New Work – Mobiles Arbeiten ist die Zukunft

Georg Obermeier, CEO von Microsoft Österreich, erklärt die Vorzüge der neuen Unternehmenszentrale: "Die Vorteile mobilen Arbeitens sind weitreichend. Und dabei spreche ich nicht nur von der finanziellen Ersparnis bei Miet- und Betriebskosten sowie Ersparnis bei CO2-Emissionen, die das neue Konzept mit sich bringt. Ein Notebook oder WLAN im Besprechungsraum allein sind nicht gleichzusetzen mit gelebter Mobilität. Für uns ist es auch ein kulturelles Thema, das heißt: eine starke Unternehmenskultur und Vertrauen in die Selbstverantwortung von Kolleginnen und Kollegen.“

Martin Resl, Marketingleiter bei Nextira-One: "Ist die Firmenkultur reif für New Work, müssen die nötigen technischen Voraussetzungen geschaffen werden: Collaboration Tools, Videoconferencing Clients, Wikis und die Unterstützung mit drei oder mehr Endgeräten pro Mitarbeiter.“

Eigener Schreibtisch und fixe Arbeitszeit sind von gestern. Zufriedene Mitarbeiter arbeiten nicht mehr nine-to-five im Büro, sondern wo und wann sie wollen. Und sind dadurch sogar produktiver.

Auf ihrem kleinen Balkon hat die Dame am Morgen bereits alle e-Mails abgearbeitet und die beiden Meetings für heute vorbereitet. "Jetzt ist es halb elf, kein Stau mehr. Ich fahre in die Firma, dort treffe ich einen Kollegen zu einem Projekt-Check in der Cafeteria. Um halb eins trifft ein Gast ein. Nach einer kurzen Präsentation in einem Meeting Room wählen wir eine Sitzecke im Garten zur weiteren Besprechung“, schildert Barbara Warecka einen ihrer ganz normalen Arbeitstage. Sie ist CSR-Managerin & Citizenship Lead bei Microsoft Österreich, einem jener Unternehmen, in denen das Sitzen am eigenen Schreibtisch schon die Ausnahme ist.

obiles Arbeiten ist auf dem Vormarsch. Laut einer weltweiten Studie von Citrix Systems wollen 93 Prozent der Firmen bis Ende 2013 die Flexibilität ihrer Beschäftigten erhöhen. Rund 37 Prozent der befragten Betriebe tun das bereits. In Österreich waren es bislang nur Einzelfälle, in denen Firmen ihren Mitarbeitern die Wahl von Arbeitsort und Arbeitszeit freigestellt haben. Doch nun sieht offenbar auch hierzulande eine wachsende Zahl von Führungskräften die Vorteile des so genannten New Work für Unternehmen und Mitarbeiter. Der IT-Consulter CSC Austria, der auf das Thema spezialisiert ist, ortet steigendes Interesse an neuen Arbeitsmodellen.

Doch es genügt nicht, den Außendienstmitarbeitern ein Mobiltelefon in die Hand zu drücken, um von einer New-Work-Firmenkultur zu sprechen. Dazu bedarf es auch einer Vertrauensbasis zwischen Führungskräften und selbstverantwortlichen Mitarbeitern sowie zudem oft einer Neugestaltung der Büroräume, damit sich diese Offenheit und die permanenten Kommunikationsmöglichkeiten entfalten können.

Deshalb haben sich bereits Architekturbüros auf die gestalterische Realisierung geeigneter Firmenzentralen spezialisiert. Die Grazer Architektengruppe Innocad hat im letzten Jahr das neue Microsoft-Headquarter fertiggestellt. Es gibt nun zwar keine fixen Arbeitsplätze mehr, dafür freie Kommunikationsräume, Stehpulte, Meeting Rooms, Plätze für Videokonferenzen, Cafeteria, Lounge und Garten. Überall können die Mitarbeiter arbeiten. Dank ihres umfassenden mobilen Equipments - Smartphones, Tablets und Notebooks, Messaging und Connecting Tools - haben sie Zugriff auf alle erforderlichen Firmendaten, daheim auf dem Balkon genauso wie am Strand.

Maßgeschneiderte Offenheit

Nun sind die Grazer Architekten rund um Martin Lesjak auch mit der Gestaltung der neuen Samsung-Zentrale und des ÖBB-Gebäudes am künftigen Hauptbahnhof beauftragt worden. "Es setzt grundsätzlich ein Umdenkprozess ein, der auf der Erkenntnis fußt, dass der Austausch von Wissen und die Interaktion der Mitarbeiter für den Unternehmenserfolg maßgeblich sind“, ist Lesjak überzeugt, "aber natürlich gibt es auch bei New Work verschiedene Abstufungen.

