Kommunikations-Management: Stressfreier Umgang mit E-Mail, Handy und Smartphone

Sowohl E-Mails als auch Telefonate mit Handy oder Smartphone können vom Stresserzeuger zum wertvollen Arbeitswerkzeug werden, wenn einige wichtige Grundsätze beachtet werden. Die Schweizer Kommunikations- Expertin Annette Kielholz hat für FORMAT Verhaltenstipps erstellt.

E-Mail
Stress bereits als Sender verhindern:
- Betreffzeilen aussagekräftig gestalten, damit der Inhalt inmitten zahlreicher Mails schnell erfasst werden kann.
- Klare Aufgabenzuteilung in der E-Mail für jeden Empfänger im Adressfeld. So werden Verantwortungsdiffusion - jeder denkt, der andere sei zuständig - und etwaige Extra-Mails vermieden.
- Adressverteiler möglichst restriktiv halten, nur die zwingend nötigen Empfänger eintragen.
- Verbindliche Regeln im Unternehmen definieren: Cc-Mails dienen ausschließlich der Information und können ohne "Schaden" auch später gelesen werden.

Stress als Empfänger vermeiden:
- E-Mails nach klaren Regeln bearbeiten: chronologisch, nach Absender oder Betreffzeile sortiert, thematische Ordner anlegen, Cc- und Bcc-Mails automatisch herausfiltern etc.
- Zeitfenster schaffen, in denen man nicht per Mail erreichbar ist - und diese auch einhalten und in die elektronische (von allen einsehbare) Agenda eintragen. Dadurch kann Stress vermieden werden, denn der Empfänger entzieht sich der sozialen Norm, umgehend antworten zu müssen.

E-Mail-Konflikte vermeiden:
- Heikle, emotionale Themen nicht per E-Mail verhandeln. Die Gefahr von Missverständnissen ist hoch. Besser ist es, solche Gespräche im direkten Kontakt oder per Telefon zu führen.
- Vorsicht bei Cc-Mails an andere Hierarchiestufen. Diese können vom Empfänger falsch interpretiert werden.
- Sehr heikel: Bcc (Blindkopie) zur Info an "versteckte Dritte". Bcc-Mails können auf tieferliegende Konflikte hinweisen oder solche produzieren.

Handy / mobile Geräte
Als Manager im Unternehmen:
- Klarstellen, dass keine "Rund-um- die-Uhr-Präsenz" erwartet wird. Mit dem eigenen guten Beispiel vorangehen. Die permanente Erreichbarkeit wird allzu oft als Beweis für den Status in der Firma missinterpretiert.
- Übereifrige Mitarbeiter auf betriebliche Regelungen hinweisen und somit gegenseitiges "Wettrüsten" unter den Mitarbeitern verhindern. Wer zu lange arbeitet, kann nicht mehr kreativ und produktiv sein.

Als Mitarbeiter:
- Durch konsequentes Verhalten eigene Gewohnheiten klarmachen, zum Beispiel aus Prinzip nie über Mittag, nach 18 Uhr oder am Wochenende auf geschäftliche Anrufe antworten.
- Falls die Erreichbarkeit zwingend nötig ist, eine klar definierte Zeitspanne dafür angeben und sich auch konsequent daran halten.
- Beim Empfang eines mobilen Geräts durch den Arbeitgeber die offenen und unausgesprochenen Regeln thematisieren und den eigenen Standpunkt klar machen.
- Bewusst Zeitinseln schaffen, während derer das mobile Gerät ausgeschaltet ist und man sich erholen oder ungestört arbeiten kann.

Buchempfehlung: "Online-Kommunikation - Die Psychologie der neuen Medien für die Berufspraxis" von Annette Kielholz (Springer Verlag, € 46,30).

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