Projektmanager müssen stressresistent, kommunikations- und organisationsstark sein

Projektmanagement gewinnt in Betrieben stark an Bedeutung. Für optimale Planung und Durchführung ist eine qualifizierte Ausbildung unerlässlich. Gefragt sind Generalisten mit Sozialkompetenz und Teamfähigkeit.

Für meinen Job benötige ich klare Aufgabenstellungen und Zielsetzungen durch meinen Auftraggeber, denn erst wenn diese festgesetzt sind, kann die eigentliche Projektplanung beginnen“, sagt Christian Stradal, der beim Möbelhändler kika/Leiner in der Abteilung Organisation & IT für Projekte verantwortlich zeichnet. „Für mich ist jedes Projekt eine neue Herausforderung, wobei die Methodik, mit der sie geplant und durchgeführt werden, die gleiche bleibt“, erklärt Stradal. In seinen Projektmanagement-Anfängen war der Absolvent des Ur- und Frühgeschichtestudiums Autodidakt – mit umfangreichen Weiterbildungsmaßnahmen avancierte er mittlerweile zum zertifizierten Projektmanager.

„Der Job des Projektmanagers ist einer der am meisten nachgefragten Berufe der letzten Jahre“, berichtet Brigitte Schaden, Vorstandsvorsitzende der größten heimischen Projektmanagement-Vereinigung Projekt Management Austria (PMA). Rund eine Million Menschen sind mittlerweile pro Jahr in Österreich in irgendeiner Form an Projekten beteiligt. Mehr als 20.000 von ihnen agieren als Projektmanager. Ihr Fachwissen ist in Unternehmen besonders gefragt, wenn komplexe Problemstellungen umfangreiche Vorbereitungen und Lösungsansätze erfordern. Eine aktuelle Studie des Strascheg Institute for Innovation and Entrepreneurship und von GPM, der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement, bestätigt die Notwendigkeit zielgerichteter Planung: Sowohl für das Kerngeschäft als auch für die strategische Entwicklung von Unternehmen ist Projektmanagement demnach von großer Bedeutung.

Mehr als 80 Prozent der befragten Unternehmensvertreter räumen Projektmanagement einen hohen bis sehr hohen Stellenwert bei. Klare Kommunikationsstrukturen zwischen Projektmanagement und Topmanagement sowie die aktive Unterstützung des Topmanagements sind dieser Studie zufolge die entscheidenden Faktoren für den Projekterfolg.

Organisation und Durchführung nach Plan.

„Die Startphase eines Projekts ist besonders wichtig“, erklärt Stradal, der sich methodisch an den internationalen Projektmanagementrichtlinien nach IPMA Standard orientiert. Dadurch steht ihm ein System von Richtlinien, organisatorischen Strukturen, Prozessen und Methoden zur Planung und Steuerung von Projekten zur Verfügung. „Ende 2009 wurde ein strategisches Entwicklungsprojekt aufgrund der fortschreitenden Expansion der kika/Leiner-Gruppe beauftragt, für das wir zusätzlich mit einem externen Coach gearbeitet haben“, berichtet Stradal von einem konkreten Projekt. Gemeinsam mit Thomas Waldorf von der Milestone p.o.e. AG wurde für das gesamte Projektteam eingangs ein zweitägiges Training abgehalten. Im Zuge des Projektcoachings lag der Fokus speziell auf Teambuilding und Arbeitsmethoden.

„Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektmanagers ist es, in der Startphase einen möglichst klaren und verständlichen Projektauftrag zu formulieren. Darauf basieren sämtliche Projektpläne. Der Projektauftrag bildet die Grundlage für beinahe alle wichtigen Entscheidungen“, erklärt Waldorf. Mittels eines modernen Multimethodenansatzes wurde das Projekt von verschiedenen Seiten betrachtet, um die erforderlichen Leistungen, Termine, Kosten, beteiligte Stakeholder und sonstige relevanten Informationen aufzuschlüsseln.

Das Team hatte die Möglichkeit, sich losgelöst vom Tagesgeschäft in einem Seminarhotel konzentriert auf die Aufgaben vorzubereiten. Die enge Zusammenarbeit ermöglichte das effiziente Ausarbeiten der Projektpläne und förderte den Teamzusammenhalt. Abschließend wurde der mit dem Team konkretisierte Projektauftrag mit der Geschäftsführung akkordiert. Im weiteren Projektverlauf dienten Meetings alle zwei Wochen der Abstimmung des Leistungsfortschrittes, der Teamreflexion und natürlich auch für entsprechende Vereinbarungen zum weiteren Vorgehen im Projekt.

Durch diese methodische Vorgehensweise konnte das Projekt erfolgreich realisiert werden. Erstmals wurde dem Auftraggeber nach dem inhaltlichen Abschluss auch ein strukturierter Projektabschlussbericht präsentiert. Erfahrungen des Projektteams wurden aufbereitet und dienen als „lessons learned“ für künftige Projekte. „Diese methodisch neue Vorgehensweise wurde von der Geschäftsführung sehr positiv aufgenommen“, resümiert Stradal.

Anzahl und Projektumfang steigen

„Die Gruppe der Unternehmen, die verstärkt erkennen, dass sie immer wieder Projekte abzuwickeln haben – etwa im Bereich der Produktentwicklung, Reorganisation oder bei Akquisitionen – und dafür spezifisches Know-how benötigen, wird immer größer“, beobachtet auch Roland Gareis, akademischer Leiter des Professional MBA in Project and Process Management der WU Executive Academy. Als Konsequenz werden in der Praxis immer häufiger Projektmanagement-Offices etabliert, Ausbildungsprogramme angeboten, Projekt-Coaches engagiert oder interne Richtlinien für Projektabwicklungen erstellt.

„In Zeiten wie diesen stehen permanente Veränderungen und die wirtschaftliche Abwicklung von Vorhaben auf der Tagesordnung. Professionelle Unternehmen verstehen Projektmanagement bereits als Teil der Unternehmensstrategie und nicht als reinen Methodenansatz, der temporär Anwendung findet“, so Gareis. Dies zeige Auswirkungen in der Ausbildung, wo die Bedeutung von Qualitätssicherung und Formalisierung des Angebots zunehme.

Für erfahrene Projektmanager, die im Idealfall über eine akademische Vorbildung verfügen, besteht die Möglichkeit, sich die Qualität ihres Wissens von der PMA offiziell bestätigen zu lassen. Im Rahmen des Zertifizierungsprozesses werden die Experten auf Herz und Nieren geprüft: Level A befähigt zur PM-Officeleitung, Ebene B weist Senior Projektmanager aus, Level C entspricht zertifizierten Projektmanagern und D steht für Junior Projektmanager. Die Levels orientieren sich am Ausmaß der Projektkomplexität und der dafür notwendigen Planungskompetenz.

So hat die PMA bereits 7.900 Manager zertifiziert. „Zertifikate unterstützen Projektmanager dabei, ihre Qualifikation am Markt nachzuweisen und ihren Marktwert zu erhöhen“, erläutert Schaden. Die steigende Nachfrage führt sie darauf zurück, dass die Zertifizierung für die Karriere- und Gehaltsentwicklung immer wichtiger wird. Schaden: „Schließlich bietet die Branche gut dotierte, über dem allgemeinen Verdienstdurchschnitt liegende, Jobs.“

– Dina Elmani

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