Arbeite klug, nicht hart: Versöhnen Sie sich mit Ihrer To-Do-Liste

Arbeite klug, nicht hart: Versöhnen Sie sich mit Ihrer To-Do-Liste

To-Do or not To-Do, das ist die große Frage. Checklisten sollen unser Leben vereinfachen und Erleichterung schaffen. Das endlose Notieren von Aufgaben und Deadlines verursacht aber häufig noch mehr Druck und das lässt uns wiederum Dinge aufschieben, das Resultat: Prokrastination. Hilfreiche Checklisten wollen also gelernt sein. Mit den folgenden Tipps nehmen Sie sich den Druck und erreichen mehr im Arbeitsalltag.

"Ich muss so viel erledigen und habe keine Zeit" - wer kennt das nicht. Die herkömmlichen Checklisten im Alltag, Studium und Beruf machen Druck, frustrieren und überfordern. Die Folge: Verdrängen, Aufschieben, Ersatzhandlungen. Da wird abgestaubt, statt den Steuerausgleich zu machen und die Dachrinne gereinigt bevor man die Bewerbung abschickt. Am Ende des Tages steht das Wichtigste noch aus und man geht mit Selbstvorwürfen ins Bett. To-Do-Listen wollen eben auch gelernt sein: So bringen Sie Ordnung ins "To-Do-Chaos" .

Tipp 1: Die Eisenhower-Methode

Die herkömmliche To-Do-Liste reiht wahllos untereinander, was einem an Erledigungen einfällt. Verschaffen Sie sich einen Überblick! Schon der Hausverstand sagt einem, dass das Dringendste und Wichtigste sofort selbst erledigt werden muss. Alles andere wird geplant, verschoben oder delegiert. Aufschieben ist also gut und notwendig, um mit allen Herausforderungen fertig zu werden.

Die Eisenhower-Matrix wird gerne von Beratern in Führungsseminaren gelehrt. Warum die Methode so heißt ist unbekannt, ob der namensgebende US-Präsident Dwight D. Eisenhower sie selbst praktiziert oder gelehrt hat, ist nicht belegt.
Falls Sie einmal im Wirrwarr nahe der Verzweiflung stehen, nehmen Sie sich ein Blatt Papier und einen Stift zur Hand und legen Sie sich diese Matrix an. Sollte Ihnen dieses Zeitmanagement-Tool liegen, kaufen Sie sich drei Ablagen und ordnen Sie diese den Bereichen zu.

A) Achtung Krise: Diese Aufgaben sind wichtig und dringend. Sie müssen sofort von Ihnen selbst erledigt werden! Lassen Sie hier keinen Aufschub zu und schenken Sie der Sache volle Aufmerksamkeit. Versuchen Sie diese Herausforderungen zu reduzieren.

B) Diese Aufgaben sind zwar wichtig, aber können später erledigt werden. Planen und terminieren Sie diese. Versuchen Sie Dinge länger im Voraus zu planen.

C) Unnötiger Stress: Diese Aufgaben sind relativ unwichtig aber dringend. Versuchen Sie diese Erledigungen zu delegieren und langfristig zu reduzieren.

D) Erleichterung: Befreien Sie sich von Dingen die weder wichtig noch dringend sind. Weg damit, ab in den Mistkübel!

Tipp 2: Setzen Sie Ihre To-Do-Liste in einen Kontext

Die Liste ist lang und am Ende des Tages sind viele Aufgaben noch nicht erledigt. Keine Sorge, das ist ganz normal. Über 80 Prozent der Aufgaben, die an einem Tag erledigt werden, sind Dinge, die nie auf der To-Do-Liste standen. In unserer Wahrnehmung sind wir faule Säcke, die nichts auf die Reihe bekommen, weil wir das Geschaffte garnicht sehen. Lassen Sie sich von Ihrer To-Do-Liste nicht demoralisieren und reden Sie sich nicht ein, dass Sie versagt haben. Die Ergänzung der To-Do Liste mit einer „Done“ Liste gibt Aufschluss darüber, was sie in Wirklichkeit alles geschafft haben. Telefonanrufe, Emails, spontane Erledigungen füllen einen Großteil des Arbeitstages und sind oft nicht weniger wichtig, wenn auch ungeplant.

Legen Sie sich (auch elektronisch) eine „doppelte Liste“ an, sei es für einen Tag oder eine ganze Woche – der Mehrwert ist ein realistischer Überblick über das Erledigte und Geschehene des Tages und ein zufriedenes Gefühl, doch so einiges auf den Weg gebracht zu haben. Eine einfache und wirkungsvolle Motivation für den nächsten Tag.

Tipp 3: Selbstreflexion: Erkenntnis ist der erste Schritt zur Besserung

Nehmen Sie sich täglich oder wöchentlich ein wenig Zeit für einen Rückblick. Ihre Erledigungen und Ihr Verhalten geben Ihnen selbst ein gutes Feedback zu Ihrem eigenen Zeitmanagement und Organisationsverhalten. Der Rückblick gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob Sie Fortschritte machen oder den Fokus falsch gelegt haben. Lassen Sie sich häufig von anderen mit Arbeit eindecken oder haben Sie die Kontrolle über Ihr Arbeitspensum.? Sagen Sie vielleicht zu oft „Ja“ zu Anfragen, die im Nachhinein gar nicht wichtig waren? Reagieren Sie nur oder sind sie proaktiv? Ein „Tagebuch“ in Verbindung mit Ihrer To-Do-Liste gibt Aufschluss über Ihren Kurs und wo Sie sich hinbewegen. Diese Einsicht gibt Ihnen die Möglichkeit, den Kurs zu korrigieren, sollten Sie feststellen, dass Sie auf dem Holzweg sind.
Die Betrachtung Ihres Verhaltens und Ihrer getanen Arbeit beendet die nebulöse Frustration, Sie lernen einiges über sich selbst und schaffen Platz für Gefühle der Produktivität und Zufriedenheit.

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