Entschärfung der elektronischen Nervensäge: Strategien gegen die Mailbox-Überflutung

Die elektronische Kommunikation ist zum Problem geworden. Wer sich über die Wahl der Werkzeuge nicht im Klaren ist und seine Mitarbeiter nicht schult, wird unproduktiv.

Das profane Thema E-Mail bereitet immer mehr Kopfzerbrechen. Ein Viertel der täglichen Arbeitszeit – zwei Stunden – verbringt der durchschnittliche Büroarbeiter mit dem Bearbeiten seiner elektronischen Post, und das leider längst nicht mehr so produktiv wie gewünscht, wofür allein der Absatz einschlägiger Ratgeberliteratur spricht. Die Anwender fühlen sich von überquellenden Inboxen überfordert, die sie mit verquerer Kommunikationspolitik teils selbst mitverursacht haben.

E-Mail war erst der Anfang
Zu diesem Kommunikationswerkzeug der ersten Generation kommen die der zweiten (virtuelle Arbeitsplätze, Instant Messaging, Webkonferenzen) und die der dritten (Blogs, Wikis und Social Networks wie Xing & Co) dazu. „Und hier ersetzt keine Generation die vorherige“, sagt Gartner-Analyst Jeffrey Mann, „die Möglichkeiten werden mehr, die Leute sind gestresst durch die Wahl der Mittel.“ Wenn man internationalen Studien Glauben schenkt, sind das bereits acht von zehn Arbeitnehmern.

Wachsendes Bewusstsein
Dass dieser Kommunikations­stress Produktivität kostet, wird immer mehr Firmen klar, und sie nehmen sich zunehmend des Themas an. Das war nicht immer so: „E-Mail ist schleichend in die Firmen gekommen, das hat sich jeder selbst beigebracht“, sagt Mann. Der deutsche Buchautor Günter Weick („Wenn E-Mails nerven“) trainiert Firmen im Umgang mit dem Medium und bestätigt das: „Es ist wie mit dem Auto in den frühen Tagen: Solange es wenige gab, war es kein Problem. Mit der Menge kamen dann Staus und Chaos.“ So schlimm, dass es für die Kommunikation eines Führerscheins bedürfte, ist es noch nicht, doch Training und Richtlinien machen Sinn. Der Übergang zu einem entstressten Umgang mit E-Mail sollte dabei behutsam laufen, schließlich hat jeder Nutzer so seinen Weg gefunden, die Inbox zu bearbeiten. “

Austausch über ein Portal
Im Siemens-Konzern geht man den Weg von Best-Practice-Beispielen, wie IT-Chef Ulrich Bleicher sagt: „Wir stellen regelmäßig Tipps und Tricks an prominenter Stelle ins In­tranet. Selbst in einer IT-affinen Firma wie Siemens ist Kommunikation ein permanenter Entwicklungsprozess. In der neuen IT-Organisation CEE wird sogar ein eigenes „Business-Support“-Team gegründet, das sich darum kümmert, wie die IT-Werkzeuge bestmöglich eingesetzt werden. Mann lenkte seinen Blick auf alternative Wege: „Der wöchentliche Newsletter vom Chef sollte nicht als Mail kommen. Die richtige Form dafür ist der Blog.“ Die Tausenden Siemens-Mitarbeiter in 17 Ländern werden künftig noch viel stärker über die Web-Schnittstelle diskutieren und Dokumente über das Microsoft-Sharepoint-Portal austauschen. Bleicher: „Wir sehen in der Zusammenarbeit auf Sharepoint enormes Potenzial.“

Bearbeitungszeit um Viertel gekürzt
Die Masse macht’s – nicht nur bei den Mails. Der schwedische Autokonzern ­Volvo hat 9.000 Mitarbeiter für den richtigen Umgang mit Outlook trainiert. Mit dem Ergebnis, dass eine Stunde pro Woche an Mail-Arbeit eingespart wurde und 88 Prozent der Nutzer angaben, nun „hoch­wertigere Nachrichten“ zu schreiben. Und der Schweizer Pharmariese Novartis ­konnte auf ähnliche Weise die Mail-Be­arbeitungszeit seiner 8.000 Leute um ein Viertel (!) kürzen, und die freuen sich, dass sie statistisch fünf Mails weniger am Tag bekommen. Michael Swoboda, Geschäftsführer des Schulungsanbieters ETC, weiß, dass dezidierte E-Mail-Schulungen „meist nur als Ergänzungsthema gebucht werden, wenn ohnehin Schulungen geplant sind“, ortet aber verstärkte Tendenz, sich dem Thema zu widmen.

Für KMUs relevant
Individuelle Schulungen und Firmen-Policies sind deshalb notwendig, weil jede Firma anders kommuniziert (siehe Tipps gegen die Mail-Flut ). „Während bei Mobilfunkern oder anderen jungen Firmen eine kurze und knappe Kommunikation via SMS oder Instant Messaging durchaus erwünscht ist, wird Instant Messaging anderswo abgedreht“, so Swoboda. Teamwork-Experte Marcus Izmir von der mii AG sieht den Trainingsaufwand in kleinen und mittelständischen Firmen um nichts geringer als in den großen, im Gegenteil, „bei wenigen Mitarbeitern wirkt sich der falsche Einsatz der Werkzeuge umso unmittelbarer aus“.

Empfehlung: Richtlinien
Im positiven Fall kommt bei kleineren Arbeitsplatzgruppen der Vorteil zum Tragen, dass sich die Mitarbeiter „über die Schulter schauen und gegenseitig ein paar Tipps zeigen können“, vorausgesetzt, sie haben das in einer Schulung erst einmal gelernt. Richtlinien zu haben, wie E-Mails verwendet werden dürfen, sollte allein aus rechtlichen Gründen im ureigensten Inter­esse jedes Firmenchefs sein, mahnte Gartner-Analyst Mann. „Wenn sich die Justiz aus irgendeinem Grund für Ihre Firma interessieren sollte, seien es Wettbewerbs­klagen oder Ähnliches, können Sie sicher sein, dass sich die Richter als Erstes Tonnen von E-Mails besorgen.“

Von Barbara Mayerl

Das Gros der Kunden bucht seinen Sommerurlaub in den Monaten Jänner bis März. Der Rest bucht in letzter Minute.
#urlaub #internet #reise
 

Internet

Urlaub in letzter Sekunde

Warum Apple 3,2 Milliarden Dollar für Kopfhörer ausgegeben hat, die man nicht braucht - und warum sich der Beats-Deal für den Konzern trotzdem lohnt.
#beats apple
 

Börse International

Warum Apple 3,2 Milliarden für den Beats-Deal zahlt

Das Auto soll mit Elektromotor ausgestattet werden und
#Google #Elektroauto
 

Innovation

Google baut selbstfahrende Autos ohne Lenkrad