Der "elektronische Brief": E-Mail mit Briefgeheimnis

Der elektronische Brief soll die Lücke zwischen Briefsendung und E-Mail schließen: eine digitale Nachricht mit Briefgeheimnis – auch für Einschreiben – und unabhängig von Öffnungszeiten und Briefmarke.

Das Wochenende ist vorbei, die Inbox mit E-Mails und Spam überfüllt. Die eine wichtige Nachricht ging natürlich in der großen Mailflut unter, wurde übersehen und unbeabsichtigt gelöscht. Doch nicht nur E-Mails bringen Probleme mit sich, auch der herkömmliche Postweg hat so seine Tücken: Am Abend findet sich der gelbe Verständigungszettel der Post im Briefkasten. Das Einschreiben war schon da, der Empfänger aber nicht, also liegt es nun abholbereit im Postamt. Doch wenn die Öffnungszeiten der Postfiliale mit dem Arbeitsstress der nächsten Tage nicht vereinbar sind, bleibt das wichtige Einschreiben erst einmal ungelesen.

Es gibt allerdings ein Instrument, das Flexibilität und Komfort mit sicherer Zustellung verbindet. Dieser Stein der Weisen trägt den Namen „elektronischer Brief“. Für die Kunden entfällt der Gang zum Postkasten beziehungsweise Postamt, denn Empfang und Versand erfolgen bequem am PC. Außerdem können sie die zugestellten Dokumente ohne umständliches Abtippen oder Scannen gleich in der eigenen EDV abspeichern. Die Anbieter wiederum wollen mit diesem Angebot dem Postwesen den Weg ins 21. Jahrhundert ebnen, den Trend vom Brief zur E-Mail etwas ausgleichen und erwarten sich trotz niedrigerer Portogebühren im elektronischen Versand ein Gewinn bringendes Geschäft.

Zu unterscheiden gilt es „echte“ elektronische und „hybride“ Post – auch bekannt als „duale Zustellung“. Dabei werden Briefe eingescannt und per E-Mail an die Empfänger geschickt oder aber per E-Mail geschickte Briefe im Bedarfsfall vom Zusteller ausgedruckt und ausgeliefert.

Sicher und flexibel

E-Mail ist bereits die beliebteste und am häufigsten genutzte Kommunikationsform. Doch dabei gibt es keine allgemein gültige Möglichkeit, die Versender und Empfänger eindeutig zu identifizieren. E-Mails sind somit unsicher, nicht vertrauenswürdig, und auch die Zustellung kann nicht garantiert werden. Sie eignen sich daher nicht, um vertrauliche und rechtsverbindliche Dokumente, wie Verträge, Rechnungen oder Kündigungen, zuzustellen.

Der elektronische Brief soll nun sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen diese Möglichkeit der sicheren Kommunikation eröffnen. Als digitale Nachricht mit Briefgeheimnis, schnell zugestellt, rechtlich verbindlich, die ohne Briefmarke auskommt und deren Beförderung auch nicht von Öffnungszeiten abhängig ist.

Mit dem Bundesrechenzentrum , der Post-Tochter meinbrief.at und postserver.at haben sich vorerst drei Anbieter positioniert. Während sich das Bundesrechenzentrum , vorrangig um die behördlichen Briefe kümmert, wollen postserver.at und meinbrief.at sowohl Private als auch Unternehmen für die „E-Mail per Post“ gewinnen. Für die verschiedenen Zielgruppen sind unterschiedliche Gründe ausschlaggebend, den elektronischen Brief als Alternative zu den gängigen Kommunikationsmitteln zu wählen. „Für Großversender, etwa Banken, Versicherungen, Energieversorger oder Telekomprovider, die täglich viele Schriftstücke versenden, dies aber aus rechtlichen Gründen nicht als E-Mail machen können, ist mehrheitlich das Kostenargument ausschlaggebend“, so Alexander Mittag-Lenkheym, Gründer von postserver.at . KMUs und Private sollen vor allem von Zuverlässigkeit, Geschwindigkeit der Zustellung und der Bequemlichkeit, von jedem Ort auf den Dienst zugreifen zu können, profitieren.

Durchbruch mit Bürgerkarte

Hinter meinbrief.at steht die 2003 als gemeinsames Tochterunternehmen von Österreichischer Post (40 %) und Raiffeisen Informatik (60 %), gegründete EBPP GmbH (Electronic Bill Presentment and Payment), die mit 1. Juli 2010 zur Gänze von der Post übernommen wurde. Raiffeisen Informatik bleibt weiter als Technologiepartner mit der EBPP verbunden. Die Komplettübernahme ist eine strategische Maßnahme, da die elektronische Zustellung ein wesentlicher Aspekt der Online-Strategie der Österreichischen Post ist.

„Das Produkt meinbrief.at bietet eine gute Basis, um die duale Zustellung, Online-Services beziehungsweise den Online-Brief in Österreich zu etablieren und auszubauen“, so Mirjam Teicht, Geschäftsführerin der EBPP. Durch die integrierte digitale Signatur sei auf der einen Seite die Authentizität und auf der anderen Seite die Integrität der Nachricht gewährleistet.

Schon seit geraumer Zeit gab es immer wieder Überlegungen, wie ein sicherer E-Mail-Versand ermöglicht werden kann. Doch erst mit der Bürgerkarte und einer entsprechenden technischen Infrastruktur wurde das Authentifizierungsproblem gelöst. Ein wesentliches Erfolgskriterium für den elektronischen Brief wird daher die wachsende Verbreitung der Bürgerkarte sein. Die elektronischen Postfächer der Anbieter werden derzeit noch mehrheitlich von Privatpersonen genutzt. Der Markt der Firmen- und Großkunden wird in nächster Zeit also noch heiß umkämpft sein.

„Für den Empfänger bietet das Produkt ein hohes Maß an Bedienungskomfort. Weiters ermöglicht das Produkt Prozessvereinfachung und Kosteneinsparung. Immerhin können die elektronischen Rechnungen auch gleich in der Buchhaltung abgelegt werden“, argumentiert EBPP-Chefin Teicht in Richtung der Unternehmen.

Höchste Sicherheitsstufe

Für die Nutzung von postserver.at ist die Verwendung der Bürgerkarte keine Voraussetzung. Es gibt auch eine Zustellvariante in Form von Registrierung mit Passwort und ID. Bei der Registrierung unter Verwendung der Bürgerkarte können Karte und Lesegerät oder aber der seit kurzem beziehbare Mobile TAN zum Einsatz kommen. Die Art der Registrierung – also mit Bürgerkarte oder simpel mit Username und Passwort – entscheidet aber über den Grad der rechtlichen Anerkennung und damit der Rechtssicherheit der Sendung. Für die höchste Sicherheitsstufe müssen beide Seiten – sowohl Sender als auch Empfänger – die Bürgerkarte verwenden.

Völlig ersetzen wird der elektronische Brief die klassische Briefsendung wohl nicht. Viel eher scheint ein anderes Medium dadurch akut gefährdet: Mit der elektronischen Post könnte nun tatsächlich das lange prognostizierte Ende des Fax-Zeitalters gekommen sein. Dessen Lebensgrundlage war zuletzt ja fast nur mehr die fehlende Authentifizierung und die Unsicherheit der gewöhnlichen E-Mail.

– Barbara Mayerl

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