Wie man Komplexitätskosten in den Griff bekommt

Eine der wichtigsten Aufgaben von Finanzverantwortlichen ist es heute, die zunehmende Komplexität von Unternehmensprozessen kostenseitig in den Griff zu bekommen. Wenn das gelingt, kann dies sogar zu einem signifikanten Wettbewerbsvorteil führen.

Unternehmensstrukturen und Prozesse haben sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Dem erhöhten Wettbewerbsdruck begegnen Unternehmen mit Innovationen, und immer differenzierteren, kundenspezifischen und regionalen Geschäftsmodellen. Viele versuchen durch steigende Produktvielfalt und individuelleren Kundensupport die eigene Wettbewerbsposition zu verbessern und so Umsatzsteigerungen zu erzielen.

Das gelingt zwar oft über die Erschließung neuer Märkte und den Gewinn zusätzlicher Kunden, jedoch wird dabei unterschätzt, dass diese Strategie auch zu einem überproportionalen Anstieg komplexitätsabhängiger Kosten und damit zu sinkenden Margen und Gewinnminderung führen kann. Doch es reicht nicht aus, vor solchen Entwicklungen zu warnen, CFOs müssen mit dieser neuen Komplexität umgehen lernen.

Gute und schlechte Komplexitätstreiber

Im Fachjargon unterscheidet man produktinduzierte und prozessinduzierte Faktoren.
Produktinduzierte Komplexitätstreiber entstehen unmittelbar durch Varianten- und Produktvielfalt und führen zu Abweichungen von standardisierten Prozessabläufen. Aufgrund der geringeren Anzahl an wiederverwendeten Teilen in der Produktion müssen unterschiedliche Beschaffungsprozesse oft mehrfach durchlaufen werden – mit zusätzlichen Kosten als Folge.

Prozessinduzierte Komplexitätstreiber entstehen hingegen durch intransparente und unklare Prozessabläufe sowie fehlende Prozessstandardisierung. Auch mangelnde Koordination und ineffektive Informationsprozesse zählen dazu. Zusätzliche Kosten können aber auch durch neue regulatorische Anforderungen entstehen (z.B. IFRS-Standards oder veränderte Steuergesetzgebung).

Experten unterscheiden jedenfalls zwischen „guter“ und „schlechter“ Komplexität. Die „Gute“ führt zu einem Mehrwert, der dem Kunden gegenüber transparent und somit honorierbar gemacht werden sollte. Die „Schlechte“ führt indes weder im Unternehmen noch beim Kunden zu einem Mehrwert und hat auch keine positive Ergebnisauswirkung. Es gilt daher die notwendige Transparenz in den End-to-End-Prozessabläufen zu schaffen und die Komplexitätstreiber zu identifizieren, um eine optimale Steuerung der Unternehmenskomplexität zu gewährleisten.

Prozess- und Kostentransparenz

Prozesstransparenz kann man mit der neuen Methode und Technologie des Process Minings schaffen. Sie dient der belegscharfen und objektiven Darstellung und Analyse von IT-lastigen End-to-End-Massenprozessen. Kostentransparenz erlangt man durch den Einsatz moderner Kostenrechnungsverfahren, um eine möglichst genaue und verursachergerechte Kostenzuordnung auf die Prozesse gewährleisten zu können. Verfeinerte Kosten- und Ergebnisrechnung sowie Produktkalkulation bieten zusätzliche Chancen, die Transparenz im Berichtswesen und damit die Steuerung zu verbessern.

Mit dem Process Mining lassen sich die realen IST-Prozesse jedenfalls gut darstellen und mit den implementierten Regelprozessen vergleichen. Prozessabweichungen und Varianten sowie ineffiziente Iterationsschleifen – verursacht durch Komplexitätstreiber – können damit schneller identifiziert und ausgewertet werden. Die so geschaffene Kostentransparenz erlaubt es auch, die tatsächlichen Komplexitätskosten zu ermitteln.

Effiziente Integration und Steuerung

Gute Komplexität erzeugt einen Customer Value, der vom Kunden erkannt und honoriert wird. Schlechte Komplexität verursacht hingegen lediglich Komplexitätskosten, denen kein entsprechender Mehrwert gegenübersteht. Insofern gilt es schlechte Komplexitäten im Sinne der Vermeidung bzw. Reduzierung zu managen und für die guten Komplexitäten einen optimalen Wirkungsgrad zu erreichen.

Fazit: Unternehmenskomplexitäten auf ein sinnvolles Maß zu reduzieren und somit beherrschbar zu machen, ist eine permanente Managementaufgabe. Dazu sind die Komplexitätstreiber zu identifizieren und die dadurch entstehenden Kosten transparent zu machen. Um die notwendigen Daten zu generieren, bedarf es innovativer Technologien und moderner Ansätze der Kostenrechnung. Unternehmen, die das beherrschen, verschaffen sich einen entscheidenden Marktvorteil.

Tipp: White Paper "Komplexitätskostenmanagement 2.0" zum => Download.