Steuerprüfung: Darauf sollten Sie sich gefasst machen

Steuerprüfung: Darauf sollten Sie sich gefasst machen

Wenn der Betriebsprüfer anruft, kann das jeden treffen, nicht nur Firmen, auch Privatpersonen. Wie so eine Steuerprüfung abläuft, was Prüfer auf den Plan ruft, was dieser darf und was nicht und was man tun sollte, wenn man Steuern hinterzogen hat und was passiert, wenn man einem, nicht vorsätzlich, bei der Steuererklärung Fehler unterlaufen sind.

Schon einmal einen Anruf vom Finanzamt bekommen? Nicht etwa von einer normalen Sachbearbeiterin, sondern von einem Betriebsprüfer? Sie meinen, das kann Sie als kleinen Angestellten oder freien Mitarbeiter nicht treffen? Weit gefehlt. Einen solchen „Prüfungs- oder Nachschau“-Auftrag kann nicht nur Finanzchefs von größeren Firma oder selbstständige Unternehmer ereilen, sondern jeden treffen, der sich ein wenig Geld dazu verdient – und dem die Finanz auf die Finger schauen will und überprüfen will, ob die von ihm in seiner Steuererklärung gemeldeten Einnahmen und steuerlich absetzbaren Ausgaben ordnungsgemäß erfolgten.

Viele schmeißen die Nerven weg
So ein persönlicher Anruf vom Betriebsprüfer kann einem ganz schön in die Knochen fahren, selbst wenn der Anrufer noch so sympathisch und verständnisvoll klingt. Die Wirkung ist fast immer dieselbe, selbst bei durch und durch ehrlichen Erdenbürgern, die den Staat nie um Einnahmen prellen wollen würden. Stefan Taglieber, Steuerberater und Spezialist für KMUs bei der Kremser Steuerkanzlei Astoria, kennt die Situation, in denen sich die Betroffenen befinden. „Für die meisten ist das eine große nervliche Belastung. Schließlich sind viele nur einmal in ihrem Leben mit einer Steuerprüfung konfrontiert.“ Vor allem die Ungewissheit, was da auf einen zukommt, macht viele fertig. Sein Job ist daher meistens zunächst seine Klienten zu beruhigen. Sein Rat: „Halten Sie sich vor Augen, man kann alles besprechen, es kann Ihnen nichts passieren.“ Zumindest was Leib und Leben betrifft, hat er Recht.

Das kann die Prüfer auf den Plan rufen
Warum genau man selbst und nicht alle anderen auch in das Fadenkreuz der Finanz gerät, bleibt der Finanz überlassen. Manchmal führt der Zufall Regie, aber meistens gibt es einen konkreten Verdacht oder Anhaltspunkt. Etwa weil der Auftraggeber geprüft wurde, bei dem man selbst nebenbei gejobbt hat oder man beinhart und oft anonym angezeigt wurde. Wenn beispielsweise der neidische Kollege argwöhnt, dass man den Bonus nicht versteuert hätte und den anderen anschwärzt, kann schon tags darauf der Finanzprüfer klingeln, wobei sich die Finanz meist sieben bis zehn Tage vor der Prüfung anmeldet. Um in einer solchen Notsituation dennoch das beste Ergebnis herauszuholen, ist es ratsam sich gleich mit einem Spezialisten für Finanzstrafrecht in Verbindung zu setzen. Aber das ist ein anderes Kapitel und hat nichts mit legaler Einkommenssteuergestaltung durch zulässige Absetzposten zu tun, sondern gilt als Abgabenverkürzung und wäre vorsätzlicher Betrug.

Falsche Einträge in der Steuererklärung
Die Finanz wird auch hellhörig, wenn einem bei der Einkommenssteuererklärung mal ein unabsichtlicher Fehler unterläuft. Beispielsweise wenn fälschlicherweise die Bruttoeinnahmen inklusive Umsatzsteuer, statt nur der Bemessungsgrundlage angibt und bei der Umsatzsteuer die Nettowerte, und somit das Zahlenwerk plötzlich nicht mehr schlüssig ist.

