen, enthalten sind. Darüber hinaus hat der Rechnungsempfänger die E-Rechnung inhaltlich zu überprüfen.

Dabei muss ein Prüfpfad belegbar dokumentiert werden, der eine Verbindung zwischen der empfangenen Lieferung oder sonstigen Leistung und der vorliegenden E-Rechnung herstellt. Der Rechnungsadressat kann/muss in Zukunft selbst festlegen, wie er diese Prüfung vornimmt. Wesentlich ist dabei, dass folgende Kriterien belegbar geprüft wurden:

Echtheit der Herkunft
- Ist der Rechnungsaussteller mit dem Leistungserbringer ident?
- Wurde die verrechnete Leistung in angegebenem Umfang und Qualität tatsächlich erbracht?
- Wurde die abgerechnete Lieferung tatsächlich durchgeführt?

Unversehrtheit des Inhalts
- Enthält die Rechnung sämtliche Merkmale einer Papierrechnung?
- Ist die Rechnung vollständig?

Lesbarkeit der Rechnung
- Die Lesbarkeit muss für 7 Jahre gewährleistet sein (Es gibt mehrere Ausnahmen, bei Immobilien gilt zB eine Frist von 22 Jahren).

In Zukunft kann/muss der Rechnungsadressat selbst festlegen, wie er die Echtheit und Unversehrtheit der elektronischen Rechnung prüft und es bedarf keiner Verwendung eines externen Zertifizierungsdienstes mehr wie bisher bei der elektronischen Signatur. Gesetzliche Anforderungen gibt es an dieses Prüfverfahren derzeit keine, sodass der Unternehmer in der Auswahl des Vorgehens völlig frei ist.

Wie können Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit überprüft werden?
Für die Prüfung der elektronisch übermittelten Eingangsrechnung werden keine formalen Vorgaben normiert. Die Überprüfung kann daher an die sich aus Größe und Geschäftstätigkeit des jeweiligen Unternehmens ergebenden Anforderungen individuell angepasst werden.

* Bei kleineren Unternehmen mit überschaubarer Anzahl an Eingangsrechnungen wird ein manueller Abgleich anhand von Begleitunterlagen wie Auftragsbestätigungen, Empfangsbestätigungen, Lieferscheinen etc. oftmals ausreichen. Wesentlich ist die Dokumentation der Prüftätigkeit, etwa durch Anbringen eines Prüfvermerks auf der E-Rechnung.

* Bei größeren Unternehmen mit einer Vielzahl von Eingangsrechnungen sollten Prüfroutinen etabliert werden, die ein ressourcenschonendes Überprüfen der elektronisch übermittelten Eingangsrechnungen möglich machen. Auch hier ist die Dokumentation der Verfahrensabläufe und der tatsächlichen Überprüfung wesentlich und hat daher lückenlos zu erfolgen.

Ist im Unternehmen des Rechnungsadressaten bereits ein Internes Kontrollsystem (IKS) mit umfassender Dokumentation der Kontrollabläufe implementiert, so sollten sich in der Regel aus der Prüfpflicht von E-Rechnungen keine weiteren Anforderungen ergeben. Eine diesbezügliche Evaluierung des vorhandenen IKS sollte jedoch noch vor dem Jahreswechsel erfolgen. Eine rechtzeitige Anpassung eines bestehenden oder die Schaffung eines neuen IKS kann somit helfen, böse Überraschungen nach dem 1. Jänner 2013 zu vermeiden.

Archivierung

Die Archivierung ist grundsätzlich im Originalformat angeordnet, woraus sich ein zusätzlicher Datensicherungsbedarf ergeben kann. Die Aufbewahrungsdauer beträgt grundsätzlich sieben Jahre (Generell empfehlen wir aber eine Aufbewahrung von 10 Jahren). Ob auch eine ausgedruckte Version der E-Rechnung eine zulässige Form der Archivierung darstellt, wird derzeit in der Fachliteratur diskutiert, im Gesetzesentwurf ist dies jedoch derzeit nicht explizit vorgesehen.

Zustimmungsrecht

Wie auch bisher, hat der Rechnungsadressat ein Zustimmungsrecht zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen. Oftmals enthalten bereits die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Leistungserbringers die Möglichkeit zur elektronischen Rechnungsübermittlung.
Besteht keine vertragliche Vereinbarung (zB durch AGB), ist zu beachten, dass die Zustimmung uU auch konkludent erfolgen kann; daher sollte – wenn nicht gewünscht – ausdrücklich der elektronischen Übermittlung widersprochen und die Übermittlung einer Papierrechnung gefordert werden

Einen genauen Vergleich zwischen Papier-Rechnung - E-Rechnung ALT und E-Rechnung NEU können Sie hier downloaden