Sachbezug: Die Regeln für privat genutzte Dienstautos

Welche Regelungen Dienstgeber beim Sachbezug für Dienstautos ihrer Mitarbeiter beachten müssen. Dietlinde Brunner, Expertin für Personalverrechnung bei der TPA Steuerberatung, erklärt, in welchen Fällen ein voller, ein verminderter Sachbezug, ein halber oder Mini-Sachbezug angesetzt werden kann und was zu tun ist, damit diese Abgabe vermieden werden kann.

Thema: Steuertipps
Sachbezug: Die Regeln für privat genutzte Dienstautos

Bei der Höhe des Sachbezugs für Dienstautos kommt es auf den CO2-Ausstoß und den Anteil der privat gefahrenen Kilometer an.

Unternehmen, die Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung stellen, der auch für private Fahrten genutzt wird, müssen dafür in der Gehalts- beziehungsweise Lohnabrechnung einen Sachbezug berücksichtigten. Dieser ist sowohl steuer- als auch und sozialversicherungspflichtig. Dieser beträgt zwei Prozent der Anschaffungskosten, höchstens 960 Euro im Monat.

In welchen Fällen ein verminderter Sachbezug gilt
Wenn der CO2-Emissionswert des firmeneigenen Autos bestimmte Grenzwerte nicht überschreitet, beträgt der Sachbezug 1,5 Prozent der tatsächlichen Anschaffungskosten des Pkws, maximal jedoch 720 Euro im Monat. Liegt der CO2-Emissionswert des Fahrzeuges bei höchstens 141 g/km (nach WLTP), wenn die Zulassung nach dem 31. März 2020 erfolgt ist, beträgt der Sachbezug weiterhin 1,5 Prozent der tatsächlichen Anschaffungskosten des KFZ – höchstens aber 720 Euro pro Monat.

Durch das 2020 eingeführte neue, strengere WLTP-Abgas-Messverfahrens wurden 2021 die CO2-Emissionswerte erhöht (siehe Tabelle). „Es empfiehlt sich am Jahresende zu überprüfen, ob der volle Sachbezugswert angesetzt werden kann oder nur der halbe“, so Dietlinde Brunner, Expertin für Personalverrechnung und Sozialversicherung bei der TPA Steuerberatung.

Diese CO2-Grenzwerte gelten für den verminderten Sachbezug

Für Dienstwagen, die 2021 nicht mehr als 38 Gramm CO2 pro Kilometer ausstoßen, wird nur ein Sachbezug von 1,5 Prozent der Anschaffungskosten fällig.

Wann der halber Sachbezug angesetzt werden kann
Für Dienstnehmer, die ihr Firmenauto nachweislich pro Jahr nicht mehr als 500 Kilometer pro Monat privat nutzen, kann der halbe Sachbezugswert in Höhe von einem bzw. 0,75 Prozent der tatsächlichen Anschaffungskosten werden, maximal 480 Euro bzw. 360 Euro im Monat.

Was ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch ausmacht

So können privat gefahrene Kilometer belegt werden
Als Nachweis der privat gefahrenen Kilometer kommen entweder ein Fahrtenbuch oder andere geeignete Beweismittel in Betracht. Dazu zählen Belege, Reisekostenabrechnungen für den Dienstgeber, aber auch Kursprogramme mit Kursbesuchsbestätigung von Aus- und Fortbildungsveranstaltungen.
Als ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch gilt ein solches, in dem Reisetag (Datum), Reisedauer (Uhrzeit), Ausgangs- und Zielpunkt der Reise, Reisezweck, Anfangs- und Endkilometerstände und Anzahl der gefahrenen Kilometer zur jeweiligen Reise enthalten sind. TPA Steuerberaterin Brunner: „Es ist zudem zeitnah und in geschlossener und daher händischer Form zu führen. “

Anforderungen steigen mit der Zahl den gefahrenen Kilometer
Das Fahrtenbuch muss mit vertretbarem Aufwand auf seine Richtigkeit hin überprüfbar sein. „Mit der Zahl der dienstlich zurückgelegten Kilometer steigt auch die Anforderungen an die Qualität der Aufzeichnungen. Bloße mittels Excel erzeugte Dateien, die nachträgliche Veränderungen ermöglichen, genügen diesen strengen Vorschriften nicht“, warnt Personalverrechnungsexpertin Brunner.

Was bei untergeordneter privater Nutzung gilt

Wann ein Mini-Sachbezug geltend gemacht werden kann
Wenn Privatfahrten im untergeordneten Ausmaß stattfinden, kann gegebenenfalls der Mini-Sachbezug angesetzt werden. Dieser basiert auf den nachweislich zurückgelegten privat gefahrenen Kilometern. Hierzu ist eine Vergleichsrechnung anzustellen:

Wer seinen Dienstwagen beispielsweise nur zehn Prozent der Fahrten privat nutzt, sollte über die privat gefahrenen Kilometer genau Buch führen und dafür pro gefahrenen Kilometer einen Sachbezug in Höhe von beispielsweise 0,50 Cent dafür ansetzen, wenn der C02-Grenzwert des Fahrzeugs unterschritten wird (vgl. Tabelle) und dann vergleichen, ob ein halber Sachbezug oder ein Mini-Sachbezug mit genauer Kilometer-Abrechnung die bessere Wahl ist.

Ergibt die Multiplikation der Anzahl der privat gefahrenen Kilometer mit den zutreffenden Cent-Beträgen (EUR 0,50 bzw. 067 je Privatkilometer) einen geringeren Wert als den halben Sachbezugswert, so kann dieser geringere Wert angesetzt werden.

Voraussetzung um diese ganz geringe private Nutzung nachzuweisen, ist ein ordnungsgemäßes und lückenloses Fahrtenbuch. „Gelingt dieser Nachweis nicht, so kommt es im Zuge der Gemeinsamen Prüfung Lohnabgaben und Beiträge – GPLB zur Nachverrechnung der Lohnabgaben“, erläutert Brunner.

Wann gar kein Sachbezug anfällt
Kein Sachbezugswert ist anzusetzen, wenn der Dienstgeber ein Privatnutzungsverbot für den Dienstwagen ausgesprochen hat. Brunner: „Um einen Sachbezug zu vermeiden, ist der Dienstgeber verpflichtet, mit geeigneten Mitteln für die Wirksamkeit des Privatnutzungsverbotes zu sorgen und dies auch nachweislich ausreichend und genau zu kontrollieren.

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