Das neue Zahlungssystem SEPA: So bereiten Sie Ihr Unternehmen darauf vor

Das neue Zahlungssystem SEPA: So bereiten Sie Ihr Unternehmen darauf vor

Ab dem 1. Februar 2014 muss der gesamte bargeldlose Zahlungsverkehr auf SEPA, das neue EURO-Zahlungssystem, umgestellt sein. SEPA umfasst neben den EU-Mitgliedsstaaten auch die Länder Liechtenstein, Norwegen, Island, Monaco und die Schweiz.

Wer bis dahin seine Zahlungssysteme nicht auf SEPA umgestellt hat, wird Schwierigkeiten bei der Durchführung seiner bargeldlosen Zahlungen haben. Die Experten von TPA Horwath erklären, worauf es bei der Umstellung ankommt.

Auf den ersten Blick wirkt das Datum der Umstellung noch weit entfernt. Doch die verfügbare Zeitspanne täuscht, wenn man bedenkt, welche Umsetzungsmaßnahmen zu treffen sind. Ab dem 1. Februar 2014 wird das nationale Zahlungsverkehrssystem ausnahmslos durch das SEPA-System ersetzt. Die Abkürzung SEPA steht für Single European Payment Area, den einheitlichen europäischen Zahlungsverkehrsraum. Nach einer mehrjährigen Übergangsphase müssen ab 2014 im bargeldlosen Zahlungsverkehr sämtliche Überweisungen und elektronischen Lastschrift- und Einzugsermächtigungsverfahren durch SEPA-Instrumente ersetzt werden. Laut einem EZB-Bericht vom März sind besonders kleine und mittlere Unternehmen schlecht auf das neue Zahlungssystem vorbereitet. Von der Umstellung besonders betrioffen sind nach Einschätzung von Experten jene Unternehmen, die Zahlungen an viele Lieferanten durchführen und Kundenforderungen in hohem Maße über-Einziehungsaufträge abwickeln.

Um das neue System auch umsetzen zu können, müssen alle Unternehmen ihre Zahlungsprozesse und Systeme bis dahin an die neuen Standards angepasst haben. Sind bei einem Unternehmen am betreffenden Stichtag die Abläufe noch nicht umgestellt, können die Folgen schwerwiegend sein. Mögliche Konsequenzen können Skontoverluste aufgrund verspäteter Zahlungen an Lieferanten oder Liquiditätsprobleme wegen nicht durchführbarer Einziehungsaufträge sein.

Was bedeutet die IBAN?

Sämtliche Verbraucher müssen sich umstellen und statt Bankleitzahl und Kontonummer BIC und IBAN angeben. Die IBAN (IBAN steht für international bank account number; internationale Bankkontonummer) ist eine je Teilnehmerland unterschiedlich lange Nummer für die eindeutige Identifikation eines Bankkontos. Bei österreichischen Bankverbindungen ist die IBAN 20 Stellen lang. Die IBAN ersetzt sowohl im nationalen wie auch im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr die gewohnte Kontonummer und Bankleitzahl. Die IBAN für österreichische Bankverbindungen setzt sich aus einem zweistelligen Länderkennzeichen (AT), einer zweistelligen Prüfziffer, der gewohnten fünfstelligen Bankleitzahl und der 11-stelligen Kontonummer (inkl. führender Nullen) zusammen. Prüfziffer und Länderkennzeichen dienen dazu, dass Fehlüberweisungen minimiert werden. Für die leichtere Lesbarkeit der IBAN (zB auf Geschäftsunterlagen) hat sich eine Schreibweise in fünf abgesetzten Vierergruppen bewährt (zB: AT61 1400 0000 0123 4567).

Eine wesentliche Neuerung stellen die Vorschriften für das SEPA Lastschriftverfahren dar. Das bisher in Österreich gängige Einzugsermächtigungsverfahren wird durch die SEPA-Lastschrift ersetzt. Beim neuen Zahlungssystem unterscheidet man zwischen der SEPA-Lastschrift und der SEPA-Firmenlastschrift, wobei die Firmenlastschrift nur zwischen Unternehmen zulässig ist und bei einem gültigen Lastschriftmandat keine Rückabwicklung vorsieht.

Neu ist die zwingend vorgeschriebene Ankündigung des Lastschrift-Durchführungsdatums mit Angabe einer Lastschrift-ID und der Creditor-ID des Lastschrifteinreichers. SEPA erfordert deshalb einige Änderungen in der Ablauforganisation und bei den eingesetzten Systemen, um die SEPA-Instrumente, insbesondere die SEPA-Lastschrift, optimal nutzen zu können.

Zur Vorbereitung auf die SEPA-Umstellung sollten sich Unternehmen folgende Fragen stellen

- Welche Risiken bestehen für mein Unternehmen?
- Mit welchen Auswirkungen ist zu rechnen, wenn ich nicht vorbereitet bin?
- Welche Organisationseinheiten im Unternehmen sind betroffen?
- Welche Chancen kann ich als kleines oder mittelständisches Unternehmen mit der SEPA-Umstellung nutzen?

Tipps für die Umstellung auf SEPA´

- Jedes Unternehmen sollte schon jetzt einen Zeitpunkt für die SEPA- Migration vorsehen und einen Maßnahmenplan erarbeiten und eventuell ein Projektteam einsetzen.
- Bestehenden Abläufe müssen analysiert und an die Neuerungen angepasst werden. In der operativen Umsetzung sollten Unternehmen in einem ersten Schritt ab sofort auf allen ihren Geschäftsunterlagen ihre IBAN und BIC-Nummer angeben.
- Bestellung neuer Drucksorten für den Zahlungsverkehr
- Das Service der Banken für die Übersetzung von Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN und BIC von inländischen Bankverbindungen der Debitoren und Kreditoren nutzen
- IBAN und BIC von Kunden und Lieferanten einholen
- Creditor-ID beantragen
- Vereinbarungen für SEPA-Lastschriftverfahren abschließen
- Bestehende Lastschriftmandate prüfen
- Finanzabläufe und die Funktionalität der bestehenden Systeme im Zahlungsverkehr auf SEPA-Tauglichkeit prüfen

Die Umstellung bringt eine Reihe von Vorteilen für Verbraucher, Banken und Unternehmen. Die Zahlungsabwicklung wird vereinfacht, weil alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen unter Nutzung eines einheitlichen Formats erfolgen. Die Rechtssicherheit im Zahlungsverkehr steigt, die Dauer der Durchführung der Transaktionen sinkt, ebenso wie die Kosten. Gleichzeitig bietet die Umstellung auf SEPA die Möglichkeit Geschäftsabläufe im Zusammenhang mit dem Zahlungsverkehr zu optimieren.

Die Spezialisten der TPA Horwath beantworten Fragen zu SEPA und begleiten Unternehmen bei der Umstellung.

Weitere Informationen unter: www.tpa-horwath.at/de

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