Vergeblich

Wer die Richtlinien des Vergabegesetzes missachtet, hat bei Großaufträgen keine Chance.

Dass es ein Vergabegesetz gibt, hat sich mittlerweile herumgesprochen, und auch, dass dieses Gesetz Auftraggebern und Bietern gewisse formale Vorgaben auferlegt. Noch nicht so recht herumgesprochen hat sich allerdings die Tatsache, dass diese Vorgaben auch ernst zu nehmen sind – und zwar sehr ernst, auf Punkt und Beistrich. Denn ein Bieter mag noch so gut sein – wenn ein Angebot in formaler Hinsicht nicht in Ordnung ist, fliegt er gnadenlos aus dem Vergabeverfahren raus. Die folgenden Beispiele sind dem Alltag einer in Vergabesachen aktiven Rechtsanwaltskanzlei entnommen – erfinden ließe sich derlei auch gar nicht.

Die Unterschrift. Dass ein Angebot unterschrieben sein muss, sollte klar sein. Aber von wem? Das Gesetz verlangt eine „rechtsgültige“ Unterschrift. Das heißt, dass die unterfertigende Person entweder aufgrund ihrer Organstellung oder einer besonderen Vollmacht rechtlich dazu in der
Lage sein muss, Erklärungen im Namen des Bieters abzugeben. Eine etwaige Vollmacht ist daher beizulegen. Manchmal verlangt der Auftraggeber eine „firmenmäßige“ Unterschrift. Das heißt nichts anderes, als dass jene Organe unterschreiben müssen, die laut Firmenbuch dazu berufen sind. Ein Firmenbuchauszug muss ohnedies in aller Regel beigelegt sein. Nicht selten ist dieser allerdings überholt, und die darin genannten Vertreter gibt es gar nicht mehr. Das sieht nicht nur schlecht aus – an so einer Banalität kann der Bieter endgültig scheitern!

Dokumente. Beigelegte Dokumente müssen die geforderte Aktualität aufweisen. Wenn ausdrücklich ein Strafregisterauszug gefordert wird, der nicht älter als drei Monate sein darf, ist ein zwölf Monate altes Dokument eben unbrauchbar. Dasselbe gilt für Firmenbuchauszüge, Gewerbeberechtigungen und Bilanzen. Besonders originell ist es, wenn der Bieter behauptet, geforderte Bilanzen wegen deren vertraulichen Charakters nicht vorlegen zu wollen. Preis für diese Geheimniskrämerei wird schlicht und einfach das Ausscheiden aus dem Vergabeverfahren sein.

Werden Referenzen über die letzten Großprojekte verlangt, so sind der Auftraggeber, der Zeitraum, der Ort und die Dimension dieses Projekts anzugeben. Schlampige Angaben oder auch hier wieder der Hinweis auf ein angebliches Vertraulichkeitsbedürfnis sabotieren die Bewerbung.

Ein Konzern mit mehreren Töchtern gab für die durchführenden Unternehmen nur ein Firmenschlagwort an. Für den Auftraggeber war dies unbrauchbar, macht es doch einen Unterschied für ihn, ob der Bieter auf das spezielle Know-how und die Mannschaft, die für ein bestimmtes Referenzprodukt im Einsatz war, überhaupt zugreifen kann.

Nicht selten verlangt der Auftraggeber die Dokumente in einer bestimmten Reihenfolge und will, dass die Referenzprojekte in einer Tabelle eingetragen werden. Allzu individuelle Gestaltungsfreiheit des Bieters macht es dann dem Auftraggeber schwer, die einzelnen Angebote miteinander zu vergleichen, provoziert aber zumindest Missverständnisse. Ein Auftraggeber verlangte fünf Referenzen. Ein Bieter gab zwölf Referenzen an. Die Gegenfrage des Auftraggebers, welche davon er nun in Betracht ziehen solle da er lediglich fünf bewerten werde, beantwortete der Bieter durch Angabe fünf bestimmter Projekte. Leider waren diese nicht gut genug, und er landete unter „ferner liefen“. Dann beschwerte sich der Bieter: Hätte der Auftraggeber andere Projekte in die Bewertung genommen, so hätte der Bieter besser abgeschnitten. Das kann schon sein – allerdings war für den Bieter genau ersichtlich, was die Bewertungskriterien sein würden, also hätte er dementsprechend seine fünf Favoriten aussuchen sollen.

Verbesserung. Manche Mängel sind verbesserungsfähig. Fordert dann der Auftraggeber den Bieter zu Klarstellungen oder zu Verbesserungen auf, so müssen diese selbstverständlich in der dafür eingeräumten Frist erfolgen und auf Punkt und Beistrich genau erfüllt werden. Eine dritte Chance gibt es nicht. Es ist auch sinnlos, rechthaberisch Diskussionen heraufzubeschwören.

Frist. Dass jegliche Abgabe im Verfahren innerhalb der gesetzten Frist zu erfolgen hat, ist klar. Manche Bieter hatten schon die Lässigkeit zu meinen, dass auch 15 Uhr gehen müsse, wenn die Frist 13 Uhr sei. Weit gefehlt! Selbst das Akzeptieren eines um fünf Minuten zu spät eingelangten Angebots würde eine Rechtswidrigkeit des Auftraggebers darstellen, die von den Mitbewerbern bekämpft werden könnte.

Das Vergaberecht soll allen Bietern gleiche Chancen einräumen. Die besseren Chancen haben allerdings jene, die nicht nur lesen können, sondern das auch tun. Im Falle von Ausschreibungsunterlagen muss man das eben sehr genau
tun … l

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