Tipps: Was Sie zum mobilen Arbeiten brauchen
Mobile Kommunikation und Internet-Dienste entkoppeln die Arbeit immer mehr vom physischen Schreibtisch. Tipps und Geräte für eine wirklich produktive Teamarbeit.
Software: Cloud-Büro
Zentrale Ressourcen: Wer Daten dezentral auf den Rechnern seiner Mitarbeiter speichert, gehört zu einer aussterbenden Gattung. Eine zentrale Lagerung der Daten ist praktisch Standard. Meist wird das unter dem Titel der "Cloud subsumiert und die Dienstleistung dazu (Software, Speicherplatz, Sicherheit) bedarfsgerecht und auf monatlicher oder jährlicher Abo-Basis abgerechnet.
Austro-Clouds: Es gibt eigentlich keinen IT-Dienstleister mehr, der auf Cloud-Angebote verzichtet. Bei der Wahl der Anbieter sollte jedenfalls eher auf eine vertrauenswürdige Marke als auf den niedrigsten Preis geachtet werden - und darauf, dass die Firmendaten in Österreich (oder zumindest an einem EU-Standort) gespeichert werden.
Kommunikation: Mobiles Starter-Kit
Paketlösungen: Die Mobilfunker bieten Komplettpakete für mobile Teamarbeit an. Smartphones, Tablets und Notebooks können mit Firmentarifen kombiniert werden. Auf Wunsch gibt es auch Festnetz-Ersatzprodukte (außer bei A1 natürlich), mobile Nebenstellen-Anlagen, Speicherplatz in der Cloud und Standard-Lösungen für E-Mail- und Office-Programme.
Verhandlungsspielraum: Generell gilt: Firmenangebote sind attraktiver als die für Endverbraucher. Je höher die Anzahl der SIM-Karten, desto mehr Verhandlungsspielraum. Bei den baukastenartigen Tarifsystemen sollte das eigene Telefonie-Daten-Aufkommen abgeschätzt werden, damit man nicht zu viel einkauft. Später upgraden geht immer.
Zeiterfassung: Zeit ist Geld
Stechuhr: Das Führen von Stundenlisten und Projekterfassungen ist immer noch selten anzutreffen. Bedauerlich, denn die Programme dafür sind besser denn je.
Apps: Für Kleinfirmen und Einzelkämpfer sind Apps meist die beste Wahl. Die gesammelten Informationen lassen sich dann auch exportieren für die Weiterverarbeitung am PC. Toll für iPhone/iPad ist die "TimeStamps-App um 2,69. Für Android gibt es das ausgezeichnete "Timesheet von Florian Rauscha gratis.
Dienst: Wer mehr braucht, ist bei "timr gut aufgehoben, u. a. mit Fahrtenbuch mit GPS-Erfassung, Projekt-Auswertungen: ab 7,95/Monat. Ebenfalls aus Österreich stammt das Modul-System TimeTac, von dem es sogar Branchen-Versionen gibt (Bau, Agentur etc.): ab 1,99/Monat.
Video-Konferenz: Sitzungszimmer
Virtueller Raum: Dank webbasierter Videokonferenz-Lösungen können auch Nicht-Techniker einfach Kontakt zu Mitarbeitern und Kunden halten. Üblicherweise wählt man den Weg über den Internet-Browser, der über Zusatzprogramme (Plug-ins) zum Konferenzraum wird.
Abo: Kleinteams finden mit Google+, Hangout oder Skype Premium ( 3,49/Monat) sicher ihr Auslangen. Für größere Gruppen (max. 25 Teilnehmer) empfiehlt sich Cisco WebEx oder GoToMeeting von Citrix. Hier können HD-Videochats und Telefonate parallel geführt, Moderatorenrollen vergeben und Unterlagen geteilt werden: Die 25-Teilnehmer-Version kostet 38/ 39 pro Monat. WebEx für 3 ist gratis, die 8-Teilnehmer-Version kostet 19/Monat.
Datenroaming: Büro im Ausland
Globale Teams: Brüssel hat die Kosten für Datenübertragung im Ausland gedeckelt: mit 84 Cent pro Megabyte. Falls mit dem Netzbetreiber nicht anders vereinbart, sollte bei Erreichen von 60 Euro Alarm gegeben werden. Wichtig: Größere Dateianhänge besser über einen WLAN-Hotspot (Hotel etc.) senden.
Pauschalen: Die Mobilfunker bieten für das Datenroaming auch tage-oder monatsweise Zusatzpakete an: Travel & Surf (T-Mobile), Europe Travel (Orange). Bei "3 fallen in den ausländischen Schwesternetzen gar keine Kosten an.
Roaming in der EU: A1 Mobil Weltweit Data: 0,84/MB T-Mobile Zonenroaming: 0,82/MB Orange Roaming Standard: 0,84/MB 3 Daten: 0,38-0,59/MB
E-Versand: Post in Übergröße
Datentransport: Der Versand großer Datenmengen beschäftigt nicht mehr nur Berufsgruppen wie Grafiker, und mit aufwendigen Präsentationen oder Bewegt-Bild ist die E-Mail schnell an ihrer Kapazitätsgrenze angelangt.
Link statt Datei: Über Dienste wie Dropbox oder WeTransfer werden Links an die Empfänger verteilt, und die holen sich die Sendung ab, wann es ihnen passt.
Preis: Die Grundfunktionen und etwas Speicherplatz sind kostenlos. Für Firmen empfehlen sich die Pro-Versionen. Um 10/Monat gibt es bei WeTransfer in der Pro-Version auch Passwortschutz, 50 GB Speicher und bessere Verwaltung (Adressbücher etc.). Dropbox bietet um 795 Dollar/Jahr eine 5-Mitarbeiter-Version mit 1 TB Speicher und Telefon-Support.
