Kampf dem Powerpoint-Koma

Kampf dem Powerpoint-Koma

Sie kann fesseln, sie kann einschläfern, sie kann verkaufen – die Präsentation. Wer Publikum hat, egal ob internationale Aktionäre oder Mitglieder des örtlichen Fußballvereins, wirft den Beamer an. Die Microsoft-Software Powerpoint ist dabei so sehr zum Synonym für diese Art des Vortrags geworden, dass sich satirische Rhetorik-Meisterschaften (Powerpoint-Karaoke) dazu etablierten und schwache Firmenlenker "Powerpoint-Manager“ geschimpft werden. Doch wer einige Regeln beherzigt, kann seine Zuhörer vor dem Powerpoint-Koma bewahren.

Vorbereitung. In die Beschäftigung mit dem Thema sollte Zeit investiert werden. Wer den Frontalvortag wählt, tut sich schwerer, die Leute "abzuholen“. Fragestellungen oder Rätsel halten die Spannung. Beim Sprechen sollte die verzögerte Reaktionszeit mitgedacht werden. Für das Publikum ist der Inhalt neu, die Botschaft braucht, bis sie verstanden ist. Gute Vortragende haben Mut zur Pause.

Texte und Zahlen. In Präsentationen sollten nicht einfach die Inhalte tabellarisch abgearbeitet werden. Überlange, vielleicht sogar verschachtelte Sätze sollten komplett vermieden werden. Wer sich an das Prinzip "eine Folie ist eine Botschaft“ hält, macht nicht viel falsch. Bei der optischen Umsetzung ist die Orientierung an Infografiken hilfreich. Farben helfen beim Verständnis, setzen aber auch unterschiedliche Assoziationen frei, daher behutsam und gezielt einsetzen. Zahlen sind wichtig, um dem Vertrieb Ziele zu stecken oder Verkaufserfolge zu demonstrieren. Auch hier gilt: Weniger ist mehr. Charts nicht einfach einkopieren, Zahlenkolonnen nicht einfach abtippen. Zahlen stimmig zu "übersetzen" ist Arbeit eines Infografikers. Wer keinen hat, kann ausgewählte Zahlen in eine einfache Tabelle übertragen.

Vorsicht vor den vielen Stilvorlagen, die Hersteller wie Microsoft oder Apple (mit Keynote) in ihren Programmen bieten. Ein Retro-Look passt nicht zur Finanzbranche und mit einem rustikalen Design punktet man bei Ärzten vermutlich nicht.

Bild und Ton

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, bewegte Bilder noch mehr. Die gezeigten Motive müssen so stark sein, dass sie die Spannung zu halten vermögen, aber nicht die Dramaturgie des Vortrags stören oder zum Abschweifen einladen - was oft bei falsch ausgesuchten Videos passiert. Wichtig sind die Bildrechte, vor allem, wenn es keine private Präsentation ist. Auf Konferenzen oder wenn die Unterlagen anschließend im Internet zum Download bereit stehen, sind einwandfreie Bildrechte unabdingbar. In größeren Unternehmen gibt es Stilvorlagen im Firmendesign und meist Verträge mit Bildagenturen.

Wer schon Jahre mit dem Präsentieren zugebracht hat, hat einen eigenen Stil entwickelt, und hält - in den meisten Fälle bedauerlicherweise - daran fest. Präsentationen folgen aber Moden und vor allem das Fachpublikum wird auch vom Mitbewerb beeindruckt. Auf Websites wie slideshare.net kann man Konkurrenzbeobachtung betreiben und sehen, welche Stile in welchen Branchen gerade hoch im Kurs stehen oder auf Portalen wie LinkedIn oder Twitter vielbesucht sind.

Selbst wer seit vielen Jahren mit Powerpoint arbeitet, sollte nicht zögern, einen Auffrischungskurs zu besuchen. Powerpoint wird nach wie vor als Teil der Microsoft Office-Suite vertrieben, ist aber auch als Web-App (Office 365) zu benutzen, läuft auf Smartphones und Tablets, und hat in den letzten Jahren immer wieder neue Funktionen wie zum Beispiel Online-Präsentieren spendiert bekommen, die zu kennen sich lohnt.

Bei allem Funktions-Hochrüsten der Hersteller sollte für den Präsentator Zurückhaltung das Ziel bleiben. Spielereien sollten die Botschaft nie überlagern, und aufgesetzte Kreativität schadet der Authentizität. Damit die nachhaltig bleibt, sollte die "Abschiedsfolie“ jedes Vortrags in Erinnerung bleiben. Und die darf bei den Zuhörern viele Gedanken auslösen, nur einen nicht: "Danke, das genügt.“

Prezi , das andere Powerpoint

Ein Start-up aus Ungarn hat die eingeschlafene Präsentationsszene aufgemischt und begeistert die Nutzer mit ungewöhnlichen Designs.

Herausgefordert wurde die Urmutter aller Präsentationsprogramme ausgerechnet von einem ungarischen Start-up. Architekturstudent Adam Somlai-Fischer und die zwei Informatiker Peter Halacsy and Peter Arvai entwickelten 2009 in einem Medialab mit Unterstützung der ungarischen Telekom "Prezi“, was auf ungarisch in etwa "schnelle Präsentation“ bedeutet. Mittlerweile operiert das Start-up von Kalifornien aus und ist von US-Risikokapitalgebern finanziert. Digitale Meinungsmacher wie Chris Anderson machten das Programm auf TED-Konferenzen populär. Prezi ist längst im Büro- und Schulalltag angekommen, wird am WIFI ebenso selbstverständlich gelehrt wie es am World Economic Forum zum Einsatz gebracht wird.

Prezi ist in seinem Designansatz kreativer als Powerpoint, braucht aber etwas Einarbeitungszeit, bis Präsentationen leicht von der Hand gehen und der eigene Stil gefunden ist. Ausgangspunkt bei Prezi ist die Ideensammlung, die auf einem virtuellen Blatt, ähnlich wie ein Mindmap arrangiert wird.

Das innovativste Prezi-Werkzeug ist sicher der Zoom-Modus, mit dem der Nutzer Elemente auf den verschiedenen Ebenen platziert. Ins Prezi importieren lassen sich Bilder, Töne, pdf-Dokumente und in gewissem Umfang auch Powerpoint-Präsentationen.

Auf YouTube gibt es zehn Tutorials von den Prezi-Machern und das Community-Forum auf der Website erleichtert Novizen den Einstieg. Für Fortgeschrittene Prezi-Bauer gibt es auch einen Teamarbeits-Modus ("Collaborate“), wo gemeinsam an einer Präsentation gearbeitet wird.

Verrechnet wird Prezi, wie viele Internet-Produkte, als klassisches Freemium-Modell. Wer bereit ist, seine Präsentationen öffentlich zu teilen, bezahlt nichts und bekommt 100 MB Speicherplatz.

Die beliebteste Variante ist der sogenannte "Enjoy“-Account um fünf Dollar pro Monat, mit Kundenservice und 500 MB Speicher. Es gibt auch eine Offline-Version für den PC und einen Prezi-Viewer für das iPad.

Für Non-Profit-Organisationen gibt es Sonderlizenzen.

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