Email-Etiquette - fünf Tipps: So sollten berufliche Emails aussehen

Jede Minute werden weltweit Millionen von Emails verschickt. Gerade in der Berufswelt kommt es dabei auf den richtigen Ton und die passenden Formulierungen an. Fünf Tipps, wie Sie mit Ihren Emails im Alltag punkten können.

Email-Etiquette - fünf Tipps: So sollten berufliche Emails aussehen

Durchschnittlich 18 Emails empfängt jede berufliche Mailadresse laut einer Umfrage des IT-Branchenverbands Bitkom pro Tag. Amerikanische Umfragen zeigten zudem, dass durchschnittliche Angestellte in den USA rund ein Viertel ihrer Arbeitszeit für das Senden, Empfangen und Schreiben von Emails aufwenden.

Viele wissen dabei jedoch gar nicht, auf welche Regeln sie beim Verfassen der elektronischen Post achten sollten. In der Hektik, oder weil man auf dem Smartphone schreibt, schleichen sich Rechtschreibfehler ein. Oder der Inhalt ist zu flapsig formuliert. Format.at hat für sie fünf Tipps, wie Ihre Emails einen besseren Eindruck hinterlassen.

1. Benutzen sie eine professionelle Email-Adresse

Wer in einem Unternehmen arbeitet, sollte für berufliche Emails auch die Geschäfts-Maildresse verwenden. Keinesfalls sollte die private Adresse zum Einsatz kommen. Außerdem sollte die Mailadresse den eigenen Namen enthalten, damit die Empfänger auch wissen, mit wem sie es zu tun haben. Mailadressen aus der Studien- oder Schulzeit sind unangebracht.

2. Verzichten sie auf flapsige Anreden

"Hi", "Hallo" oder ein informelles "Hey" kommen beim Geschäftspartner nicht gut an. Auch wenn der Inhalt der Mail nicht besonders dringlich ist, sollte man höfliche Ausdrucksformen wie "Sehr geehrter" oder "Lieber Herr oder Frau" verwenden. Statt Abkürzungen sollte man Vor- und Nachname der betreffenden Person ausschreiben.

3. Verwenden sie eine konkrete Betreffzeile

Oft entscheiden Empfänger von Emails anhand der Betreffzeile, ob sie die Mail öffnen oder nicht. Verwenden sie daher passende Betreffs wie "Meeting-Treffen", "Verbesserungsvorschläge" etc. Setzen sie auf Schlüsselworte, halten sie sich in ihrem Anliegen kurz und prägnant. 50 Zeichen genügen in der Regel.

4. Vorsicht mit Humor

Mit Humor und Witz ist es so eine Sache in Emails. Meist geht der Witz beim Übergang vom gesprochenen zum geschriebenen Wort verloren. Der Empfänger sieht den Absender nicht, somit können auch Gesichtsausdrücke oder ein Lächeln schwer übermittelt werden. Im Berufsleben sollte man daher besser auf lustige Inhalte verzichten. Was man selber witzig findet, kann beim Gegenüber ganz anders ankommen.

5. Vor dem Abschicken noch mal Lesen

Rechtschreib- und Grammatikfehler schleichen sich gerne und oft ein, besonders wenn es eilt. Doch diese Fehler liest der Empfänger auch mit - und macht sich mitunter auch daraus ein Bild vom Absender. Manchmal genügt schon ein falscher Buchstabe für eine Peinlichkeit. Deshalb nehmen sie sich die Zeit, ihre Email vor dem Abschicken noch ein bis zwei Mal durchzulesen.

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