E-Mail for you!

E-Post als Pest: Immer mehr Büroarbeiter fühlen sich in der digitalen Kommunikationsfalle gefangen. Die derart vernichtete Produktivität kostet Milliarden und viele auch schon die Gesundheit.

Die einen sehen ihn in direkter Nachfolge eines Alexander Graham Bell, die anderen würden eine Voodoo-Puppe seines Namens gerne täglich nadeln. 1971 bescherte uns der amerikanische Programmierer Ray Tomlinson das @-Zeichen und damit die Möglichkeit, selbst elektronische Post zu versenden. Über zwei Milliarden Mails werden weltweit täglich versandt – von Mensch zu Mensch. Die Spam-Nachrichten sind schon abgezogen.

Zum vierzigsten Geburtstag der E-Mail tut sich die digitalisierte Menschheit schon etwas leichter, die Auswirkungen dieser Kommunikationsrevolution in ihrer Tragweite einzuschätzen.

Steckte ein Büroarbeiter vor der E-Post-Revolution den Brieföffner in zehn bis zwanzig Kuverts am Tag, kommt er heute, je nach Branche und Position, auf die bis zu zehnfache Menge. Bei einem durchschnittlichen Mail-Aufkommen (fünfzig Stück pro Nase) sind das schon zweieinhalb Stunden des Arbeitstages. Keine Poststelle, kein Zusteller ist mehr dazwischengeschaltet.

Dank Smartphones beginnt für viele Informationsarbeiter das Postlesen schon morgens im Bett und hört auch dann nicht auf, wenn die Bürotür ins Schloss gefallen ist.

Der Klammeraffe wird als Ikone des modernen Kommunikationsdesigns im New Yorker MOMA gefeiert. Immer mehr Büroarbeiter spüren aber den Würgegriff des Klammeraffen, weil die Sache mit der E-Mail in vielen Unternehmen aus dem Ruder gelaufen ist. Schreibtischarbeiter lassen sich im Schnitt alle elf Minuten ablenken, in aller Regel durch eine E-Mail. Bis sie wieder konzentriert an ihrer eigentlichen Aufgabe arbeiten, sind 25 Minuten (!) vergangen. Jeder elektronische Brief bindet die Aufmerksamkeit des Nutzers, natürlich auch das schnelle Durchscannen von Betreffzeilen und Löschen.

In Projektteams und größeren Firmenverbünden binden sinnlose Mail-Verteiler und Blindkopien enorme Kapazitäten. „Ein Drittel bis die Hälfte aller E-Mails sind unnötig“, sagt Kommunikationsexpertin Anitra Eggler, die Ende November ihr Buch mit dem provokanten Titel „E-Mail macht dumm, krank und arm“ auf den Markt bringt (siehe Interview ). Eggler rechnet den Unternehmen auch vor, welcher wirtschaftliche Schaden ihnen durch den Produktivitätsverlust ihrer Mitarbeiter entsteht. Es sind in Österreich Milliarden Euro, und jeder kann sich seinen individuellen „Business Case“ selbst errechnen. „Nur eine tägliche Ablenkungsstunde pro Mitarbeiter der Gehaltsklasse 3.700 Euro Monatsbrutto kostet den Arbeitgeber inklusive Lohnneben- und Gemeinkosten 25.000 Euro pro Jahr“, rechnet Eggler konservativ.

Wer die Facebook-Pausen und über weite Teile unproduktiven Meetings und Telefonkonferenzen mit einrechnet, muss diesen Ablenkungswert höher ansetzen. Bildschirmarbeitern stehen Bildschirmpausen per Gesetz zu. Das Problem ist, dass sie diese oft für andere Bildschirmarbeit nutzen.

Medien-Multitasking verlangsamt das Arbeitstempo und lässt die Konzentration weiter sinken. Ein Teufelskreis, der sich mittlerweile auch medizinisch beschreiben lässt – als Kommunikationskrankheit und Mitverursacher von Burnout. Das mobile Smartphone-Mail-Büro weicht die Trennlinie zwischen Job und Familienleben weiter auf. Eggler: „Viele Leute verwalten ihre Geschäfts- und Privat-Mails über denselben Account bzw. dasselbe Mail-System. Sie haben dann eine Motivation, auch außerhalb der Bürozeiten reinzuschauen und kriegen natürlich auch die Sachen vom Job mit.“

Leidensdruck ist groß

Jemand muss die Effizienz-Ratgeber-Literatur – es gibt Dutzende Bücher ausschließlich für bessere E-Mail-Verwaltung – ja kaufen. Die von FORMAT befragten Nutzer repräsentieren einen Querschnitt durch die Branchen. Die Social-Media-Managerin Lisa Stadler greift gar nicht mehr zum Telefon, weil sie alles, was nicht im Haus persönlich besprochen wird, per E-Mail oder über die sozialen Netzwerke organisiert. Karim Taga, der Berater mit Führungsverantwortung, nutzt die Wartezeiten beim vielen Reisen zwar optimal aus, gesteht aber, dass er in Stoßzeiten mit dem Beantworten der E-Mails mitunter nicht mehr nachkommt. Wenn bei ihm „Land unter“ ist, kann er dank eines Farbleitsystems zumindest das ganz Wichtige schnell finden.