Nicht vorsätzliche Irrtümer in der Steuererklärung: Gnade vor Recht
Tatsächlich steckt hinter falschen Angaben in der Steuererklärung oft reine Unwissenheit oder Fahrlässigkeit. Wer sich bei Absetzposten irrt – unter Umständen sogar zu den eigenen Ungunsten - muss nicht automatisch hohe Nachzahlungen fürchten, selbst wenn die Finanz die eine oder andere Rechnung oder das abgesetzte Arbeitszimmer mit einer anderen, vertretbaren Rechtsmeinung nicht akzeptiert. Da zeigen sich Prüfer mitunter kulant und versuchen mitzuhelfen, die Schnitzer so auszumerzen, dass der Steuerakt nicht noch einmal komplett neu aufgerollt werden muss (sogenannte Wiederaufnahme)- sofern sich die Abweichungen im engen Rahmen halten.


„Geben Sie Kontoauszüge über Einnahmen freiwillig heraus, sonst könnten Bankkonten auch zwangsgeöffnet werden“

Feuer am Dach ist, wenn sich herausstellt, dass man absichtlich oder fahrlässig Einnahmen am Fiskus vorbei zu schummeln versucht hätte. Zu Nachzahlungen von Einkommen- oder Umsatzsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen kann dann noch eine Strafe kommen. Vor allem wenn die Spürnase des Prüfers einmal angeschlagen hat und dieser nicht mehr nur die Ausdrucke der Honorarnoten und sonstige Einnahmen-Belege verlangt, sondern die entsprechenden Ausdrucke der Buchungen, etwa vom Onlinebanking, über die zu prüfenden Jahre verlangt, wird es ernst. Sich zu weigern oder Ausreden zu suchen, hat keinen Sinn. Am besten Sie rücken die Ausdrucke freiwillig heraus. Sonst kann der Prüfer sich innerhalb von Wochen auch Genehmigungen zur direkten Einsicht in die Bankkonten besorgen", so Taglieber, der 2018 in der Kategorie KMU zum besten Steuerberater 2018 gekürt wurde. Dafür muss er gegenüber dem Staatsanwalt einen konkreten Verdacht begründen.

Zeit die Angelegenheit Profis zu überlassen
Spätestens dann schlägt die Stunde des Steuerberaters. Sofern man als Prüflinge bis dahin noch keinen hat, sollte man unverzüglich einen beauftragen, den Fall zu übernehmen. Zu glauben, die Sache selbst regeln zu können, kann teuer werden. „Ein erfahrener Steuerberater kennt zahlreiche steuerrechtliche Möglichkeiten, die noch ausgeschöpft werden können, hat alltägliche Routine im Umgang mit Prüfern und weiß deshalb worauf es ankommt“, erklärt Taglieber.

„Möchten Sie eine Selbstanzeige machen?“
Aber nicht jeder Steuerberater ist, so wie Taglieber bereit, praktisch in letzter Minute zu versuchen noch zu retten, was noch zu retten ist. Drei Jahre sind nicht so auf die Schnelle neu aufzurollen. Aber es ist möglich und kann dem Betroffenen viel Geld sparen. Selbst wer bereits mit seinen Unterlagen vor dem Steuerberater sitzt, und bei der Standard-Frage „Möchten Sie eine Selbstanzeige machen“ feuchte Hände bekommt, und vielleicht „Nein“ sagt, obwohl „Ja“ die richtige Antwort wäre, ist es für professionelle Hilfe durch den Steuerberater noch nicht unbedingt zu spät, wenn es dann auch gilt rasch zu handeln und Lösungswege zu finden.

