Die wichtigsten Tipps für Registrierkasse und Jahresbeleg

Die wichtigsten Tipps für Registrierkasse und Jahresbeleg

Bereit für den Jahresbeleg?

Bis 31. Dezember sollten Unternehmen, die eine Registrierkasse haben, einen Jahresbeleg erstellt haben. Wie das funktioniert und was für das tägliche Geschäft in Bezug auf die Registrierkasse wissenswert ist.

Die Finanzbehörden führen nach wie vor Sonderprüfungen durch, um die Einhaltung der Registrierkassenpflicht zu prüfen. „Es kommt immer noch zu Verstöße und Fehler bei den Belegen und auch bei den Datenerfassungsprotokollen“, weiß Stefan Taglieber von der Steuerberatungskanzlei Astoria in Krems. Das wiederum führt zu Strafen und Steuernachzahlungen. Um das zu vermeiden, sollten wichtige Punkte beim Umgang mit der Registrierkasse beachtet werden. Zu Jahresende ist, dass rechtzeitig den Jahresbeleg zu erstellen. „Viele vergessen zum Jahresende in der Hektik aber darauf“, so Astoria-Steuerexpertin Manuela Gruber.


Die wichtigsten Tipps für die Erstellung des Jahresbeleg und für das laufende Geschäft

Jahresbeleg bis 31. Dezember stellen
Die Registrierkasse erstellt jeden Monat vollautomatisch, ebenso den Jahresbeleg. Dieser muss aber für die Finanz erst ausgedruckt, gescannt und übermittelt werden. Spätestens vor dem ersten Umsatz im Folgejahr muss dieser Jahresbeleg ausgedruckt werden. „Wir empfehlen diesen mit dem letzten Umsatz vor dem 31. Dezember zu erstellen“, rät Astoria-Steuerberater Taglieber. Der Jahresbeleg muss dann ausdrucken und mittels BMEF-Belegcheck-App vom Handy aus bis spätestens 15. Februar 2020 an die Finanz übermittelt werden.

So kommen Sie zum Jahresbeleg
Um den Jahresbeleg zu erhalten, muss zunächst der Button „Chefinfo“ angeklickt werden. Nach dem der Tagesabschluss erstellt wurde, findet sich der Jahresbeleg unter dem Button „Tagesbericht“ oder unter der Spalte „Berichte“ oder „Jahresberichte“. Im Reiter „Journal“ findet sich die Spalte „Jahresbeleg“. Durch Klicken der Funktion „Fiskalbon drucken“ wird der Jahresbeleg auf dem QR-Code gedruckt. Dieser Code muss für den Belegcheck-App eingescannt werden.

So werden die Daten erfasst und gesichert
Das Datenerfassungsprotokoll muss zumindest vierteljährlich erstellt werden und auf einem externen Datenträger gesichert und sieben Jahre aufbewahrt werden. Falls Sie nicht wissen, wie die Daten im Kassensystem gesichert werden sollen, informieren Sie sich bitte bei Ihrem Kassenhersteller.

Tipps für den laufenden Betrieb der Registrierkassa:

Was für den Monatsbeleg nötig ist
Am Ende eines jeden Monates muss ein Monatsbeleg (Nullbeleg mit QR-Code) erstellt und aufbewahrt werden. Sollte das Kassensystem keine solche Funktion („Monatsabschluss“) aufweisen, kann auch ein normaler Beleg mit dem Betrag 0 erzeugen.

Was beim Ausfall der Registrierkasse oder Signaturerstellung zu tun ist
Jeder Ausfall, der länger als 48 Stunden dauert, ist längstens innerhalb von sieben Tagen bei Finanzonline zu melden. Dazu muss der genaue Zeitpunkt des Ausfalles gemeldet werden. Das betrifft sowohl einen Ausfall der Registrierkasse als wenn die Signaturerstellungseinheit ausfällt. Solange die Kasse nicht einsetzbar ist, müssen die Umsätze mit einer anderen vorhandenen Kasse oder händisch einzeln, unter Aufbewahrung von Zweitschriften, erfolgen. Nachdem der Fehler behoben worden ist, müssen die Umsätze nachträglich erfasst werden. „Dabei kann auf die Belegnummer der Zweitschrift verwiesen werden“, erläutert Taglieber.

Weitere Informationen über die Handhabung von Registrierkassen finden Sie im Handbuch Registrierkassen in FinanzOnline.

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