Bei Microsoft sind wir sehr weit gegangen, so weit werden wir bei den ÖBB sicher nicht gehen.“ Dort wird jeder seinen fixen Arbeitsplatz behalten, aber zusätzlich die Möglichkeit haben, sich in offenen Kommunikationsräumen mit anderen Kollegen auszutauschen. Schließlich sollen nicht nur die Lokführer und Zugbegleiter mobil sein, sondern auch die Mitarbeiter in Strategie- oder Marketingabteilung.

Die Neu- oder Umbauten beweisen, dass sich mobiles Arbeiten langsam vom reinen Schlagwort zum Bestandteil der Realität entwickelt, auch in Österreich. Produktivitäts- und Kostenvorteile werden ebenso ins Treffen geführt wie soziale Komponenten.

Höhere Produktivität

Das Investment macht sich bezahlt, denn motivierte Mitarbeiter sind leistungsstärkere Mitarbeiter. "Mobile Arbeitsmodelle ermöglichen dem Einzelnen mehr Freiheiten“, ist Jochen Borenic, Vorstand bei Kapsch BusinessCom, überzeugt: "Das sind Dinge, die sich fast jeder wünscht, und daher ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit.“ SangHo Jo, Präsident von Samsung Electronics Austria, das gerade seine Büros für New Work umbaut, gesteht: "Fokus ist und bleibt der Output. Höchstleistungen können wir jedoch nur von zufriedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erwarten. Und wir sind überzeugt, dass das neue Arbeitsumfeld inspiriert, die Work-Life-Balance optimiert und dadurch die Kreativität sowie die Produktivität steigert.“ Und das ist auch messbar. Bei Microsoft wurde beispielsweise eine zwölfprozentige Effizienzsteigerung nach der Umstellung auf mobiles Arbeiten festgestellt.

Kostenersparnis

Einer der Vorreiter dieses Trends war IBM. "Mobiles Arbeiten ist bereits seit Mitte der neunziger Jahre Standard für uns“, sagt Tatjana Oppitz, Generaldirektorin von IBM Österreich: "Heute können wir mit Recht sagen, dass uns zwanzig Jahre Erfahrung überzeugt haben. Vorteile für das Unternehmen sind eine Kostenersparnis durch die Mehrfachbelegung von Arbeitsplätzen, eine höhere Flexibilität in der Ressourcenplanung und eine bessere Präsenz bei Kunden und bei Partnern.“

Architekt Lesjak rechnet vor: "Die durchschnittliche Ersparnis bei den Baukosten liegt bei zehn bis 15 Prozent. Nach dem Umbau gibt es meist weniger Einzelbüros, dafür mehr Kommunikationsflächen. Doch das Flächenverhältnis bei New Work ist auf jeden Fall positiv. Denn der Platz für den eigenen Schreibtisch kostet immer am meisten Fläche.“ Die Baukosten, aber auch die Büromieten und die Reisekosten sinken, wenn ein Office umgestellt wird.

Attraktive Arbeitgeber

Norbert Haslacher, CEO der CSC Austria & Eastern Europe, die sich intensiv mit Mobilitätsstudien befasst, ist überzeugt: "Die Revolution kommt von innen, denn die Jungen fragen heute beim Einstellungsgespräch schon nach den Mobilitätskriterien. Die machen einen Arbeitgeber erst attraktiv, denn keiner will mehr nine-to-five arbeiten. Und da gibt ihm Georg Obermeier, Boss von Microsoft Österreich, vollkommen recht: "Wenn wir talentierte Mitarbeiter gewinnen und halten wollen, müssen wir uns positiv differenzieren. Mit unserem Konzept haben wir den richtigen Schritt in genau diese Richtung gesetzt.“

Zudem erhöht sich der Kontakt der Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen. Experten gehen davon aus, dass die Verbindungen zwischen den Menschen stärker und häufiger werden. Wer ständig seinen Schreibtisch wechselt, kommt immer wieder mit anderen Kollegen in Kontakt und profitiert im Idealfall von den neuen Sichtweisen der Mitarbeiter aus vollkommen anderen Ressorts.

Ergebnisorientierung

"Wenn es keine Anwesenheitskontrolle mehr gibt, dann wird nur mehr der Output Gegenstand der Erfolgskontrolle“, erklärt Martin Resl, Marketingleiter von NextiraOne. Damit wird der Fokus der Mitarbeiter stärker auf das Endergebnis gelenkt. IBM-Chefin Oppitz ergänzt: "Ebenso kann durch Fahrzeiteinsparungen und eigenständige Gestaltungsmöglichkeiten die Stressbelastung erheblich reduziert werden.“ Was wiederum Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen zugutekommt.

Barbara Warecka verlässt um 16 Uhr die Microsoft-Zentrale, am Abend wird sie im Homeoffice weiterarbeiten. Aber jetzt holt sie erst einmal ihre beiden Neffen vom Kindergarten ab, denn ihre Schwester kann das nicht, die arbeitet noch nine-to-five.

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