Büro: Anrufen war gestern

Das Bürotelefon in der gekannten Form hat bald ausgedient. Kommuniziert wird heute über Super-Telefone, mit Tablet-Apps oder dem E-Mail-Programm. Die Telefonanlage wird zum IT-Projekt.

Wer heute einen moderneren Festnetzapparat kauft, zahlt für die Telefonschnur einen Aufpreis. Das Teil, das sich Generationen von Telefonierern um die Finger wickelten, fällt jetzt in die Kategorie zu bezahlende Extras. Für Robert Ludwig vom Systemintegrator NextiraOne ist die Tatsache bezeichnend „für eine Trendwende in der Telefonie“.

Telefonie läuft heute – paketiert in kleinen digitalen Häppchen – über dieselbe Datenleitung, über die auch die Internet-Datenströme laufen: IP-Telefonie genannt. Diese Anbindung an das Computernetzwerk macht aus Kostengründen Sinn (ein Netzwerk statt zwei) und soll die Teamarbeit erleichtern und verbessern.

Die Hardware – das Telefon – mutiert dabei zu einem Telefon-Computer-Klon, der oft auch gleich die Kamera für die Videokonferenz mit eingebaut hat und über Fingertipp am Touchscreen bedient wird. In dieses Computer-Telefonnetzwerk kann das E-Mail-Adressbuch genauso integriert werden wie eine Telefonie-App, über die die Mitarbeiter direkt vom Smartphone oder Tablet-Computer wählen.

So messen sich traditionsreiche Telefonanlagen-Bauer wie Alcatel oder Siemens heute mit IT-Konzernen wie Microsoft oder Cisco, die vor zehn Jahren noch niemand mit Telefonie assoziiert hat. Was die Telefonanlage war, ist jetzt ein UC-Center – Unified Communications Center. NextiraOne-Mann Ludwig hat den Wandel erlebt, seine erste Telefonanlage im Jahre 1978 installiert: „Die 44 Gestelle und 50.000 Relais für die 1.400-Teilnehmer-Anlage füllten einen mittelgroßen Konferenzraum. Ein Jahr Montagezeit. Heute stelle ich einen Server auf, konfiguriere ihn und teile die Apparate aus.“

Eine Telefonanlage anzuschaffen ist heute ein IT-Projekt wie jedes andere auch, wo eher die richtige Kalkulation bei den Software-Lizenzen gefordert ist als das Gebäudemanagement. Das „Telefon“ wird zur Schnittstelle der Kommunikation – und dies nicht nur für Sprache, sondern auch für Video und Daten. Dank Internetanbindung lassen sich Kundendaten auf den Bildschirm holen, Programme nach den persönlichen Bedürfnissen hochladen, Videokonferenzen starten und ganze Call-Center von einem Apparat aus managen.

Mittelstandsgeschäft

Da auf vorhandene Computerinfrastruktur gut aufgesetzt werden kann, sind solche Konzepte auch für KMU leistbar. „UC ist nicht mehr nur den großen Unternehmen vorbehalten. Auch kleine Firmen können von den Vorzügen der neuen Technologie profitieren“, sagt Martin Derungs von Aastra. In den Schweizer Laboren der Firma wird eifrig an neuen Entwicklungen geforscht.

Eine zentrale Rolle spielen dabei die Applikationen, die ihren Weg von den Smartphones der Mitarbeiter in die Firmen finden sollen. In Österreich vertreibt Kapsch die Aastra-Lösungen und beginnt in diesen Tagen mit dem Roll-out der neuen Aastra-400-Plattform, die als Baukastensystem funktioniert. „Die Firmen können entscheiden, welche Bausteine sie nutzen wollen und welche – eventuell später – unkompliziert integriert werden sollen“, sagt Thomas Stolz von Kapsch. Die Palette reicht dabei von Telefonie auf Handy, DECT- oder klassischen Tischtelefonen bis hin zu Chat, Videokonferenzen und zum Dokumentenaustausch.

Aber nicht nur KMU, auch die Verwaltung nehmen die Anbieter ins Visier. Siemens hat ein spezielles Gemeinde-Paket geschnürt, das im oberösterreichischen Thalheim bereits zum Einsatz kommt. Der Thalheimer IT-Leiter Michael Heiß sagt: „Der große Vorteil im täglichen Betrieb ist das Zusammenspiel, die Verschmelzung zwischen Telefon und PC auf einer Oberfläche.“ Die Thalheimer haben ihre Kontaktdatenbanken direkt angeschlossen, und bestimmte „Public Folders“ können jetzt zentral gepflegt und befüllt werden.

„So haben die Nutzer aus allen Bereichen jederzeit Zugriff auf die aktuellsten und vollständigen Datenbestände.“ Einen Tipp für Gemeinden, die einen ähnlichen Schritt planen, hat Heiß noch parat: Viel Zeit mit der Planung verbringen, auf die Wünsche und Anregungen der Mitarbeiter (aus allen Bereichen) eingehen und sie bei der Projektplanung berücksichtigen.“

Planung ist das halbe Projekt, weiß NextiraOne-Mann Ludwig. Die Produktivität und bessere Kommunikation mit den Computer-Telefonanlagen steht und fällt mit der Akzeptanz der Nutzer. „Die Jugend ist mit der Präsenz-Anzeige in den Chats großgeworden. Denen muss man nichts erklären.“ So mancher im Analog-Zeitalter sozialisierte Arbeitnehmer fühlt sich von so etwas aber erst einmal überwacht und ist es nicht gewohnt, beim Telefonieren sein Gesicht zu zeigen. Ludwig: „Bei uns laufen solche Projekte heute unter dem Titel Change Management.“

– Gregor Kucera, Barbara Mayerl

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