Mitarbeitergespräche: Tipps für Mitarbeiter und Führungskräfte

Mitarbeitergespräche verlaufen oft ungut. Wenn sie überhaupt stattfinden. Eine verpasste Chance, denn sie sind ein wesentliches Führungsinstrument. Wirtschaftscoach Christine Bauer-Jelinek gibt Ratschläge für den optimalen Gesprächsverlauf - aus Sicht von Führungskräften wie auch Mitarbeitern.

Mitarbeitergespräche: Tipps für Mitarbeiter und Führungskräfte

Mitarbeitergespräche: Eine offene und faire Kommunikation ist Voraussetzung.

Kommunikationswerkzeuge und Methoden im Überblick: Feedbackregeln, aktives Zuhören und Fragen sind hilfreiche Elemente der professionellen Gesprächsführung und bei Mitarbeitergesprächen essenziell.

Feedbackregeln

Feedback ermöglicht, "blinde Flecken“ bei sich selbst zu erkennen und konstruktive Veränderungen vorzunehmen. Das gilt für Mitarbeiter und Führungskräfte. Es sollte grundsätzlich im Gespräch erfolgen, nicht schriftlich. Und da das meist mit Emotionen verbunden ist, ist Achtsamkeit gefragt.

Die Grundregeln für den Geber

Vorbereitung ist das A und O. Wer sich das Inhaltliche bereits überlegt hat, kann umso mehr auf die Form achten. Denn: Feedback sollte nicht (ab-)wertend und generalisierend, sondern beobachtend und konkret sein. Das heißt: Ich-Botschaften, Beobachtungen und Wünsche formulieren statt Vorwürfe und Angriffe: "Ich bin irritiert/ enttäuscht/verärgert, weil ich wahrnehme, dass …“ "Mir ist wichtig/ich wünsche mir, dass Sie zukünftig/beim nächsten Mal …“
Ein Beispiel: "Bei Kundenmeetings legen Sie immer Interna offen auf den Konferenztisch, das geht so nicht.“ Alternative: "Ich habe beobachtet, dass Sie beim Meeting mit dem Kunden XY zeitweise unsere Firmendokumente offen auf dem Konferenztisch liegen hatten. Ich bin verärgert, weil mir wichtig ist, dass interne Informationen absolut vertraulich behandelt werden.“
Negative Kritik anzunehmen, ist nicht einfach, daher immer auch Positives aussprechen! Die "Sandwich-Theorie“ empfiehlt, jede negative Kritik zwischen zwei positive Aussagen zu betten. Grundregeln für den Nehmer: zuhören, nicht unterbrechen (außer bei Verständnisfragen) und vor allem: nicht rechtfertigen.

Aktives Zuhören:

Stress, E-Mail, SMS - im Alltag kommen zwischenmenschliche Aspekte oftmals zu kurz. Umso wichtiger ist es, sich im Mitarbeitergespräch bewusst auf das Gegenüber einzulassen. "Aktives Zuhören“ kann helfen, gegenseitiges Vertrauen aufzubauen und während des Gesprächs auftretende Unklarheiten direkt auszuräumen. Tendenziell fällt extrovertierteren Personen die Zuhörerrolle schwerer. Tipps, die helfen können, dem Gegenüber beim Zuhören volle Aufmerksamkeit zu widmen:
Paraphrasieren. Aussagen der anderen Person mit eigenen Worten wiederholen.
Verbalisieren. Gefühle des Gegenübers spiegeln: "Sie hat das geärgert, weil …“
Nachfragen. "Nachdem Sie dies gesagt hatten, reagierte Herr XY nicht?“
Klären. "Sie haben gesagt ‚sofort‘: War das am gleichen Tag?“

Fragende Gesprächsführung:

Mit ehrlichem Interesse formulierte Fragen zeugen nicht nur von Wertschätzung, sie können vor allem auch die Lösungsfindung beschleunigen. Bevorzugt sind offene "W“-Fragen mit Lösungsorientierung Fokus auf "Wie und was?“ statt "Warum?“.
Ein Beispiel: "Wie können wir die Arbeits- prozesse neu organisieren, damit Sie … ?“, "Was brauchen Sie, damit Sie … ?“, "Was müsste verändert werden, damit … eintreffen kann?“

Körpersprache wahrnehmen:

Ob jemand sagt, was er meint, zeigt sich oft auf nonverbaler Ebene. Achten Sie auf die Signale: Sind Aussage und Körperhaltung kongruent, wird Blickkontakt gehalten, zeugen Arme und Beine von offener oder geschlossener Haltung? Wichtig ist, nicht voreilig zu interpretieren, sondern bei Auffälligkeiten nachzufragen, anzusprechen respektive zu thematisieren. Und nicht vergessen: Auch auf die eigenen Signale achten.