Mit allen Belegen über Einnahmen und Ausgaben zum Prüfer
Wer nichts fürchtet und nichts zu verbergen hat, kann natürlich auch selbst dem Prüfer gegenübertreten. Viel Zeit lässt einem der Beauftragte des Finanzamts für die Vorbereitung der Unterlagen aber nicht. Innerhalb von im Schnitt zwei, drei Wochen sollte man alle Unterlagen beisammen haben. So müssen alle Honorarnoten und Rechnungen für steuerlich absetzbare Betriebsausgaben, die Einnahmen abseits von Lohnzetteln betreffen, auch Werbungskosten und Sonderausgaben sowie alle andere Posten, die in den betreffenden Jahren geltend gemacht wurden, herausgesucht werden und dem zuständigen Prüfer Einsicht gewährt werden.

Zwischenbesprechung und weitere Unterlagen können nötig werden
Vor allem bei kleineren Honorarnotenempfängern reicht es oft, wenn die Unterlagen übergeben werden. Der Prüfer meldet sich, wenn nötig, zu einer Zwischenbesprechung wieder, falls noch Unterlagen nachgefordert werden oder Fragen des Prüfers auftauchen. Sobald der Fall jedoch einem Steuerberater übergeben wird, meldet sich der Prüfer nicht mehr beim Betreffenden, sondern kommuniziert mit dem steuerlichen Vertreter. Womit einem zumindest die Last genommen wird, zu fürchten etwas Falsches zu sagen und sich so die Steuerlast am Ende sogar noch selbstverschuldet erhöht.

Prüfer darf nicht Zugang zum Computer verlangen
Wo man den Prüfer trifft, ist jedoch nicht gesetzlich geregelt. Das kann bei ihm im Büro sein, im Cafe oder er kommt nach Hause. Prüfer machen auch Hausbesuche. Einsicht in den Computer des Steuerzahlers zu verlangen und beispielsweise dessen Online-Konto checken, darf dieser allerdings nicht. Wo man den Finanzprüfer auch trifft, am besten man hat alle Unterlagen und Rechnungen ausgedruckt zur Hand. In den Fällen, in denen es keine Rechnungen gibt, wie für Handy- und Fernseh-Gebühren, sollte man die Zahlungsbelege, etwa in Form von Ausdrucken der Online-Buchungen vorlegen. Sind alle Angaben schlüssig und richtig, sollte das reichen.

So endet eine Betriebsprüfung
Wenn die Abgabenverkürzung geringer als 100.000 Euro ausmacht, endet die Prüfung zumindest nicht im Knast. „Das schlimmste war die Zeit bis zum Prüfergebnis“, erzählt ein Betroffener. Nicht zu wissen, wie hoch die Nachzahlung ausfällt, hätte ihm so manche unruhige Nacht beschert. Binnen drei, vier Wochen nach Abgabe alle Unterlagen, können vor allem kleinere Betriebe und Honorarnoten-Schreiber bereits mit dem Abschluss der Prüfung rechnen. Formaler Abschluss ist die Schlussbesprechung. Dabei werden die sogenannten Prüfungsfeststellungen erörtert und man hat die Möglichkeit, Einwände vorzubringen. Über die Inhalte der Schlussbesprechung verfasst die Finanz ein Protokoll (außer es handelt sich um ein sogenanntes Nullergebnis), das von allen Besprechungsteilnehmern unterzeichnet wird, falls man sich steuerlich vertreten lässt, auch nur von diesem.

Das steht auf Abgabenhinterziehung
Für all jene, die weniger Einnahmen in der Steuererklärung angegeben haben als tatsächlich erzielt wurden und der Betriebsprüfer ist dahinter gekommen, ist die Zitterpartie damit aber noch nicht vorbei. „Es kann acht bis zwölf Monate dauern, bis dann noch der zusätzliche Bescheid kommt, wie hoch eine allfällige Finanzstrafe ausfällt“, weiß Taglieber. Die Finanzstrafe legt jedoch nicht der Betriebsprüfer fest, sondern jemand von einer ganz anderen Abteilung im Finanzamt. Mit dem Prüfer darüber vorher schon zu verhandeln, hat also keinen Sinn. Aber die Hoffnung, für eine unabsichtliche Fahrlässigkeit glimpflich davon zu kommen, lebt bis zum Schluss.

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