So gelingt die interne Kontrolle im Unternehmen

So gelingt die interne Kontrolle im Unternehmen

TPA Steuerberater Sebastion Haupt kennt die typischen Fehler bei der internen Kontrolle und gibt Tipps wie man internen Betrügerein einen Riegel vorschiebt.

Um in Firmen Fehler in der täglichen Arbeit zu vermeiden und Betrug zu verhindern, ist eine gut funktionierende interne Kontrolle unumgänglich. Damit sie auch wirklich greift, gilt es einiges zu beachten. TPA Steuerberater Sebastian Haupt erklärt, welche Bereiche das interne Kontrollsystem erfassen sollte, welche typischen Fehler gemacht werden und was die wichtigsten Schritte zur optimalen Kontrolle sind.

Wichtigste Voraussetzung: Das Vier-Augen-Prinzip
Viele Prozesse in Unternehmen funktionieren nach dem Vier-Augen-Prinzip: Die Arbeitsschritte werden durch Abteilungsleiter, Vorgesetzte und Führungskräfte freigegeben und sorgen für die nötige Kontrolle. Das sollte nicht nur in Großkonzernen der Fall sein, sondern auch in kleinen und mittelständischen Familienunternehmen.

Zahlungen an Lieferanten, Lohnverrechnung, Warenlieferungen, Spesenabrechnung prüfen
Ein derartiges internes Kontrollsystem umfasst viele Bereiche im Unternehmen. Etwa, wenn es darum geht, Zahlungen an Lieferanten frei zu geben, neue Mitarbeiter in der Lohnverrechnung und im Personalakt zu erfassen, Lohn- und Gehaltszahlungen oder Warenlieferungen frei zu geben oder Spesenabrechnungen wie Essens- und Hotelrechnungen zu überprüfen. So können unangenehme Fehler verhindert werden, wie dass Zahlungen vergessen oder falsche Anschriften von Kunden und Lieferanten erfasst werden.

Wie sich Betrug im Keim ersticken lässt
Mindestens ebenso wichtig ist aber, durch ein funktionierendes internes Kontrollsystem Betrug im Unternehmen von vornherein zu vermeiden. Es sind Einzelfälle, aber sie kommen vor. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter überweist mutwillig Geldbeträge auf falsche Konten und bereichert sich. Oder ein Mitarbeiter zweigt regelmäßig bei Warenlieferungen Geld für den eigenen Bedarf ab. Das lässt sich vermeiden – und damit auch gravierende strafrechtliche Konsequenzen für das Unternehmen beziehungsweise die Geschäftsführung und die Mitarbeiter.

Typische Fehlerquellen
Eine Fehlerquelle im Unternehmen kann etwa sein, dass ein und dieselbe Person sowohl für das Anlegen und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten zuständig ist, als auch für die Überweisung von Löhnen und Gehältern. Oder aber es schleicht sich im Laufe der Jahre eine gefährliche Routine in den Abläufen ein. Blindes gegenseitiges Vertrauen setzt notwendige Vorsichtsmaßnahmen außer Kraft und führt dazu, dass die erforderlichen Kontrollschritte nicht mehr mit der nötigen Ernsthaftigkeit und Genauigkeit durchgeführt werden.

Die wichtigsten Bausteine für ein gutes Kontrollsystem
Umso wichtiger ist ein funktionierendes und qualitativ gutes Kontrollsystem. Wesentliche Säulen neben dem Vier-Augen-Prinzip sind unter anderem verbindliche Leitfäden oder Arbeits- und Handlungsanweisungen. Entscheidend ist es auch, die Kontrollprozesse regelmäßig zu hinterfragen. Dafür kann etwa ein eine neue Prüfreihenfolge ein Ansatz sein: für die Kontrollposition – also für das „dritte und vierte Auge“ – werden in vorgegebenen Abständen wechselnde Mitarbeiter definiert.
Schriftliche Arbeitsanweisungen und Prüfschritte regelmäßig zu überdenken und bei Bedarf neu aufzusetzen ist ebenfalls wichtig für ein funktionierendes internes Kontrollsystem. Und nicht zuletzt sollten regelmäßig Trainings für die Umsetzung der Kontrollschritte durchgeführt werden.


Werden diese wichtigen Grundregeln der internen Kontrolle beachtet, dann ist dies ein wichtiger Schritt, um das Unternehmen und das gesamte Team wirtschaftlich und strafrechtlich abzusichern.

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