Tipps Für Mitarbeiter

  • Timing: Wenn Mitarbeitergespräche in Ihrem Unternehmen eingeführt sind, erkundigen Sie sich rechtzeitig, in welchem Abstand und welcher Form sie stattfinden.
  • Vorbereitung: Verlangen Sie die Checkliste für das Gespräch rechtzeitig, damit Sie Ihre Arbeitsschwerpunkte noch darauf abstimmen und Ergebnisse Ihrer Aufgaben laufend mitdokumentieren können. Am Tag davor fällt einem oft nicht mehr ein, was man alles geleistet hat.
  • Bilanz: Formulieren Sie Ihren Leistungsbericht sachlich und versehen Sie diesen vor allem mit Fakten und Zahlen. Missstände formulieren Sie nicht als Vorwürfe und Anschuldigungen sondern als Verbesserungsvorschläge oder Wünsche.
  • Diplomatie: Die Antwort auf Fragen nach der Atmosphäre oder nach Kollegen erfordert Feingefühl: Einerseits soll die Führungskraft ja Rückmeldungen erhalten, andererseits will man ja nicht "petzen“.
  • Strategie: Halten Sie die "große Perspektive“ im Blick, Alltägliches sollten Sie schon laufend besprochen haben. Prüfen Sie, ob die vorgegeben Ziele für Sie erreichbar sind, und verhandeln Sie die notwendigen Ressourcen dazu: Geräte, Budget, Personal, Zeit etc.
  • Beharrlichkeit: Thematisieren Sie unbedingt Ihre finanziellen Vorstellungen (Gehaltserhöhung, Prämien, Vertragsänderungen) und lassen Sie sich nicht durch allgemeine Abwehrversuche wie "Sie wissen doch, dass die Firma ein schlechtes Jahr hatte“ davon abbringen. Argumentieren Sie stets mit Ihrer persönlichen Leistung und dem Mehrwert, den Sie dadurch gebracht haben.

Tipps für Führungskräfte

  • Vorbereitung: Nehmen Sie das Gespräch als Chance, wichtige Themen strukturiert und kompakt zu besprechen, ein differenziertes Feedback zu geben und Ziele zu definieren. Bereitens Sie sich auf das Gespräch mit jedem Mitarbeiter gründlich vor. Das bietet Gelegenheit, kurz vom Tagesgeschäft innezuhalten und eine größere Perspektive einzunehmen. Klären Sie auch den Rahmen für Prämien und Gehaltsforderungen bereits im Vorfeld ab. Definieren Sie die Zielvereinbarungen realistisch - wenn Sie den Mitarbeiter motivieren und an das Unternehmen binden wollen.
  • Zeitplan: Betrachten Sie das Gespräch nicht als lästige Pflicht und schieben Sie nicht alle Termine bis zum letztmöglichen Zeitpunkt auf.
  • Respekt: Vermeiden Sie, den vereinbarten Termin öfter zu verschieben. Sie erzeugen damit unnötigen Frust, denn der Mitarbeiter hat sich vorbereitet und mental auf das Gespräch eingestellt. Ein Absage ist wie ein Fehlstart im Sport - das kostet Kraft und vermindert die Motivation.
  • Empathie: Vermeiden Sie Vorwürfe und Ärger - sind diese aufgestaut, wurden schon früher anstehende Gespräche versäumt. Nutzen Sie das Gespräch, um Anerkennung und Wertschätzung zu vermitteln, aber auch Forderungen klar auszudrücken. Kontinuität: Verfallen Sie nicht in den häufig gemachten Fehler, die Kontakte mit dem Mitarbeiter während des Jahres zu reduzieren, weil es das Mitarbeitergespräch gibt. Aktuelle Themen müssen gleich besprochen werden - auch Konflikte. "Alte Hüte“ beim Gespräch hervorzuziehen, spricht nicht für Führungsqualitäten.
  • Dokumentation: Es hat sich bewährt, dass die Führungskraft und der Mitarbeiter die Eckpunkte des Gesprächs schriftlich festhalten und so überprüfen, ob beide mit den Fakten und den Formulierungen einverstanden sind.

Die Tipps zum Mitarbeitergespräch sind Teil des Artikels Mitarbeitergespräch - "Qual oder Potenzial" aus FORMAT43/2014
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