Der Personalchef der ÖBB, Peter Pirkner, hat seinen eigenen Zugang entwickelt, um schnell von hundert (Mails) auf null zu kommen: Er löscht alle digitalen Blindkopien. Die Künstlerin Deborah Sengl bekommt im Vergleich dazu wenig Post, die sie sofort beantwortet. Das Problem mit dem Kommunikationsstress ist ihr aus ihrem Umfeld aber „bestens bekannt“. Hardcore-Fälle wie Sandra, Marketingvorstand eines Weltkonzerns (grüne Zitate), wollen ihren Namen nicht in der Zeitung sehen.

Therapie statt Pflaster

Passende Konzepte zu finden ist eine individuelle Sache. Gewisse Grundregeln wie E-Mail-Öffnungszeiten und fixe Offline-Zeiten können aber in allen Berufsfeldern angewandt werden (siehe Tipps ) und sind eine Sache der persönlichen Disziplin. Wer in größeren Firmenverbünden aber wirklich langfristig etwas verändern will, muss in der Chefetage anfangen. Eggler: „Kommunikationsänderungen können nicht verordnet werden. Sie müssen strategisch geplant, von oben unterstützt und budgetiert und von unten eingeführt werden.“ Eggler trainiert Konzerne wie Tchibo und unterstützt heimische Behörden mit Trainings. In ihrem Ratgeber macht sie oft unkonventionelle Lösungsvorschläge.

Mit einem E-Mail-Budget werden Mitarbeiter spielerisch daran erinnert, eine gewisse Anzahl an E-Mails pro Tag nicht zu überschreiten. Eggler: „So wird der Nutzen einer E-Mail vor dem Absenden noch einmal hinterfragt.“ Anhand der Checklisten in ihrem Buch können Unternehmen auch die Sinnhaftigkeit von Teambesprechungen hinterfragen. Welche Sitzungen fressen eher Zeit? Welche Konferenz rechtfertigt das Zusammenkommen von größeren Gruppen? Mit ein paar Tricks lassen sich auch die Budgets, die in die omnipräsenten PowerPoint-Präsentationen laufen, optimieren. „Oft ist es besser, einen externen Folien-Macher zu beauftragen oder ganz auf Folien zu verzichten“, sagt Eggler.

Das Problembewusstsein ist auch bei den Herstellern der Kommunikationswerkzeuge mittlerweile sehr groß. Selbst Microsoft, das mit Outlook noch immer das Standardwerkzeug für Büromail liefert, hat alternative Konzepte für die Teamarbeit erarbeitet.

Teamworking-Spezialist Nahed Hatahet sagt: „Soziale Netzwerke wachsen mit Kommunikations- und Teamwork-Programmen heute in einem System zusammen. Ein Programm wie Microsoft SharePoint kann als intelligente zentrale Informationsdrehscheibe wirken.“ Die technischen Lösungen gibt es, sie gut einzuführen ist die hohe Kunst. Selbst sein vergleichsweise kleines 13-Leute-Team brauchte ein paar Monate, bis die Teamkommunikation so gut aufgesetzt war, dass sie die Leute wirklich für ihre Arbeit freispielte. Hatahet kennt die Problematik: „Viele Firmen/Kunden kaufen ein Produkt, wissen aber nicht, was sie damit tun können.“ Was für die jeweilige Firma oder Branche der passende Kommunikationsmix ist, muss im Einzelfall entschieden werden.

Social-Media-Managerin Lisa Stadler lobt Egglers Buch, weil sie konkrete Lösungen anbietet. Stadler: „Digitale Kommunikation ist wie so vieles im Leben Geschmackssache. Sie geht schief, weil die Geschmacksrichtungen der Kommunikatoren nicht zusammenpassen.“ Für die Generation der digital Sozialisierten, der sogenannten Digital Natives, ist die in die Jahre gekommene E-Mail aber immer weniger der Kommunikationskanal Nr. 1. Messungen haben gezeigt, dass die unter 24-Jährigen allein im vergangenen Jahr acht Prozent seltener Webmail-Dienste frequentiert haben. Sie heften ihre Nachrichten an die Pinnwände der sozialen Netzwerke. Das Kommunizieren in und mit gewissen Gruppen haben sie von Kindesbeinen an trainiert.

Eine Lektion müssen sie aber trotzdem lernen, sagt Autorin Eggler: „Das Trennen von Wichtigem und Unwichtigem und die Balance zu finden zwischen Off- und Online-Leben.“

47-Seiten-Auszug aus Anitra Eggers Buch "E-Mail macht dumm, krank und arm" als PDF

– Manfred Gram, Barbara Mayerl

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